Risicoanalyse in projecten en hulpmiddelen om dit te vergemakkelijken | #38 Aan de slag met projectmanagement

Risicoanalyse helpt de kans op een succesvolle voltooiing van een project te vergroten. Maar welke soorten risico’s kunnen een project bedreigen? Welke tools kunnen worden gebruikt om ze op tijd te identificeren?

Risicoanalyse – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Soorten risico’s in projecten
3. Technische risico’s
4. Hulpbronnenrisico
5. Risico’s in de zakelijke omgeving
6. Tools voor risicoanalyse
7. Ishikawa-diagram
8. Risicomatrix
9. Samenvatting

Inleiding

Risicoanalyse is een essentieel onderdeel van projectmanagement omdat het mogelijk maakt:

• identificatie,
• beoordeling en
• reageren op potentiële risico’s, waarvan het over het hoofd zien het hele project kan laten falen.

Volgens het rapport van het Project Management Institute (PMI) uit 2021, faalt bijna de helft van de projecten in het behalen van hun doelen, en meer dan de helft loopt achter op schema of is over budget.

Soorten risico’s in projecten

De drie meest voorkomende risico’s die de meeste bedrijfsprojecten beïnvloeden zijn:

• Technisch risico – verwijst naar problemen met software, hardware of processen die de uitvoering van het project kunnen verhinderen
• Hulpbronnenrisico – omvat problemen met de beschikbaarheid van middelen, zoals werknemers, budget of tijd
• Risico’s in de zakelijke omgeving – betreft problemen zoals veranderingen in regelgeving of concurrentie.

Laten we elk van deze risico’s nader bekijken om te zien hoe we ze kunnen identificeren, analyseren en erop kunnen reageren.

Technische risico’s

Om technische risico’s effectief te identificeren en te analyseren, moet je een gedetailleerde analyse van de technische specificaties van het project uitvoeren door deze vragen te beantwoorden:

• Welke taken vereisen het gebruik van innovatieve technologie?
• Heeft de organisatie een team om de technologische kant van het project te ontwikkelen, implementeren en beheren? Zo niet,
• Welke oplossing provider moet worden gekozen en hoe moet een contract met aannemers worden geformuleerd?

Je moet ook een scenario-gebaseerde risicoanalyse uitvoeren om potentiële problemen en hun gevolgen te spotten. Om technische risico’s te minimaliseren, moet je speciale aandacht besteden aan kwaliteitscontrole in het project en zorgen voor regelmatige tests en onderhoud. Een noodplan kan ook worden overwogen. De projectmanager moet ook op de hoogte blijven van technologische innovaties en overleggen met experts op het gebied waarin het project wordt uitgevoerd.

Hulpbronnenrisico’s

Het minimaliseren van hulpbronnenrisico’s vereist een analyse van de beschikbaarheid van specialisten en geschoolde arbeiders, de realistische beschikbaarheid van budget en de tijd voor de ononderbroken uitvoering van taken.

Bij het analyseren van dit type risico moet de projectmanager de volgende vragen stellen:

1. Heeft de organisatie voldoende specialisten in de sleutelgebieden van het project, zoals programmeren, ontwerp of financiering, bijvoorbeeld?
2. Zijn er adequate procedures en tools voor het beheer van hulpbronnen, zoals resourceplanning of rapportage?
3. Bevat het projectbudget voldoende middelen om indien nodig hulpbronnen te werven of uit te besteden?

Risico’s gerelateerd aan de zakelijke omgeving

Zakelijke risico’s zijn voornamelijk gerelateerd aan de opkomst van de dynamische ontwikkeling van concurrentie. Ze kunnen ook verwijzen naar nieuwe regelgeving die van invloed is op het budget of de timing van het project. Goede voorbeelden zijn de noodzaak voor certificering van oplossingen of officiële procedures die voorafgaan aan de introductie van het resultaat op de markt of de noodzaak voor de voortzetting van het project.

Voorbeeldvragen die de projectmanager kunnen helpen bij het analyseren van zakelijke risico’s zijn als volgt:

1. Zijn we ons bewust van potentiële wijzigingen in de regelgeving in de sector waarin ons project opereert?
2. Hebben we potentiële bedreigingen van concurrenten, zoals nieuwe producten of diensten, geanalyseerd?
3. Hebben we een noodplan in geval van ongunstige veranderingen in de zakelijke omgeving, zoals een daling van de vraag naar ons product of dienst?

Tools voor risicoanalyse

Voor een initiële risicoanalyse werkt een veelgebruikte SWOT goed. Echter, bij het uitvoeren van een grondige diagnose van technologische, hulpbronnen- en zakelijke risico’s, is het beter om te kiezen voor gespecialiseerde tools. De volgende zijn beroemd om hun effectiviteit:

• Ishikawa-diagram ook wel een visdiagram genoemd vanwege zijn kenmerkende vorm, en
• Risicomatrix.

Ishikawa-diagram

Het Ishikawa-diagram is een tool om de oorzaken van problemen en potentiële risico’s te identificeren en te analyseren. Het werd ontwikkeld door Dr. Kaoru Ishikawa, een Japanse ingenieur en kwaliteitsconsultant. Ishikawa was een bekende docent en expert in kwaliteitsmanagement en de maker van vele andere kwaliteitsgerelateerde tools en methoden, zoals het Pareto-diagram en het histogramdiagram. Ishikawa werkte voornamelijk in de industrie, maar zijn tools en methoden vonden ook toepassing in andere gebieden, waaronder projectmanagement.

Het Ishikawa-diagram presenteert een probleem in de vorm van een oorzaak-gevolgdiagram, waaruit je de belangrijkste oorzaken van het probleem kunt afleiden. Onder andere kan het een beoordeling bieden die gericht is op het ontdekken van technische risico’s. Dit komt omdat het potentiële tekortkomingen of problemen met betrekking tot technologie kan identificeren en hun oorzaken kan bepalen.

Risicomatrix

De risicomatrix verscheen voor het eerst in de jaren vijftig in de luchtvaartindustrie, waar deze werd toegepast om de risico’s van de vliegveiligheid te beoordelen. De tool is populair, niet alleen in projectmanagement, maar ook in het bedrijfsleven, de wetenschap of veiligheidsanalyse.

De risicomatrix stelt je in staat om het risiconiveau voor elk gevaar te bepalen door het een gewicht toe te kennen op basis van de waarschijnlijkheid van optreden en de effecten. Het is een eenvoudige tabel waarin de rijen de verschillende risico’s vertegenwoordigen en de kolommen de waarschijnlijkheid van optreden en impact.

Het diagram van de risicomatrix bestaat uit vierkanten die individuele risico’s vertegenwoordigen. Elk gevaar wordt toegewezen aan een van de vier vierkanten die overeenkomen met het risiconiveau:

• laag,
• gemiddeld,
• hoog of
• zeer hoog.

De vierkanten geven informatie over de waarschijnlijkheid van optreden en de gevolgen van het risico. Door gebruik te maken van de risicomatrix kan de projectmanager identificeren welke risico’s aan het project zijn verbonden en overwegen welke acties moeten worden ondernomen om deze te minimaliseren.

Samenvatting

Risicoanalyse identificeert, beoordeelt en reageert op potentiële risico’s die de succes van een project kunnen beïnvloeden. De volatiliteit van de huidige zakelijke omgeving maakt het echter steeds moeilijker om te analyseren en nauwkeurige conclusies te trekken. Nieuwe soorten risico’s ontstaan die verband houden met bijvoorbeeld cyberbeveiliging, inflatie of de beschikbaarheid van grondstoffen. Daarom is het de moeite waard om te onthouden dat risicoanalyse een doorlopend, herhaald en bijgewerkt proces is dat gedurende het hele project plaatsvindt.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.