De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de projectmanager | #25 Aan de slag met projectmanagement

Projectmanagers (PM’s) zijn als CEO’s op kleinere schaal, strategisch nadenkend over het lopende project en het plaatsen in het perspectief van de activiteiten van de gehele organisatie. Hun taken zijn interdisciplinair. Hoewel ze geen expert hoeven te zijn in het runnen van het bedrijf of in het vakgebied waar het project betrekking op heeft, moeten ze wel een algemene kennis ervan hebben. Terwijl het de specialist betreft die lid is van het projectteam en de beste oplossing zal voorstellen, moet de Projectmanager begrijpen waarom die oplossing de beste is. Wat zijn dus de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de Projectmanager?

Taken en verantwoordelijkheden van de Projectmanager – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Planning en organisatie
3. Budgetvoorbereiding
4. Projectmonitoring
5. Het team ondersteunen
6. Communicatie met belanghebbenden
7. Samenvatting
8. Bekijk onze software voor projectmanagement

Inleiding

De Projectmanager beheert geen mensen, maar het project. Daarom moet hij of zij altijd in gedachten houden dat het team bestaat uit specialisten die hun werk zo goed mogelijk doen. De taak van de PM is om de uitvoering van deze activiteiten te faciliteren en ze richting te geven. De PM moet daarom:

• Micromanagement vermijden – teamleden instrueren over hoe ze hun taken moeten uitvoeren,
• Vrijheid laten om te kiezen hoe problemen op te lossen,
• Verantwoordelijkheid beheren – de reikwijdte van taken afstemmen op de capaciteiten van individuele teamleden.

Wat zijn echter de taken die deel uitmaken van de verantwoordelijkheden van de Projectmanager?

Planning en organisatie

Tijdmanagement in een project bestaat uit taken waaronder het plannen en organiseren van de uitvoering van taken. Planning is een onderdeel van de levenscyclus van het project, dat, hoewel in verschillende verhoudingen, een integraal onderdeel is van elke fase van het project. Maar hoe ziet planning eruit als een dagelijks onderdeel van de taken van de Projectmanager, dat wil zeggen, vanuit het praktische oogpunt?

Het cruciale aspect van planning is het efficiënte gebruik van projectmanagementsoftware. Dit omvat eerst het samenstellen van een lijst van uit te voeren taken en het prioriteren ervan. Gerelateerd aan de laatste taak is de tweede belangrijke plicht van de PM – het organiseren van werk.

Dit houdt niet alleen in dat de meest urgente taken worden geselecteerd, maar ook dat ervoor wordt gezorgd dat ze op tijd worden uitgevoerd en dat alle teamleden een zo gelijk mogelijke werklast hebben. Dit zal knelpunten voorkomen. Deze onjuiste organisatie van het werk van het team resulteert in één persoon die verantwoordelijk is voor een buitensporig aantal taken. Het opstapelen van verantwoordelijkheden zorgt ervoor dat het werk van andere teamleden stilvalt, en de voortgang van het project vertraagt of zelfs stopt.

Zorg ervoor dat je de complexiteit van het programma dat je gebruikt aanpast of de toepassingen van de functies varieert volgens de specificaties van het project. Tenslotte betekent het aantal mogelijkheden niet altijd beter management. We raden aan om je te houden aan de principes van Lean en alleen die functies te adopteren die de capaciteiten van het team verbeteren of de gegevens leveren die nodig zijn om de voortgang van het project te beoordelen. Terwijl prachtig gepresenteerde gegevens belanghebbenden kunnen verleiden, is het niet de moeite waard om te veel tijd te besteden aan het verzamelen ervan als het alleen maar dient om dat doel te bereiken.

Budgetvoorbereiding

De Projectmanager stelt het budget vast tijdens de planningsfase van het project. Het wordt in de PMBOK aangeduid als:

“De goedgekeurde schatting voor het project of een component van de werkstructuur of een geplande activiteit.” (De goedgekeurde schatting voor het project of een component van de werkstructuur (WBS) of een geplande activiteit.)

Een budget voorbereiden en de uitgaven in een project controleren is geen gemakkelijke taak. Ondanks zorgvuldig geplande uitgaven zullen wijzigingen noodzakelijk zijn voor bijna elk uitgevoerd project. Daarom gaat een goed gepland projectbudget uit van een minimum van 10-15% voor onvoorziene uitgaven. 20% van alle kosten wordt als een veilige drempel beschouwd, maar er zijn projecten waar budgetwijzigingen zelfs hoger zijn.

Om overmatige afwijkingen van de geplande uitgaven te voorkomen, is het daarom noodzakelijk om niet alleen vaardig te plannen rekening houdend met de meest waarschijnlijke uitgaven. De PM moet ook aanzienlijke aandacht besteden aan het monitoren van uitgaven in een lopend project om tijdig te kunnen reageren, bijvoorbeeld op veranderende prijzen.

Projectmonitoring

Een andere belangrijke set verantwoordelijkheden van de Projectmanager is projectmonitoring. Het stelt ons in staat om verstandig om te gaan met risico’s, veranderingen te anticiperen en proactief te reageren.

Echter, monitoring gaat niet alleen over het volgen van opkomende risico’s. De verantwoordelijkheden van de Projectmanager voor het monitoren van het project omvatten ook:

• Statistieken bijhouden over de voortgang van taken,
• De snelheid van budgetuitvoering,
• Workflowcontrole en optimalisatie.

Het doel van alle monitoringverantwoordelijkheden van de Projectmanager is om activiteiten te optimaliseren zodat het project wordt uitgevoerd zoals bedoeld, evenals om te leren hoe repetitieve processen in veel projecten verlopen en veranderen.

Het team ondersteunen

De verantwoordelijkheden van de Projectmanagers omvatten het vormen van een team, het organiseren en coördineren van hun werk, maar ook het beëindigen van de samenwerking met degenen die hun taken niet naar behoren uitvoeren.

Bij het vormen van een team moet de PM ervoor zorgen dat de leden samen alle vaardigheden hebben die nodig zijn om het projectdoel te bereiken. Maar ook, ervoor zorgen dat er een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en transparantie binnen het team is.

Vergeet niet dat Projectmanagers geen expert hoeven te zijn, en zelfs niet kunnen zijn, in het vakgebied dat door elke projectdeelnemer wordt vertegenwoordigd. Ze zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van de experts in hun werk en ervoor zorgen dat de methode van uitvoering van het project wordt begrepen en effectief is, en dat de workflow van het team is geoptimaliseerd.

Communicatie met belanghebbenden

Een ander gebied van taken die door de Projectmanager worden uitgevoerd is communicatie met belanghebbenden. Een belangrijke taak is om de informatie te selecteren die op het juiste moment aan de juiste mensen moet worden doorgegeven – dat wil zeggen, de communicatiekanalen te optimaliseren, evenals ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden de boodschappen begrijpen die aan hen worden overgebracht met betrekking tot het project. Dit kan bijzonder belangrijk blijken te zijn in het geval van technisch complexe of zeer gespecialiseerde taken die relevant zijn voor het algehele project.

Het is de PM die periodieke vergaderingen houdt met belanghebbenden en rapporten voorbereidt. Soms zijn dit korte e-mails, en soms zijn het meerpagina-documenten met gedetailleerde gegevens en analyses.

Houd er rekening mee dat de representatieve rol van de PM niet altijd aangenaam is. Vooral op het moment dat ze negatieve informatie over het project aan de belanghebbenden moeten communiceren. Dit is wanneer goed ontwikkelde sociale vaardigheden zeer van pas zullen komen.

Samenvatting

De Projectmanager is de persoon die verantwoordelijk is voor het plannen, coördineren en superviseren van de uitvoering van projecten. Zijn of haar belangrijkste taken omvatten:

• Het creëren van een projectimplementatieplan en het organiseren van de uitvoering van taken,
• Het bepalen van het projectbudget,
• Monitoring – van uitgaven, risico’s en potentiële problemen,
• Organisatie van het werk van het projectteam
• Communicatie met belanghebbenden en rapportage

De Projectmanager moet daarom over een breed scala aan competenties beschikken – zowel gespecialiseerd als interpersoonlijk. Hij of zij moet ook vertrouwd raken met projectmanagementmethodologieën zoals Waterval, Agile en Scrum.

Bekijk onze software voor projectmanagement:

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.