Tijdboxen – waarom je het zou moeten gebruiken?

Heb je ooit dat gevoel dat er dagen zijn waarop taken en verplichtingen je verpletteren in je strijd tegen de tijd terwijl je probeert je focus te behouden terwijl deze vervaagt met de kick van een ochtendkoffie? We hebben een oplossing voor dat, genaamd Timeboxing. En nee, maak je geen zorgen, je hoeft niet te vechten met de grote wijzer van een klok, nou ja, niet letterlijk. Het enige wat je nodig hebt is dit korte artikel, dus als je behoefte hebt aan advies over tijdbeheer en bereid bent om een techniek genaamd timeboxing te leren, zoek niet verder.

Timeboxing – inhoudsopgave:

1. Wat is timeboxing?
2. Hoe werkt timeboxing?
3. Concentratie is de sleutel
4. Het is niet de moeite waard om je tijd te verspillen
5. Neem de controle terug
6. Zelfdiscipline – het kan geleerd worden
7. Wanneer is het beste moment om deze methode te gebruiken?

Wat is timeboxing?

Timeboxing is een techniek ontwikkeld door de IT-industrie om tijdbeheer te verbeteren en de efficiëntie op het werk te verhogen. Als dit is waar je moeite mee hebt, zul je deze manier handig vinden. Het idee is om zoveel mogelijk gedaan te krijgen in een vooraf gedefinieerde tijdsperiode, en toch zo min mogelijk – om je productiviteit hoog te houden.

Hoe werkt timeboxing?

Allereerst gaat het om het stellen van een specifieke datum voor de beëindiging van een project en het uitvoeren ervan binnen dat bereik. Als je niet slaagt in het afmaken, laat de taak dan vallen en ga verder met de volgende. Kom er op een andere dag of later op terug, en stel een andere realistische deadline in die je kunt halen.

Bijvoorbeeld, als we drie taken op het werk hebben, schatten we hoeveel tijd we nodig hebben om ze te voltooien en op basis daarvan stellen we tijdsframes in. Als we taak A niet binnen een bepaalde periode kunnen voltooien, verlengen we ons werk eraan niet, maar gaan we verder met taak B volgens de veronderstelling. Taak A wordt in de ‘te doen’ box geplaatst en we komen er op terug nadat de cyclus voorbij is.

Concentratie is de sleutel

Hoe maakt het werk efficiënter? De cruciale vaardigheid om te beheersen is om niet afgeleid te worden door de taken die voorhanden zijn. Wanneer we een vooraf bepaalde hoeveelheid tijd hebben, gebruiken we deze niet voor kleine dingen zoals het controleren van e-mail, het schrijven van een antwoord aan een collega in de volgende kamer of een kijkje nemen op sociale media. Elk klein detail kan afleiden van de hoofdtaak, terwijl het creëren van tijdsboxen ons helpt deze valkuilen te vermijden en door te gaan met ons werk.

Het is niet de moeite waard om je tijd te verspillen

Een ander voordeel is niet te veel tijd te verspillen aan een bepaalde taak. Er zijn dagen waarop we niet in topvorm zijn, minder creatief dan normaal of gewoon een slechte dag hebben. We besteden vaak bijvoorbeeld een uur aan iets dat ons normaal 15 minuten zou kosten. Dit is inefficiënt en zelden zijn de vruchten van dergelijke acties bevredigend voor ons. Dan komt timeboxing te hulp.

Je hebt je taak niet voltooid in de 40 minuten die je had ingesteld? Geen probleem, dezelfde hoeveelheid tijd (of minder als je met het project bent begonnen) kan de volgende dag aan deze taak worden besteed – je zult waarschijnlijk dan in betere vorm zijn en het probleem waar je vandaag mee worstelde, zal morgen een eitje zijn.

Neem de controle terug

Met de timeboxing-methode ben je beter uitgerust om grotere projecten te beheersen. Je kent waarschijnlijk het gevoel wanneer je aan een grote opdracht werkt en je begint je te concentreren op details, mogelijk zelfs te veel. Door zo diep in een project te duiken, distantieer je jezelf tegelijkertijd te veel om het grotere geheel van het project nog te zien, waardoor je het overzicht van je taak verliest.

Dit is geen probleem als je iets doet dat je zelf hebt gepland – je hebt het recht om je plannen te wijzigen en af te wijken van het oorspronkelijke plan. Problemen ontstaan wanneer je bijvoorbeeld iets voorbereidt op verzoek van een klant die een specifiek idee heeft van een bepaald project. Dan is er een kans dat je iets creëert dat je klant zal afwijzen.

Waarom tijd verspillen door iets twee keer te doen als je het kunt vermijden? Door te werken volgens de timeboxing-techniek, voeren we elke fase van het project vanaf het begin uit, waardoor we ons aan de initiële aannames houden en toch een algemeen overzicht van de taak behouden.

Zelfdiscipline – het kan geleerd worden

Deze techniek heeft, naast de eerder genoemde voordelen, nog een praktisch voordeel in het dagelijks leven. Dit komt omdat het niet alleen onze efficiëntie verbetert, maar ook zelfdiscipline en goed tijdbeheer leert, waardoor we het niet verspillen aan onnodige of irrelevante dingen als we dat niet willen.

Wanneer is het beste moment om deze methode te gebruiken?

Timeboxing werkt het beste in multifaseprojecten of taken die weinig tijd kosten en die je in hetzelfde tijdslot kunt passen. Het is ook de moeite waard om toe te passen in het geval van taken die voorzienbare tijdsframes voor voltooiing hebben.

Men moet echter onthouden dat kennis van de techniek alleen niet alles is. Uit de ervaring die ik voor dit artikel heb opgedaan, kan ik schrijven dat je zonder de juiste focus de tijdsbox niet kunt behouden. Je moet zorgen voor het juiste niveau van focus en jezelf niet laten afleiden door externe factoren, zoals een melding op je telefoon, een koffieverzoek van een collega of een snelle controle van je e-mail. Genot en andere kleine dingen kunnen na het voltooien van de tijdsbox worden gedaan – tevredenheid gegarandeerd (en empirisch bevestigd door de auteur van deze tekst)!

Als je in contact wilt blijven, sluit je dan aan bij onze Facebook-gemeenschap.