De impact van de HR-afdeling en teamleiders op het behoud en de betrokkenheid van werknemers

Uitdagingen bij het behoud van werknemers

Werknemersverloop is het percentage werknemers dat de organisatie in een bepaalde periode heeft verlaten en is vervangen door nieuwe mensen. Het kan vrijwillig zijn (een werknemer kiest ervoor om het bedrijf te verlaten door ontslag te nemen of met pensioen te gaan), of onvrijwillig (een werknemer wordt ontslagen). In het tweede geval zijn dergelijke beslissingen meestal opzettelijk en gericht op het welzijn van de organisatie.

De beslissing van werknemers om vrijwillig hun baan te verlaten kan worden gemotiveerd door verschillende factoren, bijvoorbeeld een lage werktevredenheid, een gebrek aan carrièremogelijkheden of een onbalans tussen werk en privéleven. In een dergelijke situatie moet een bedrijf omgaan met de risico’s van werknemersverloop, zoals:

• verminderde productiviteit – totdat er een nieuwe persoon is aangenomen, nemen andere teamleden de eerdere taken van een werknemer over, of wordt het werk stilgelegd.
• lagere kwaliteit van producten/diensten – verminderde team efficiëntie en productiviteit, in combinatie met de onervarenheid van nieuwe werknemers, leiden direct tot een verslechtering van de productkwaliteit.
• slechte moraal – een hoog werknemersverloop heeft een nadelige invloed op de omgeving en sfeer binnen de organisatie – huidige werknemers worden geconfronteerd met een overweldigende werklast, terwijl nieuwe medewerkers vaak moeite hebben om hun taken en de bestaande procedures te begrijpen.
• zwakker merk – een hoog verlooppercentage ontmoedigt potentiële kandidaten om sollicitaties in te dienen voor een bepaalde vacature, waardoor HR-afdelingen moeite kunnen hebben om vacatures in te vullen.

Strategieën voor het behoud van werknemers

Gegeven de hierboven genoemde risico’s, is het behoud van werknemers cruciaal. Werknemersbehoud kan worden gedefinieerd als het vermogen van een bedrijf om werknemers in de organisatie te houden, waarover we in detail hebben geschreven in het artikel: “Factoren die het behoud van werknemers beïnvloeden.” Laten we nu de strategieën bespreken die je kunt gebruiken om werknemers in jouw bedrijf te behouden:

1. Verbeteren van het wervings- en selectieproces

Al in de wervingsfase is het de moeite waard om een baan aan te bieden aan kandidaten wiens behoud, vanuit het perspectief van het bedrijf, voordelig zal zijn. Werknemers die niet goed zijn afgestemd, kunnen mogelijk niet voldoen aan de verwachtingen van de werkgever. Als gevolg hiervan kunnen ze worden ontslagen of moeite hebben om zich aan te passen aan de werkomgeving, wat hen ertoe aanzet om te vertrekken.

Het is echter moeilijk om een kandidaat in één interview goed te leren kennen. Daarom is het de moeite waard om een meerfasen wervingsproces te organiseren, waarbij het mogelijk is om de vaardigheden van de sollicitant grondig te verifiëren, evenals hun afstemming op de organisatiecultuur en het team (bijvoorbeeld door middel van persoonlijkheidstests).

2. Groei mogelijkheden bieden

Wanneer een werknemer lange tijd voor hetzelfde bedrijf werkt, kan hij of zij op een punt komen waarop ze het gevoel hebben dat ze hun volledige potentieel hebben bereikt. En dit roept de vraag op: “Wat nu?” Op dit moment hebben ze twee opties, ofwel vasthouden aan een vertrouwde rol die hen geen vreugde en voldoening meer brengt, ofwel elders naar nieuwe uitdagingen zoeken.

Het is echter mogelijk om een dergelijke situatie te voorkomen. In reactie op de verwachtingen van werknemers kan een bedrijf voordelen bieden zoals workshops, trainingsprogramma’s of toegang tot cursussen die hen in staat stellen hun professionele vaardigheden te verbeteren. Het moet echter worden opgemerkt dat niet elke werknemer geïnteresseerd kan zijn in leren. Desondanks kan de behoefte aan groei worden vervuld, bijvoorbeeld door promoties of een verandering van functies aan te bieden.

3. Feedback en open communicatie aanmoedigen

Werknemers zelf zijn degenen die het beste begrijpen waarom ze hun baan verlaten. Daarom is het de moeite waard om hen tijdens het offboardingproces te vragen waarom ze hebben besloten te vertrekken en regelmatig met hen te praten over de problemen waarmee ze worden geconfronteerd en wat zij denken dat kan worden gedaan om de werkomgeving te verbeteren.

Om effectieve communicatie binnen teams te waarborgen, zijn regelmatige individuele vergaderingen essentieel. Ze bieden een kans om het werk en de betrokkenheid van een werknemer te evalueren, evenals om hun perspectieven op hun rol en verantwoordelijkheden te bespreken. Dit helpt om taken effectief af te stemmen op hun vaardigheden, wat hun productiviteit zal verhogen.

De sleutelrol van de HR-afdeling en teamleiders

De HR-afdeling en teamleiders spelen een zeer belangrijke rol bij het behouden van werknemers en het vergroten van hun betrokkenheid bij het werk. Zoals we eerder hebben vermeld, heeft ook het wervingsproces zelf, en zelfs wat eraan voorafgaat, invloed op het behoud van werknemers. We hebben het over de samenwerking tussen de HR-afdeling en de teamleider, die op het juiste moment de noodzaak van het aannemen van een nieuwe werknemer moet communiceren en vervolgens een ideaal kandidatenprofiel moet creëren.

Op basis van deze richtlijnen stelt de recruiter een vacature op en begint hij naar de beste kandidaat te zoeken. Continue communicatie met de teamleider moet gedurende het hele wervingsproces worden onderhouden.

Wanneer een werknemer is aangenomen en vertrouwd raakt met zijn of haar taken, is het belangrijk om hun werk te monitoren. Overmatige supervisie moet echter worden vermeden, omdat dit hen ongemakkelijk kan laten voelen. Het doel van monitoring is simpelweg om ervoor te zorgen dat taken niet te veel van hun tijd in beslag nemen. Als ze plotseling langzamer gaan werken, moet de teamleider en/of HR-afdeling proberen de oorzaak te vinden. Het probleem kan voortkomen uit gezondheidsproblemen, evenals verveling door alledaagse taken of een overweldigende werklast.

Het is belangrijk om een werknemer niet alleen met het probleem te laten omgaan – er moet een wederzijds bevredigende oplossing worden ontwikkeld. In sommige gevallen kan langdurige taakuitvoering het gevolg zijn van een gebrek aan specifieke vaardigheden. Hoewel het aannemen van een nieuwe persoon een mogelijkheid is, zou een kosteneffectievere benadering zijn om een werknemer ontwikkelingsmogelijkheden te bieden, zoals cursussen, trainingen of toegang tot relevante boeken. Dit stelt hen in staat om hun vaardigheden te verbeteren en de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd aan te pakken.

Een daling van de betrokkenheid van werknemers en gedachten aan vertrek kunnen voortkomen uit gevoelens van hulpeloosheid en gebrek aan begrip. Om een gevoel van verbondenheid te bevorderen, moeten werknemers zich bewust zijn van het doel achter hun acties en de tastbare impact die ze hebben op de organisatie. Ze in staat stellen door controle over taken en projecten te geven, bevordert een gevoel van verantwoordelijkheid. Het is echter cruciaal om niet volledig te disengagen, aangezien ze mogelijk mentorschap en ondersteuning nodig hebben.

Het geven van constructieve feedback is ook zeer belangrijk. Een leider moet niet alleen praten over de mislukkingen van een werknemer, maar hen ook prijzen voor hun prestaties. Samen met de HR-afdeling en het management kunnen ze een bonussysteem implementeren als extra motivatie.

Hoe kan Firmbee je helpen bij het behoud van werknemers? – casestudy

Zoals je kunt zien, is het vrij moeilijk om werknemers in een bedrijf te behouden. Firmbee, een uitgebreid hulpmiddel voor project- en teambeheer, is ontwikkeld als een oplossing om deze uitdaging aan te pakken. Hoe kunnen de mogelijkheden van het systeem effectief in de praktijk worden gebruikt?

1. Werving

Plan het hele wervingsproces, beginnend met het opstellen van een vacature (je kunt deze opslaan, ook als sjabloon, en gebruiken voor de volgende wervingen), het creëren van een kandidaten database en het inplannen van vergaderingen in de kalender, tot het aannemen van een persoon en het toevoegen van hen als medewerker.

Dankzij automatische suggesties kun je de tijd die nodig is voor handmatige CV-screening verminderen. Geef eenvoudig de gewenste kandidaatvereisten op, en op basis daarvan zal het systeem een lijst van de best passende individuen uit de database geven.

2. Project- en teambeheer

Bouw je team met specifieke talenten, en identificeer vervolgens een teamleider. Maak een nieuw project in Kanban-borden, deel de taken op en wijs ze toe aan specifieke teamleden. Vergeet niet om doelen voor het lopende project te stellen en de nodige documentatie op te nemen.

Moedig werknemers aan om hun werkuren bij te houden, wat je inzicht zal geven in hun urenregistraties en je laat leren hoeveel tijd ze aan elke taak besteden. Op deze manier kun je snel reageren als je enige nalatigheid opmerkt.

3. Samenwerking en feedback

Motiveer werknemers door feedback te geven via opmerkingen over specifieke taken. Stel regelmatige vergaderingen met het team en individuele leden in met behulp van een gedeelde kalender. Faciliteer zowel offline als online gesprekken dankzij de integratie van Firmbee met communicatietools zoals Zoom of Slack.

Samenvatting

Een betrokken werknemer zal niet alleen langer blijven, maar ook tastbare voordelen voor het bedrijf opleveren. HR-afdelingen en teamleiders staan voor een uitdagende taak die analytische vaardigheden vereist, het trekken van conclusies, het identificeren van onregelmatigheden en problemen, en snel reageren. Tegelijkertijd moeten ze ervoor zorgen dat werknemers hun vertrouwen in hen niet verliezen en zich niet overweldigd voelen.

Gelukkig stellen tools zoals Firmbee gebruikers in staat om teams en projecten op een niet-intrusieve manier te beheren en bepaalde taken te automatiseren, bijvoorbeeld het wervingsproces. De tijd die wordt bespaard kan worden besteed aan gesprekken met werknemers en het inspelen op hun behoeften.

Nu weet je hoe HR en teamleiders invloed hebben op het behoud en de betrokkenheid van werknemers. Lees ook: Empathisch Leiderschap op de Werkvloer.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.