Soorten projecten | #5 Aan de slag met projectmanagement

Reikwijdte van het project

De reikwijdte van een project kan aanvankelijk radicaal anders lijken voor de persoon die het project in opdracht geeft en de projectontwikkelaar. Daarom is het zo essentieel om gedetailleerd te bepalen welke taken en budget in de lijst moeten worden opgenomen. Vooral in het geval dat een externe belanghebbende het project uitvoert, vooral een nieuwe klant, is de projectreikwijdte daarom een sleutelconcept dat vaak voorkomt in overeenkomsten en contracten. Het hangt voornamelijk af van het doel achter het project.

Het definiëren van de reikwijdte van een project is daarom cruciaal vanuit een zakelijk perspectief, voornamelijk omdat het controle over de taken in het project mogelijk maakt. De belangrijkste taak van de Projectmanager omvat het voorkomen van ongecontroleerde projectuitbreiding (scope creep) of het uit het oog verliezen van het doel achter de taken.

Projectduur

Op basis van de duur van het project kunnen ze worden onderverdeeld in:

• korte termijn
• middelange termijn
• lange termijn

Het definiëren van de duur van een project is vooral belangrijk wanneer contractueel een deadline voor de levering van een eindproduct aan een klant wordt vastgesteld, of wanneer een evenement op een goed van tevoren geplande datum wordt georganiseerd. Het van tevoren definiëren van welk tijdsbestek het project omvat, stelt je in staat om de tijd effectief te beheren, het budget te monitoren en risico’s in het project te beheren.

Hoewel het project op zich een unieke onderneming is, kunnen we ook spreken van eenmalige en cyclische projecten. Een voorbeeld van het eerste is de modernisering van een kantoor en het uitrusten met energiezuinige verlichting, terwijl het laatste de jaarlijkse boomplantcampagne op bedrijfseigen grond is. In het geval van cyclische projecten is het zeer belangrijk om gedetailleerde documentatie van het project te hebben, inclusief bijvoorbeeld contactgegevens van onderaannemers of een vergelijking van leveringskosten. Dit komt omdat ze zeer waarschijnlijk nuttig zullen zijn voor de volgende implementatiecyclus.

De complexiteit van het project

De complexiteit van een project is een van de belangrijkste factoren die de methode van uitvoering bepalen. Dit komt omdat eenvoudige projecten, waarvan de resultaten vergelijkbaar zijn met eerder uitgevoerde diensten of op de markt gebrachte producten, geen uitgebreide management vereisen. Als het team uit professionals bestaat, werken methoden zoals Kanban of Scrumban het beste voor hen.

Bron: kanban-bord van een gratis projectmanagementtool: www.firmbee.com

Projecten met een hoge mate van complexiteit vereisen daarentegen langer nadenken over de keuze van de managementmethode. De Projectmanager moet in de eerste plaats het antwoord op de vraag bepalen: zal het mogelijk zijn om voldoende te communiceren met de klant om het project in een agile methodologie uit te voeren? Zullen belanghebbenden bereid zijn om deel te nemen aan de opeenvolgende fasen van het project, of zouden ze liever vertrouwen op het klassieke cascade-model en een vooraf bepaald projectschema?

Bron van financiering

Het financieringscriterium is een andere manier om verschillende soorten projecten te onderscheiden. Er zullen dus projecten zijn die worden gefinancierd door middelen:

• intern
• extern (verkregen)
• gemengd

Onder externe middelen is het de moeite waard om publieke en private financieringsbronnen te vermelden. Over het algemeen vereisen intern gefinancierde projecten meestal veel minder documentatie, aangezien het projectbudget niet hoeft te worden voorbereid en verantwoord volgens de formele criteria van externe belanghebbenden.

Projectthema’s

Projectthema’s zijn een belangrijk type classificatie, vooral vanwege de professionele specialisatie van Projectmanagers. Om te illustreren hoe divers deze thema’s kunnen zijn, laten we een lijst van voorbeelden bekijken:

• administratief projectmanagement – de takenlijst van de Projectmanager omvat het creëren van de informatiearchitectuur in het kantoor en het creëren van een team van mensen die documenten in het archief classificeren
• onderzoeksproject – de Projectmanager is verantwoordelijk voor het definiëren van het doel van het onderzoek, het selecteren van de benodigde apparatuur en onderzoeksmethoden, evenals het dagelijks uitvoeren van onderzoek in het project
• IT-project – de projectmanager moet niet alleen diepgaande kennis hebben van de gebruikte technologie, maar ook in staat zijn om de status van het project overtuigend te communiceren aan belanghebbenden zonder dergelijke kennis

Samenvatting

Het classificeren van soorten projecten kan helpen bij het kiezen van de beste managementmethode, het schrijven van het beste contract en zelfs het beslissen hoe gedetailleerd de projectdocumentatie nodig zal zijn. Het duidelijk definiëren van de samenwerking met belanghebbenden, de projectreikwijdte en de financieringsbronnen vanaf het allereerste begin van de planning kan een significante impact hebben op het succes en de dagelijkse efficiëntie van de projectuitvoering.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Caroline Becker

Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en het vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.

View all posts →