AI-kalender. Hoe optimaliseer je je tijd in een bedrijf? | AI in business #107

Hoe kan een AI-kalender helpen bij tijdbeheer?

Een AI-kalender kan het tijdbeheer van uw bedrijf aanzienlijk verbeteren. Hoe? Ten eerste door de roosters van werknemers te personaliseren. Door historische gegevens over de gewoonten en productiviteit van mensen te analyseren, kan een AI-kalender hun roosters aanpassen om de productiviteit te maximaliseren. Het kan ook het plannen van taken automatiseren, rekening houdend met verschillende belangrijke factoren zoals deadlines, prioriteiten en taakafhankelijkheden.

Bovendien blijkt uit de studie dat maar liefst 60% van de werktijd wordt besteed aan zaken zoals het beantwoorden van e-mails, deelnemen aan onnodige vergaderingen en het zoeken naar informatie in een chaotische verzameling bestanden. Deze routinetaken kunnen met een AI-kalender succesvol worden geautomatiseerd.

Wat zijn de grootste uitdagingen bij het implementeren van een dergelijke oplossing? Ten eerste, huidige gewoonten – u moet uw routine reorganiseren en de manier waarop u uw dagelijkse taken uitvoert veranderen. Kosten kunnen ook een uitdaging zijn. AI-gebaseerde tools zijn niet goedkoop. Ook kan de privacy van de gegevens die met een dergelijke kalender moeten worden gedeeld, een zorg zijn.

De meeste fabrikanten verzekeren echter dat ze strikte beveiligingsnormen volgen en dat de informatie alleen wordt gebruikt om de roosters van gebruikers te optimaliseren.

Synchronisatie van teamkalenders. Clockwise

Een van de grootste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is niet zozeer tijdbeheer, maar de moeilijkheid om een gemeenschappelijke datum te vinden voor de vergadering waaraan een grotere groep mensen moet deelnemen. Dit is waar Clockwise (https://www.getclockwise.com/) in beeld komt, een app die automatisch de kalenders van teamleden analyseert en een geschikt tijdstip voor iedereen voorstelt om elkaar te ontmoeten. Bovendien houdt het voortdurend de roosters van werknemers in de gaten en, indien nodig, plant het flexibele evenementen opnieuw om ruimte te maken voor prioriteitsvergaderingen.

Clockwise is een productiviteitsinstrument dat individuele en teamroosters optimaliseert om tijd vrij te maken voor diep werk zonder verstorende taken die de dag in korte momenten opsplitsen. Het werkt als een planningsassistent die de voorkeuren van de gebruiker begrijpt en probeert evenementen te consolideren die niet op een specifiek tijdstip hoeven te worden uitgevoerd. Clockwise berekent snel de beste tijd voor vergaderingen, taken en diep werk. Dit doet het voor hele teams en organisaties, waardoor het slimmer wordt naarmate meer mensen het gebruiken.

Dit geeft elk teamlid een duidelijke kalender en maakt het veel gemakkelijker om samen vergaderingen te plannen. Volgens gegevens verzameld door Clockwise bespaart de mogelijkheid om automatisch afspraken voor te stellen alleen al tot 19 werkdagen per jaar! Dit toont het potentieel aan van het gebruik van AI om teamkalenders te synchroniseren.

Bron: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Vergaderingen plannen met klanten. Kronologic

Het plannen van afspraken met klanten kan een ontmoedigende taak zijn. Soms zijn de drukste klanten de meest waardevolle voor het bedrijf, maar het is erg moeilijk om een datum te vinden die hen past om met onze verkopers te ontmoeten.

In dergelijke situaties komt een applicatie genaamd Kronologic (https://www.kronologic.com/) te hulp, die het proces van het regelen van vergaderingen met leads volledig kan automatiseren. Ten eerste stelt het het meest geschikte tijdslot voor op basis van een analyse van de kalenders van beide partijen. Ten tweede, als de vergadering opnieuw moet worden gepland, voert Kronologic zelfstandig e-mailcorrespondentie over de kwestie totdat een wederzijds bevredigende datum is vastgesteld.

Kronologic is een platform dat de verkoop versnelt door automatisch uitnodigings-e-mails te verzenden, AI te gebruiken om wijzigingen in vergadertijden te onderhandelen en dit alles te coördineren tussen teams. Met Kronologic kunnen bedrijven teams op meerdere locaties bekijken en beheren, leads identificeren en geautomatiseerde meldingen naar verkoopvertegenwoordigers sturen via een gecentraliseerd portaal.

Op deze manier kunnen verkopers zich concentreren op de voorbereiding van de vergadering, in plaats van tijd te verspillen aan het proberen een afspraak te plannen. Vooral omdat het aantal te verwerken leads vaak enkele honderden per maand bereikt!

Volgens statistieken kan het gebruik van Kronologic de conversie van afspraken met tot 17% verhogen. Zoals u kunt zien, is het plannen van afspraken met consequent drukke klanten een ander gebied waar AI wonderen kan verrichten.

Bron: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Hoe kan een AI-kalender de manier veranderen waarop uw bedrijf tijd beheert?

Een ander pijnpunt van grote, gedistribueerde teams is soms de moeilijkheid om taken efficiënt te beheren. In zo’n situatie kan Trevor (https://www.trevorai.com/) van pas komen om het gebruik van werktijd te optimaliseren. Het maakt het gemakkelijk en intuïtief om alle taken die momenteel om onze aandacht strijden te visualiseren en prioriteren. Wat meer is, deze AI-kalender schat automatisch de tijd die nodig is om elke taak te voltooien. Het herinnert ons ook aan aankomende deadlines.

Trevor AI is een intuïtieve dagelijkse planner die gebruikmaakt van AI-gebaseerde tijdsblokkerings-technologie om u te helpen taken in te plannen tussen uw takenlijst en realtime kalender. Trevor AI balanceert de precisie van handmatig slepen en neerzetten met het gemak van automatische planning. De intelligente suggesties houden uw workflow in balans en maken het gemakkelijker om te beslissen wanneer welke taken moeten worden ingepland.

Trevor AI is bijzonder goed in tijdsblokkering, waardoor gebruikers zich op één taak tegelijk kunnen concentreren zonder afleidingen. Dit is geweldig voor de productiviteit en elimineert de noodzaak voor multitasking, wat uit studies blijkt dat het de werk efficiëntie aanzienlijk vermindert.

Bron: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Samenvatting

Zoals u kunt zien, kan een AI-kalender het tijdbeheer aanzienlijk verbeteren en de productiviteit in grote, gedistribueerde teams verhogen. Het automatiseert veel routinetaken, waardoor werknemers zich kunnen concentreren op het laten groeien van hun bedrijf en het omgaan met klanten.

Daarom is het de moeite waard om de implementatie van een dergelijke oplossing te overwegen, die, ondanks de initiële kosten, op de lange termijn aanzienlijk zal terugbetalen in de vorm van een meetbare toename van de organisatorische efficiëntie. Kalendersynchronisatie, geautomatiseerde afspraakplanning of ondersteuning bij taakbeheer zijn slechts enkele van de toepassingen van een AI-kalender, die het potentieel heeft om de benadering van werk tijdplanning in moderne organisaties te revolutioneren.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.