De beste praktijken voor het maken van facturen

Wat zijn de beste praktijken voor het maken van facturen? Is het waar dat iedereen een factuur kan uitgeven? Weet je hoe je snel en efficiënt facturen kunt uitgeven? Het lijkt erop dat momenteel niet alleen ervaren accountants facturen kunnen uitgeven. Aangezien specialisten hun geheimen hebben, hebben we enkele eenvoudige tips en aanwijzingen verzameld om je te helpen met het proces. Je zou in staat moeten zijn om facturen zelfstandig uit te geven, wetende wat de beste praktijken zijn voor documentcreatie. Lees het artikel om meer te ontdekken.

Facturen maken – inhoudsopgave:

1. Gebruik kant-en-klare sjablonen
2. Voeg je logo toe
3. Leesbaarheid eerst
4. Vermijd fouten
5. Geef een nauwkeurige betalingsdatum op
6. Bied online betaling aan
7. Stuur je facturen online
8. De beste praktijken voor het maken van facturen – samenvatting

Gebruik kant-en-klare sjablonen

We beginnen onze lijst met beste praktijken voor het maken van facturen met het voorstel om kant-en-klare sjablonen te gebruiken. Een factuur is een officieel document dat de transactie tussen de verkoper en de koper bevestigt. Het moet bepaalde elementen bevatten die niet kunnen worden weggelaten en die wettelijk verplicht zijn. Je hoeft geen gespecialiseerde software te gebruiken om facturen uit te geven – je kunt zelfs een spreadsheetprogramma of een tekstverwerkingsprogramma gebruiken.

Er zijn veel kant-en-klare sjablonen op het internet. Deze sjablonen vergemakkelijken het facturatieproces aanzienlijk. Alles wat je hoeft te doen is de lege velden in te vullen met de inhoud en de factuur is klaar. Zo’n factuur bevat alle noodzakelijke, belangrijke informatie. Kant-en-klare sjablonen zijn ook te vinden in facturatiesoftware. Het is een bijzonder goede bron van sjablonen omdat ze allemaal zijn gemaakt door specialisten. Je kunt er zeker van zijn dat er geen ontbrekende elementen op je factuur zullen zijn, vooral die welke wettelijk verplicht zijn.

Voeg je logo toe

Er zijn enkele voordelen aan het opnemen van je logo op facturen. Wat voor voordelen? Het toevoegen van je logo helpt je om een professioneel imago van je bedrijf op te bouwen. Het heeft een positieve invloed op de relaties met klanten. Facturen met een zichtbaar logo vallen op tussen de massa van soortgelijke documenten. Dit kan de snelheid van betaling beïnvloeden omdat een herkenbare factuur gemakkelijk te vinden is en de klant deze daarom misschien als eerste betaalt. Een bijkomend voordeel van het hebben van een logo op je factuur is de verhoogde herkenbaarheid van je merk. Wat als je nog geen logo hebt? Je kunt het zelf maken of een specialist inhuren.

Leesbaarheid eerst

Creativiteit loont, maar het is niet goed om te ver te gaan met een creatieve benadering in sommige branches. Boekhouding is er een van. Feiten en betrouwbare gegevens zijn hier belangrijker. Kies tijdens het facturatieproces voor een leesbare en transparante documentindeling. Houd het netjes en overzichtelijk om een snelle zoektocht naar alle noodzakelijke gegevens mogelijk te maken. De factuur moet informatie bevatten over:

• De verkoper en de koper
• De goederen of diensten waarvoor de factuur is
• De waarde van alle items op de factuur
• Totaal te betalen bedrag
• Wanneer en hoe de betaling moet worden geregeld

Als al deze elementen zichtbaar zijn, betekent dit dat je geweldig werk hebt geleverd. Elke persoon die je document ziet, zal weten waar het om gaat. Dit kan het betalingsproces positief beïnvloeden.

Vermijd fouten

Fouten maken is menselijk, hoewel we alles moeten doen om ze te vermijden. Het uitgeven van foutieve facturen heeft gevolgen. Wat voor gevolgen? Gewoonlijk kost het tijd en extra werk om de onjuistheden uit te leggen, daarom is het beter om de factuur grondig te controleren voordat je deze naar de klant stuurt. Zelfs de beste sjabloon kan je niet beschermen tegen boekhoudkundige fouten. Facturatie-applicaties worden in deze situatie aanbevolen, omdat ze je modules bieden waarmee je correcte en nauwkeurige facturen kunt maken. Als je op zoek bent naar een gratis facturatie-app, probeer dan Firmbee. Hiermee kun je alle soorten facturen maken met aangepaste valuta, belastingtarieven en kortingen zonder fouten.

Geef een nauwkeurige betalingsdatum op

Alle zakelijke partijen waarderen snelle betalingen van hun facturen. Veel bedrijven verwachten betaald te worden bij levering. Theoretisch is dit type betaling snel en veilig en verplicht het de klant tot onmiddellijke betaling. Praktisch is het echter niet altijd zo. Sommige bedrijven betalen slechts eenmaal per week, wat kan samenhangen met interne procedures, documentcirculatie of afspraken met het boekhoudkantoor.

Facturen met betaling bij levering zijn niet altijd voordelig – door ze uit te geven, kun je een ongemak voor je klanten creëren. Je kunt onmiddellijke betaling verwachten wanneer je de producten zelf aan de klant levert. In alle andere situaties kun je problemen verwachten. De meeste klanten verwachten uitgestelde betalingsvoorwaarden. Nauwkeurige betalingsdata beschermen je tegen onnodige discussies, onverwachte problemen en meningsverschillen. Het is altijd beter om precieze, nauwkeurige en transparante betalingsregels te geven.

Bied online betaling aan

Momenteel, in het tijdperk van nieuwe technologieën, waarom niet overstappen op online betalingen – zou dit de optie kunnen zijn die de processen voor je klanten vergemakkelijkt? Er zijn veel meer vormen van online betalingen dan bankoverschrijvingen. Sommige klanten geven de voorkeur aan betalen met een creditcard of rechtstreeks vanuit hun bankrekening. Dergelijke oplossingen zijn al jaren bekend en zijn bijzonder nuttig voor betalingen van elektronische facturen. Behaal een concurrentievoordeel en gebruik online betalingen in je bedrijf. Als je bedrijf zich bezighoudt met innovatieve producten, is het nog belangrijker.

Stuur je facturen online

Het is tijd voor de laatste, maar even belangrijke, praktijk van het maken van facturen. Elektronische facturen hebben dezelfde juridische waarde als papieren documenten. Het feit dat je ze snel naar je klant kunt sturen, is hun grootste voordeel. Online mail is 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar. Dit betekent dat betalingen sneller kunnen worden gedaan. Maak je facturen elektronisch om alle processen te versnellen. Zo’n factuur hoeft niet te worden afgedrukt, je vermindert de verspilling van papierverbruik, wat een significant milieueffect heeft.

Je moet echter onthouden dat een elektronische factuur moet worden bewaard zolang als wettelijk vereist is. Houd orde in je facturen, maak ze telkens opnieuw aan wanneer de klanten je product kopen of gebruik facturatiesoftware – wees georganiseerd en houd je documenten bij de hand.

De beste praktijken voor het maken van facturen – samenvatting

Het uitgeven van facturen hoeft niet door een specialist te worden gedaan, en momenteel kan elke ondernemer proberen om facturen zelfstandig uit te geven. Wat zijn de beste praktijken voor het maken van facturen? Weet je hoe je snel en efficiënt facturen kunt uitgeven? Specialisten hebben hun geheimen, maar zelfs eenvoudige tips kunnen nuttig zijn, vooral aan het begin van ons avontuur met facturatie.

 

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.