Hoe gebruik je mijlpalen correct in een project? | #19 Aan de slag met projectmanagement

De levenscyclus van een project bevat veel beslissende momenten. Het projectteam, samen met de projectmanager en belanghebbenden, beantwoordt de vraag of een bepaalde fase van het project is voltooid. Zijn alle acceptatiecriteria vervuld? Moet er nog iets verbeterd worden of is het mogelijk om verder te gaan? Deze momenten worden gemarkeerd door mijlpalen – begin- en eindpunten.

Mijlpalen in een project – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Geschiedenis van mijlpalen
3. Rol van mijlpalen
4. Mijlpalen stellen
5. Mijlpalen in een project – samenvatting

Inleiding

Elke mijlpaal tot nu toe markeert een belangrijk punt op de kaart van de projectimplementatie. Het omvat de start van een project, een teamvergadering, het ondertekenen van een contract of de voltooiing van een belangrijke testfase die de implementatie van een product of dienst begeleidt. Maar waarom is het belangrijk om ze al in de planningsfase van het project te definiëren?

Geschiedenis van mijlpalen

Het idee van een mijlpaal – de naam en het symbool van een sleutelmoment in een project – is ontleend aan de praktijk van de oude Romeinen. Zij markeerden de reikwijdte van hun beschaving met mijlpalen en kaartten tegelijkertijd het gebied in dat ze doorkruisten.

De Romeinen richtten stenen kolommen op langs wegen op regelmatige afstanden, gelijkmatig elke mijl. Ze dienden niet alleen om de route te markeren, maar ook om de afstand tot Rome of de hoofdstad van de provincie waarin ze zich bevonden aan te geven. Analoge mijlpalen in een project tonen aan hoeveel werk er al achter ons ligt en geven een beeld van de weg die naar de taak leidt.

De rol van mijlpalen

Een mijlpaal markeert een kritisch moment op de weg van initiatie naar het projectdoel. Daarom, net als Romeinse wegwijzers, kunnen mijlpalen in een project niet te vaak voorkomen. Dit komt omdat ze verschillende belangrijke functies in een project vervullen:

• bieden een kans voor een evaluatie – het bereiken van een controlepunt gaat vaak gepaard met een teamvergadering, waarin teamleden hun observaties over de voortgang van hun werk bespreken en nadenken over hoe de samenwerking in het team kan worden verbeterd,
• worden een krachtig motiverend hulpmiddel – omdat mijlpalen korte- en middellangetermijndoelen markeren, motiveren ze effectiever dan een verre doelstelling die de voltooiing van het hele project stuurt. Ze maken ook duidelijk hoeveel er al is bereikt,
• presenteren de voortgang van het project – heel vaak wordt de voltooiing van een mijlpaal vergezeld van het versturen van informatie of een rapport over de status van het project naar belanghebbenden.

Mijlpalen stellen

Hoe stel je dus mijlpalen met het juiste volume en de juiste frequentie? Er zijn hier geen universele regels, maar bij het bepalen ervan komt de software waarin we de projectplanning en -schema’s maken goed van pas.

1. Doelstellingen – Mijlpalen zijn het gemakkelijkst te extraheren als we beginnen met het maken van een lange lijst van de belangrijkste taken, en deze vervolgens groeperen in grotere geheelten die op een vergelijkbare tijd worden uitgevoerd. Op deze manier isoleren we doelstellingen en het moment van hun verwezenlijking stelt ons in staat om een mijlpaal vast te stellen.
2. Belangrijke taken – Let vooral op mijlpalen die kritieke taken aanduiden zonder welke het project niet kan doorgaan. Daarom is het cruciaal om niet alleen te definiëren wat er moet worden bereikt voor een mijlpaal, maar ook om een noodplan te definiëren dat een uitweg biedt in het geval dat een mijlpaal wordt gemist.
3. Teamverbintenis – Het kost meestal het hele team om een goed gedefinieerde mijlpaal te bereiken.
4. Tijdafstand – het bereiken van opeenvolgende mijlpalen moet redelijk gelijkmatig verlopen voor het project, zowel voor hun motiverende effect als voor het ritme van het team.

Samenvatting

De voltooiingsdatum voor elke mijlpaal is een belangrijk hulpmiddel voor het beheren van het project, het vergroten van de motivatie van het team en het monitoren van de voortgang van het werk. Kies ze zorgvuldig en definieer ze goed. Dit zal ervoor zorgen dat elke behaalde mijlpaal wordt gezien als een viering van het succes van het team, evenals de afsluiting van een belangrijke fase van het project die de volgende taakvervulling opent.

Ben je geïnteresseerd in projectmanagement? Volg onze serie zodat je geen artikel mist.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.