Werkstructuur – hoe werk effectief te delegeren in een project? | #30 Aan de slag met projectmanagement

Tijdens de projectplanning beslist de Projectmanager hoe doelstellingen toe te wijzen, welke taken te voltooien en wanneer en welke specialisten te betrekken. Hiermee creëert hij of zij de Work Breakdown Structure (WBS).

Work breakdown structure – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Work Breakdown Structure
3. Verantwoordelijkheid in het team (Team/Collectieve Eigenaarschap)
4. Samenvatting

Inleiding

Een adequaat geconcipieerde work breakdown structure (WBS) vertaalt zich in een vloeiende teamworkflow. Elke betrokken persoon zal weten wat het doel is van bepaalde taken, van wie ze opdrachten ontvangen en aan wie ze deze moeten doorgeven. Het zal helpen om te zien wie te veel werk heeft, omdat bijvoorbeeld drie teamleden tegelijkertijd hulp van één persoon nodig hebben. Zo stelt WBS je in staat om het workflowproces al in de planningsfase te optimaliseren. Dit biedt een zeer belangrijk aspect van projectwerk: teamverantwoordelijkheid voor het voltooien van taken. Maar hoe plan je de beste werkstructuur voor het project?

Work Breakdown Structure

De structuur van de taakverdeling wordt meestal gevisualiseerd met behulp van een boom, waarop de fasen van de projectlevenscyclus zijn gemarkeerd, verdeeld in steeds gedetailleerdere doelstellingen. Dit maakt het gemakkelijker om de duur van taken en de kosten van het voltooien ervan te plannen, evenals om verantwoordelijkheden op de juiste manier te verdelen onder teamleden.

Vergeet niet dat de WBS specificeert wat te implementeren, maar niet de vraag “hoe” beantwoordt. Het is ook de moeite waard om het principe van het beperken van het detailniveau op te merken. Dit hangt af van het type en de formele vereisten van het project. Een ander niveau van planning is vereist voor de productie van medische apparatuur of chemische reagentia, en weer een ander voor de organisatie van evenementen of marketingcampagnes.

De work breakdown structure wordt in de PMBOK als volgt gedefinieerd:

“Een hiërarchische decompositie van de totale scope van het werk dat door het projectteam moet worden uitgevoerd om de projectdoelstellingen te bereiken en de vereiste opleveringen te creëren.”

Het woord “totaal” is hier zeer belangrijk, en de “100% regel” is daarmee verbonden. Dit komt omdat een goed uitgewerkte WBS rekening houdt met alle doelstellingen van het project: precies alles wat moet worden bereikt. Inclusief het projectmanagement zelf. Met andere woorden, door de taken van het laagste niveau van de boom te lezen, sommen we alle componenten van het hogere niveau op. Dit is een principe dat in de praktijk zeer moeilijk te volgen is. Het wordt echter vaak aangehaald als een effectief hulpmiddel om zogenaamde Scope creep te voorkomen. Alles wat moet worden bereikt specificeren sluit de toevoeging van nieuwe taken uit die niet passen in de vooraf gedefinieerde projectdoelen.

Verantwoordelijkheid in het team

De taken die door het team worden uitgevoerd, maken deel uit van een einddoel dat door gezamenlijke inspanning is gecreëerd. Echter, in veel bedrijven en projecten is de zichtbaarheid of zelfs het bestaan van dit doel niet vanzelfsprekend. Daarom is een goed geplande taakstructuur en workflow die duidelijk is voor het projectteam de basis voor het opbouwen van collectieve verantwoordelijkheid.

Het opbouwen van een gevoel van teameigenaarschap (Team/Collectieve Eigenaarschap) stelt teamleden in staat om de doelstellingen van het project beter te begrijpen en hoe het uitgevoerde werk bijdraagt aan het bereiken van die doelstellingen. Dit verhoogt de motivatie en betrokkenheid en verbetert de teamresultaten. Betrokkenheid bij het grotere project en de succesvolle afronding ervan vertaalt zich ook in loyaliteit van werknemers aan het bedrijf en een goede sfeer. Met andere woorden, een gevoel van verantwoordelijkheid binnen het team kan bijdragen aan betere bedrijfsresultaten voor het bedrijf als geheel.

Samenvatting

Het delegeren van taken in een project is een taak voor een Projectmanager bij het plannen om doelen effectief te bereiken. Ten eerste helpt WBS om de scope van het project te organiseren – om groepen van vergelijkbare taken te isoleren, om de afhankelijkheden tussen hen op te merken, die de volgorde zullen bepalen waarin ze zullen worden voltooid, en ook om de verantwoordelijkheid van het team voor de uitgevoerde taken op te bouwen door ze in de context van kleinere en grotere doelen die door het bedrijf worden nagestreefd te presenteren.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.