Hoe om te gaan met tijdsdruk op het werk?

De intensiteit van het werk kan vermoeiend zijn, dus we moeten leren omgaan met tijdsdruk. Een overvloed aan asap-taken en deadlines maakt het moeilijk om te beslissen wat eerst te doen, omdat alles dezelfde prioriteit lijkt te hebben. Als gevolg hiervan raak je nog meer bedolven onder taken, en dalen je productiviteit en motivatie. Klinkt bekend? Zo ja, haal diep adem en neem 5 minuten de tijd om ons artikel te lezen om niet alleen de kwaliteit van je werk, maar ook je leven te verbeteren.

Een vrij troostend feit is dat je niet de enige bent die met dit probleem worstelt – één op de drie mensen ervaart werkstress gerelateerd aan tijdsdruk. In de Verenigde Staten geeft 41% van de werknemers toe dat stress hun productiviteit negatief beïnvloedt. Deze gegevens tonen aan hoeveel mensen nog steeds niet in staat zijn om adequaat met tijdsdruk om te gaan. Dus hoe ga je om met dit schijnbaar bekende probleem?

Tijdsdruk op het werk – inhoudsopgave:

1. Organiseer je tijd
2. Prioriteren
3. Stel niet uit!
4. Goede communicatie is de sleutel tot succes
5. En last but not least – regeneratie

Organiseer je tijd

Eerst moet je jezelf en je tijd organiseren. Terwijl chaos op je bureau op het werk niet het einde van de wereld betekent, kan chaos in je taken onze weg naar een stabiele en duidelijke workflow effectief belemmeren.

Om de lijst met taken, die vaak dynamisch verandert, te beheersen, is het de moeite waard om hulpmiddelen te gebruiken die in dit proces helpen. Dit zijn meestal applicaties met takenlijsten, kanbans en agenda’s.

Firmbee is één tool die al deze functies combineert en je in staat stelt om je dagelijkse taken eenvoudig te beheren. De transparantie van het systeem maakt het mogelijk om zowel alle activiteiten die we moeten doen gemakkelijk te plannen als ze in aparte categorieën te groeperen. Dankzij de herinneringen zullen we niets missen en het markeren van de volgende taken zal zeker een positieve invloed hebben op onze stemming.

Prioriteren

Een andere activiteit die ons zal helpen in de strijd tegen tijdsdruk is prioriteiten stellen. Door volgens dit principe te werken, kunnen we ons concentreren op de belangrijkste taken, en de minder belangrijke, of die uitgesteld kunnen worden, zullen niet worden overgeslagen, maar gedaan worden na de prioriteiten. In dit geval kun je een methode van groeperen van taken proberen. Dit bestaat uit het verdelen van je taken op basis van belangrijkheid en type. Vervolgens kun je taken van een vergelijkbaar type stap voor stap uitvoeren – dit bespaart tijd, brengt voldoening, een gevoel van controle over het werk en heeft een goede invloed op ons mentale comfort.

Een voorbeeld is het terugbellen en beantwoorden van e-mails – elke keer dat er een bericht binnenkomt naar onze e-mailinbox kijken, is afleidend en houdt ons weg van onze huidige activiteiten. Het is beter om een specifieke tijd gedurende de dag in te stellen wanneer we dit doen.

Stel niet uit!

Dat is natuurlijk gemakkelijk gezegd, maar moeilijk in de praktijk te brengen. Het is echter echt niet de moeite waard om uit te stellen. Het zorgt ervoor dat we ons op andere taken concentreren ten koste van de taak die op dat moment het belangrijkst is. Niet uitvoeren maar alleen bewust zijn van het belang van bepaalde verantwoordelijkheden maakt dat we ons overweldigd voelen. Dat kan leiden tot uitstelgedrag, hectisch schuiven met onafgemaakte taken, wat resulteert in onze onvermogen om ons werk effectief te doen.

Bij het benaderen van taken die veel werk vereisen, moet je ze niet als geheel beschouwen. Door ze in fasen te verdelen, kun je sneller de resultaten van je acties zien en het gevoel van overweldiging kwijtraken. Het zien van specifieke fasen in plaats van de hele taak maakt het beheersbaarder, zodat je niet uitstelgedrag vertoont. Een bijkomend voordeel van deze methode kan zijn dat je ijverig bent in je acties.

Goede communicatie is de sleutel tot succes

Er is niets erger dan slechte of geen communicatie. Het gaat niet om constante begeleiding bij alle taken, maar het is de moeite waard om met de leidinggevende vast te stellen wat nu nodig is en wat kan wachten. Wanneer dit ontbreekt, kunnen we ons verloren voelen in de constante stroom van stapelende taken. Als je niet weet hoe je met iets om moet gaan, vraag dan in plaats van erover na te denken en tijd te verspillen, wat vaak toch al heel weinig is! Soms is het beter om om hulp te vragen dan later met de wrok van je superieuren te moeten omgaan.

Communicatie tussen collega’s is ook cruciaal. Als de verdeling van verantwoordelijkheden duidelijk is, zal het gemakkelijker zijn om onze behoeften te handhaven en te overleggen met de betrokken persoon in geval van problemen. Dit kan ook fungeren als een wederzijdse motivator – wanneer we samenwerken en de effecten van deze acties zien, duwt voldoening ons om door te gaan met werken.

Tijdsdruk op het werk? – vergeet de regeneratie niet

Je kunt de regeneratie niet vergeten. Je krijgt niet alleen energie van lunchboxen die naar het werk worden gebracht. Als je voelt dat stress een slechte invloed op je heeft en tijdsdruk ondraaglijk wordt – is dat een teken dat je moet rusten. Nee, we dringen er niet op aan dat je alles laat vallen voor een plotselinge vakantie – let eerder op je dagelijkse gewoonten.

Voldoende slaap krijgen is de basis voor goed functioneren – moe en zonder 7-8 uur slaap zullen we niet zo creatief en effectief zijn als onze banen van ons vereisen. Een andere factor die veel mensen nog steeds vergeten, is goede hydratatie en voeding. Heb je het gevoel dat je 3 koffie nodig hebt en het is nog niet eens lunchtijd? Drink groene thee, vul je waterfles bij, pak noten of een andere gezonde snack.

Vergeet niet dat werk niet alles is. Er is de laatste tijd veel gesproken over werk-privébalans, en hoewel er een geloof is “werk met wat je leuk vindt en je hoeft nooit meer te werken“, zijn er veel mensen die het daar niet mee eens zijn. Wanneer je een leven van werk leidt, is het gemakkelijk om het plezier in je persoonlijke leven te verliezen, want uiteindelijk vervangen we dat door een carrière. Natuurlijk zijn er enkele beroepen waarin dit principe kan werken, maar zelfs de meest plezierige baan is nog steeds een baan. Zelfzorg zou een belangrijk onderdeel van het leven moeten zijn – ook in de context van mentale gezondheid. Vergeet niet je passies, relaties met geliefden en met jezelf te koesteren.

Lees: Hoe de digitale stress te verminderen die een remote worker vergezelt?!

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter!