Hoe de reikwijdte van een project te definiëren en scope creep te vermijden? | #36 Aan de slag met projectmanagement

Voordat de levenscyclus van het project zelfs maar begint, denkt de Projectmanager na over de reikwijdte van het project. Hij analyseert de vereisten en verwachtingen van de klant, plaatst deze naast de beschikbare middelen en confronteert ze met tijdsbeperkingen. Als resultaat kan hij de reikwijdte van het project goed definiëren. Echter, zelfs een voorbeeldige uitvoering van deze taak is geen garantie dat de reikwijdte van het project tijdens de uitvoering excessief zal groeien. Hoe definieer je de reikwijdte van het project goed en voorkom je reikwijdte-uitbreiding?

Hoe de reikwijdte van een project te definiëren en reikwijdte-uitbreiding te voorkomen? – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. De reikwijdte van het project definiëren
3. Vereisten begrijpen
4. Werkstructuur (WBS)
5. Prioriteiten voor risicovolle taken
6. Het Laatste Verantwoordelijke Moment (LRM)
7. Hoe reikwijdte-uitbreiding te voorkomen?
8. Samenvatting

Inleiding

Volgens de PMBOK is de reikwijdte van het project “het werk dat moet worden verricht om een product, dienst of resultaat met de gespecificeerde kenmerken en functies te leveren.” Om ervoor te zorgen dat de projectresultaten voldoen aan de verwachtingen van de belanghebbenden en het project zelf succesvol is, moet je de reikwijdte zo nauwkeurig mogelijk definiëren.

De reikwijdte van het project definiëren

De Projectmanager moet in het begin controleren of het geplande project de volgende gebieden duidelijk heeft gedefinieerd:

• zakelijke en technische vereisten van belanghebbenden,
• arbeidsverdeling structuur,
• prioriteiten voor de taken met het hoogste risico, dat wil zeggen, die het meest innovatief zijn of voor de eerste keer plaatsvinden,
• overeenstemming met belanghebbenden over een “laatste verantwoordelijke moment” (LRM, Last Responsible Moment) benadering.

Laten we eens kijken naar welke vragen een Projectmanager moet beantwoorden bij het definiëren van elk van deze gebieden.

Vereisten begrijpen

De Projectmanager moet de volgende vragen beantwoorden door even de rol van een belanghebbende te spelen:

1. Wat zijn de financiële en niet-financiële voordelen van dit project? – Financiële voordelen kunnen verwijzen naar de verkoop van het product of de dienst die in het project is gecreëerd. Echter, de voordelen kunnen ook de verbetering van het imago van het bedrijf zijn, de effectiviteit van onboarding, of de implementatie van nieuwe software om projectmanagement te vergemakkelijken, zoals Firmbee.
2. Wie zal worden beïnvloed door de uitvoering van het project? – De uitvoering van het project houdt veranderingen in zowel de organisatie als daarbuiten in. Daarom is het de moeite waard om meer specifieke vragen te stellen:

a. Zal de uitvoering van de projecttaken reorganisatie binnen het bedrijf vereisen, het veranderen van verantwoordelijkheden van werknemers, het aannemen van nieuwe mensen of samenwerken met freelancers?

b. Zullen de resultaten van het project zichtbaar zijn in de openbare ruimte en invloed hebben op de lokale gemeenschap?

c. Wie zal profiteren van de uitvoering ervan?

3. Welke behoeften moeten de projectresultaten vervullen?
4. Welke technische specificaties moeten de projectresultaten hebben?

Werkstructuur (WBS)

Het creëren van een structuur voor de arbeidsverdeling in een project houdt in dat er hiërarchisch gerangschikte vragen moeten worden beantwoord:

1. Wat is het belangrijkste doel van de uitvoering van het project?
2. Wat zijn de specifieke doelstellingen?
3. In welke taak zijn de specifieke doelstellingen verdeeld?
4. Wanneer moeten de doelen en doelstellingen worden bereikt?
5. Welke specialisten zullen met elk van hen worden belast?

Alleen het hoofddoel moet volledig onveranderd blijven. Aan de andere kant worden de antwoorden op vragen 2 tot en met 5 gedetailleerd en verduidelijkt in de loop van het project.

Prioriteiten voor risicovolle taken

De belangrijkste vragen over risicovolle taken zijn gerelateerd aan hun nauwkeurige identificatie en het bepalen hoe risicogebieden de reikwijdte van het project kunnen beïnvloeden.

1. Welke taken hebben het hoogste risico op falen?
2. Op welke factoren is het succes van elk van deze taken afhankelijk? Dit kan de beschikbaarheid van materialen, specialisten zijn, of, in het geval van R&D-projecten, de moeilijk te voorspellen resultaten van onderzoek en experimenten, zoals de curve van het verbeteren van de nauwkeurigheid van een kunstmatig intelligentiemodel tijdens machine learning.
3. Welke impact zal het falen van deze taak hebben op de rest van het project?
4. Hoe zal de verlengde uitvoering van deze taak de mogelijkheid om het projectdoel te bereiken beïnvloeden?
5. Met hoeveel kunnen we de reikwijdte van het project vergroten om deze taak te voltooien?

Het Laatste Verantwoordelijke Moment (LRM)

Het prioriteren van taken is nauw verbonden met het principe van het Laatste Verantwoordelijke Moment (LRM), ook wel het principe van het minst gunstige moment genoemd.

Het is een risicominimalisatiestrategie om taken uit te stellen totdat het riskanter is om ze uit te stellen dan om ze onmiddellijk te voltooien. Het voorkomt verspilling van inspanning wanneer een taak onnodig blijkt te zijn of wanneer er wijzigingen worden aangebracht in projectdoelen of vereisten.

Dit principe, afgeleid van de Lean-methodologie, wordt ook toegepast op beslissingen die doorslaggevend zijn voor het project en moeilijk te veranderen zijn, zoals:

• Aankoop van gespecialiseerde apparatuur die nodig zal zijn voor verdere fasen van de projectuitvoering,
• Ontwerpen van de structuur van de doelstellingen die door de uit te voeren taken moeten worden vervuld.

De vragen die een Manager die volgens het LRM-principe werkt, zichzelf zou moeten stellen, kunnen als volgt worden geformuleerd:

• Is het nodig om al aan de taak te beginnen?
• Wat gebeurt er als ik de taak uitstel?
• Wat zullen de gevolgen zijn van het te laat nemen van een beslissing?
• Wat zouden de gevolgen kunnen zijn van het te vroeg nemen van een beslissing? Bijvoorbeeld, later ontdekken dat het onnodig is of dat de vereisten zijn veranderd, de oplossing niet wordt gebruikt of de zakelijke waarde verouderd is.

Hoe reikwijdte-uitbreiding te voorkomen?

Zelfs de best geplande projecten hebben de neiging om te groeien (reikwijdte-uitbreiding) tijdens hun uitvoering, bijvoorbeeld een product dat oorspronkelijk twee functies zou hebben, heeft nu ineens zes. Om dit te voorkomen, moet de Projectmanager een veilige reikwijdte-uitbreiding met de belanghebbenden vaststellen. De basis voor het minimaliseren van reikwijdte-uitbreiding is – naast het definiëren van de reikwijdte van taken en zakelijke verwachtingen – voortdurende communicatie met het team en de belanghebbenden. Echter, de belangrijkste verdedigingen tegen reikwijdte-uitbreiding zijn:

• Een goed voorbereide planning,
• Efficiënt gebruik van taakplanningssoftware en communicatie met het team,
• Alle betrokken partijen informeren over belangrijke wijzigingen in het project.

Het is ook de moeite waard om te onthouden dat het vermijden van reikwijdte-uitbreiding een doorlopend proces is. Daarom vereist de reikwijdte van het project regelmatige monitoring en controle, en moet de Projectmanager paraat staan om snel te reageren en beslissingen te nemen wanneer zich situaties voordoen die kunnen leiden tot reikwijdte-uitbreiding.

Samenvatting

De reikwijdte van het project is een sleutelelement van een goed gepland project, omdat het duidelijk definieert wat moet worden geïmplementeerd en wat niet in het project is opgenomen.

De taak van de Projectmanager is daarom om de reikwijdte van het project te definiëren voordat het werk begint door:

• Analyse van klantvereisten en verwachtingen,
• Deze te vergelijken met beschikbare middelen, en
• Tijdsbeperkingen te confronteren.

Maar zelfs een goed gedefinieerde reikwijdte van het project kan veranderen tijdens de uitvoering. Om reikwijdte-uitbreiding, bekend als scope creep, te voorkomen, houd je je aan een werkstructuur, prioriteer risicovolle taken zorgvuldig en gebruik een “Laatste Verantwoordelijke Moment” benadering.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.