Hoe maak je een projectcharter? | #39 Aan de slag met projectmanagement

Projectcharters zijn de basis van projectmanagement. Ze bieden een duidelijke en beknopte overzicht van de doelen en doelstellingen die bij het project horen. De charter is een cruciaal document voor alle belanghebbenden, inclusief de projectmanager, projectteamleden en het management van de organisatie. Het vormt de formele basis van het hele project, omdat het de projectmanager de autoriteit geeft om het project te starten en voort te zetten, en het definieert de doelen, reikwijdte en verwachte resultaten.

Projectcharter – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wat moet de projectmanager opnemen in de projectcharter
3. Rechtvaardiging voor het ondernemen van het project
4. Projectdoel
5. Reikwijdte van het project
6. Leveringen
7. Projecttijdlijn
8. Projectbudget en middelenallocatie
9. Projectrisico’s
10. Hoe verschilt de projectcharter van de businesscase?
11. Samenvatting

Inleiding

Volgens de PMBOK is de projectcharter een van de meest essentiële documenten die de projectstrategie beschrijven. Het wordt gedefinieerd als:

“Een document dat is uitgegeven door de projectinitiator of sponsor dat formeel de existentie van een project autoriseert en de projectmanager de autoriteit geeft om organisatorische middelen toe te passen op projectactiviteiten.”

De projectcharter wordt meestal aan het begin geformuleerd en blijft onveranderd. Hoewel tijdens de uitvoering van taken, kleine verfijningen zijn toegestaan. Wat moet echter de inhoud van het document zijn en hoe moet het worden voorbereid?

Wat moet een projectmanager opnemen in een projectcharter?

Het volume van de projectcharter hangt af van de grootte en het type project dat wordt uitgevoerd. Het moet echter de volgende elementen bevatten:

• de rechtvaardiging voor het ondernemen van het project,
• projectdoelen,
• projectreikwijdte,
• resultaten,
• projectplanning,
• projectbudget,
• ontwerprisico’s.

De projectcharter moet ook contactinformatie bevatten voor de projectmanager en belangrijke belanghebbenden.

Rechtvaardiging voor het ondernemen van het project

Bij het opstellen van een korte rechtvaardiging voor het starten van een project is het raadzaam om de vooraf opgestelde businesscase te gebruiken. Het moet in eenvoudige taal worden geschreven, zodat het kan worden begrepen door iemand die voor de eerste keer met het project te maken heeft. Meestal zijn één of twee verklarende paragrafen voldoende:

• Wat is de zakelijke achtergrond van het project?
• Welk probleem lost het project op of welke kans stelt het je in staat om te benutten? en
• Wat zijn de verwachte resultaten van het project?

Projectdoel

Het is niet de moeite waard om alle doelstellingen in de projectcharter op te nemen. Het is beter om je te concentreren op het hoofddoel en diegene die in de hiërarchie direct daaronder staan. De beschrijving van het projectdoel in de businesscase moet een antwoord geven op de vraag “Wat gaan we doen?” die gedurende het hele project geldig moet blijven. De belangrijkste doelen en doelstellingen geven de richting aan waarin de activiteiten die het project vormen zich bewegen. Ze moeten duidelijk en meetbaar zijn en in lijn met de algemene doelstellingen van de organisatie.

Reikwijdte van het project

De reikwijdte van het project die in de charter is opgenomen, definieert de grenzen van het project, inclusief wat wel en niet door het project wordt gedekt. Het moet een duidelijke beschrijving van de resultaten van het project bevatten en eventuele beperkingen of aannames die van invloed zullen zijn. Daarom is het de moeite waard om na te denken over het antwoord op de vraag “Welke taken zullen worden uitgevoerd?” en “Welke taken zullen niet worden uitgevoerd?”. Dit is vooral belangrijk in projecten die meerdere belanghebbenden omvatten, wiens onuitgesproken verwachtingen over de resultaten van het project op deze manier kunnen worden onthuld.

Leveringen

De projectcharter moet een lijst bevatten van alle projectleveringen, inclusief een korte beschrijving van elk en de specifieke doelen waar ze naartoe werken. Het moet ook een tijdlijn voor elk item bevatten, bij voorkeur met een verwijzing naar een mijlpaal, evenals de persoon of het team dat verantwoordelijk is voor de levering ervan.

Projecttijdlijn

De projectcharter moet ook een algemene projectplanning bevatten, die het waard is om te visualiseren met een tijdlijn. Hierop moet de projectmanager de start- en einddata van het project, mijlpalen of geplande data voor het leveren van resultaten markeren.

Projectbudget en middelenallocatie

De projectcharter moet ook het totale projectbudget bevatten, meestal gepresenteerd in de vorm van een tabel. Dit maakt het gemakkelijk om aan te geven:

• De belangrijkste kostenposten – een schatting van arbeid, materialen en apparatuur,
• Het verwachte bereik van wijzigingen – om rekening te houden met prijsfluctuaties of onvoorziene uitgaven,
• Reserves en budgetbeperkingen.

Dit gedeelte van het document moet ook de allocatie van middelen in detail beschrijven, inclusief personeel, apparatuur en faciliteiten.

Projectrisico’s

Het risicogedeelte van de projectcharter moet potentiële risico’s schetsen en hoe daarop te reageren. Dit omvat het identificeren van potentiële risico’s, zoals:

• vertragingen,
• kostenoverschrijdingen of
• wijzigingen in de reikwijdte.

Het opsommen ervan helpt belanghebbenden ervoor te zorgen dat de projectmanager, het projectteam en de organisatie voorbereid zijn op potentiële problemen en een plan hebben voor wat te doen om deze te mitigeren of te vermijden.

Businesscase vs projectcharter

Het verschil tussen een projectcharter en een businesscase ligt voornamelijk in het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Een projectcharter is een document dat een project initieert, terwijl een businesscase argumenteert waarom een project moet worden gestart. De charter definieert wat er in het project zal worden gedaan, terwijl de businesscase de vraag “Met welk doel?” beantwoordt. Beide documenten zijn zeer belangrijk voor het juiste beheer van een project en helpen om het succesvol te maken.

Samenvatting

De projectcharter is een essentieel document dat dient als de basis voor de uitvoering van het project en de initiatie ervan autoriseert. Het schetst projectdoelen, doelstellingen, reikwijdte, budget, middelenallocatie en planning. Het identificeert ook potentiële risico’s en aannames, waardoor de kans toeneemt dat het project volgens plan zal verlopen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.