Wat is projectmanagement? | #2 Aan de slag met projectmanagement

Bijna iedereen heeft in zijn leven wel een soort project beheerd. Misschien was het het organiseren van een verjaardagsfeest, een schoolreis of misschien het aannemen van de rol van teamleider op het werk. Al deze activiteiten kunnen projectmanagement worden genoemd. Dit komt omdat het noodzakelijk is om verschillende taken op elkaar af te stemmen en de activiteiten van ten minste een paar samenwerkende mensen te synchroniseren om een bepaalde waarde te bereiken, bijvoorbeeld een goed verjaardagsfeest of een reis die met een glimlach wordt herinnerd. Wat is projectmanagement? Lees ons artikel en leer meer.

Projectmanagement – inhoudsopgave:

1. Wat is projectmanagement?
2. De standaard voor projectmanagement
3. De waarde van projectmanagement
4. Samenvatting

Wat is projectmanagement?

Professioneel projectmanagement is een integraal onderdeel van het bedrijfsleven. Het vereist de juiste kennis, tools en technieken. Maar bovenal vereist het de mogelijkheid om deze efficiënt te combineren. Projectmanagement zorgt ervoor dat het project op tijd en binnen budget kan worden afgerond. Dankzij projectmanagement communiceert het projectteam dat samenwerkt met de projectmanager effectief en bereikt het efficiënt de gestelde doelen.

Met projectmanagement eindigt een project met de levering van een bepaalde waarde die van groot belang is voor het bedrijf of de klant – iets meer dan alleen het doorlopen van alle fasen van het proces dat eindigt met het overhandigen van een eindproduct dat voldoet aan de oorspronkelijke overeenkomst. Hoewel de waarde die aan een project is verbonden een puur zakelijke aard kan hebben, heeft het doel vaak een sociale of milieudimensie.

Vandaag willen we niet alleen de vraag beantwoorden wat projectmanagement is. We zullen ook kijken naar hoe de nieuwe waarde-gebaseerde in plaats van proces-gebaseerde standaard voor projectmanagement eruitziet, en de vraag beantwoorden waarom projectmanagement belangrijk is.

De standaard voor projectmanagement

De projectmanagementstandaard van het Project Management Institute (PMI) is gecreëerd omdat, ondanks jaren van praktijk en betere tools, nog steeds:

• 48% van de projecten niet op tijd wordt afgerond
• 43% van de projecten over budget gaan
• 31% niet hun doel bereiken

Dit leidde projectmanagementonderzoekers en -praktijkmensen ertoe om beter te kijken naar wat er ontbreekt in de dagelijkse projectmanagementpraktijk. Rapporten geven aan dat omgaan met verandering bij het uitvoeren van complexe taken zoals projecten, portfolio’s en programma’s een probleem is. Dit komt omdat de realiteiten waarin projecten moeten worden beheerd zo snel veranderen dat bedrijven die volgens schematische processen werken vaak niet in staat zijn om de dynamiek bij te houden. Bijdragende factoren zijn:

• de digitalisering van het bedrijfsleven – dat wil zeggen, de noodzaak om de mogelijkheid te verbeteren om het werk van een hybride of remote team te organiseren, dat vaak asynchroon werkt en gebruikmaakt van cloudtools met verschillende toegangsniveaus,
• toenemende marktdynamiek – dat wil zeggen, de noodzaak om wijzigingen aan te brengen in lopende projecten zodat hun resultaten reageren op de huidige vraag.

De reactie van projectmanagementpraktijkmensen is om te benadrukken:

• flexibel projectmanagement – dat wil zeggen, een wereldwijde verschuiving weg van gedetailleerde taakplanning naar continue verbetering van manieren van samenwerken als team en dynamisch reageren op de behoeften van belanghebbenden,
• de cultuur van de organisatie in het behouden van talent, en, bovenal
• uitkomst, in plaats van het projectresultaat (levering) dat overeenkomt met het plan, en bijgevolg wordt er steeds meer belang gehecht aan waarde en het beantwoorden van de vraag “waarom?”

Het blijkt dat het belangrijkste doel van projectmanagement is om waarde te creëren. Het houdt in dat voortdurend het belang en de betekenis van het werk dat wordt gedaan en het product dat wordt gecreëerd wordt benadrukt, en het beantwoorden van de vragen “waarom” en “waarvoor?” met betrekking tot niet alleen de visie van het bedrijf, maar ook de dagelijkse activiteiten van degenen die bij het project betrokken zijn. Dit maakt niet alleen belanghebbenden, maar ook projectmanagers en teamleden diep betrokken bij het project.

De waarde van projectmanagement

Projectmanagement kan uitstekende resultaten opleveren, zelfs als het team vrij klein is. Het hoeft echter geen formeel management te zijn dat alle aspecten van het project dekt en rapporten genereert over elk detail van de prestaties van het team. Tenslotte is modern projectmanagement geen waarde op zich, zoals het vaak in de vorige eeuw was. Het is primair bedoeld om de uitvoering van projecten te helpen. Daarom gebruikt het alleen die tools die echte voordelen opleveren. En het definieert de projectmanager als een zorgzame beheerder, niet als een autoritaire manager of leider.

Met andere woorden, projectmanagement moet de ruggengraat creëren die nodig is om een project door nieuwe, moeilijkere of risicovolle momenten te leiden met betrekking tot:

• planning, organiseren en kennisgebaseerde beslissingen nemen – wat meestal wordt ondersteund door speciale software zoals Firmbee, Asana of Jira
• het creëren van optimale voorwaarden voor team samenwerking
• budgetvoorbereiding en controle
• lopende monitoring en analyse van de projectstatus
• reageren op veranderingen en risico’s beheren

Deze ruggengraat wordt gespecificeerd op basis van de behoeften van het team en het gegeven project met behulp van tools die op dat moment nuttig blijken te zijn. Projecten zijn om verschillende redenen het waard om te beheren. Ten eerste, omdat het de efficiëntie van het team verbetert. Ten tweede, omdat management een organisatorisch kader voor samenwerking creëert dat, als het goed wordt geïmplementeerd, handig en onzichtbaar wordt voor degenen die het gebruiken. Ten derde, omdat management orde creëert zodat het uitgevoerde plan duidelijk is voor alle betrokkenen. Dit maakt het gemakkelijk om ervoor te zorgen dat iedereen “op dezelfde pagina” zit.

Samenvatting

Traditioneel projectmanagement was gebaseerd op standaardisatie van processen. Dit betekende het creëren van een kader dat herhaaldelijk kon worden gebruikt, waardoor de efficiëntie van het bedrijf werd verbeterd. Deze aanpak werkt echter niet in de 21e eeuw. Daarom heeft het Project Management Institute een nieuwe managementstandaard geïntroduceerd – de waarde-gebaseerde standaard.

Het staat grotere flexibiliteit toe en legt de nadruk op de rol van het team dat aan het project werkt. Met andere woorden, het is aanzienlijk dichter bij de principes van agile management (Agile) gekomen, die zijn ontstaan uit softwareontwikkeling, en die door PMI tot nu toe als een curiositeit werd beschouwd.

We hebben zojuist de vraag beantwoord: Wat is projectmanagement? Bekijk ook onze andere series over Python en Javascript!

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.