Wat is personeelsplanning? 3 essentiële stappen naar strategische personeelsplanning

Wat is personeelsplanning? Personeelsplanning is een element van het HR-beleid binnen de organisatie, evenals het startpunt van werving en andere activiteiten die worden uitgevoerd als onderdeel van het personeelsproces. Werknemers zijn de sleutel tot de efficiënte werking van een onderneming. De mogelijkheid om het meest competente personeel te verkrijgen en vervolgens te behouden, wordt bepaald door een goede personeelsplanning. Het HRP-proces is gebaseerd op de veronderstelling dat werknemers een cruciale rol spelen in de organisatie. Het is dan essentieel om de personeelsmiddelen af te stemmen op de behoeften en doelen van het bedrijf. Lees verder.

Personeelsplanning – inhoudsopgave:

1. Wat is personeelsplanning?
2. Stappen in strategische personeelsplanning
3. Samenvatting

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning kan worden gedefinieerd als een continu proces van kwantitatieve en kwalitatieve analyse van personeel en vervolgens het voorspellen van de toekomstige personeelsbehoeften om de kloof tussen vraag en aanbod op de interne arbeidsmarkt te minimaliseren.

Het voorkomt of vermindert het risico van plotselinge overschotten of tekorten aan personeel, en het helpt om kosten te verlagen. Het maakt ook mogelijk om vaardigheden, kwalificaties en kennis te optimaliseren en deze ten volle te benutten om te voldoen aan de behoeften van het bedrijf.

Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen ‘harde’ en ‘zachte’ personeelsplanning. De eerste is gebaseerd op kwantitatieve analyse om een bepaald aantal geschikte werknemers te bieden op het moment dat ze nodig zijn. Zachte personeelsplanning daarentegen concentreert zich op het creëren en vormgeven van de organisatiecultuur, die volledige overeenstemming bevordert tussen de doelen van de organisatie en de waarden, overtuigingen en gedragingen van de werknemers.

De doelstellingen van personeelsplanning zijn als volgt:

• het verkrijgen en behouden van de vereiste arbeidskracht bestaande uit competente en gekwalificeerde werknemers binnen de organisatie,
• het effectief gebruiken van personeelsmiddelen,
• het anticiperen op problemen met mogelijke personeelstekorten en -overschotten,
• opleiding en ontwikkeling van werknemers om personeel te helpen zich aan te passen aan een veranderende en onzekere externe omgeving,
• afscheiden van externe wervingsbronnen, het creëren van stabilisatieplannen en strategieën voor personeelsontwikkeling om personeelsstabiliteit te waarborgen.

Stappen in strategische personeelsplanning

Het beoordelen van uw huidige personeel en het blootleggen van hiaten in de kritieke fase van het HR-planningsproces. De personeelsbehoeften zijn afhankelijk van de omgeving van de organisatie, de interne structuur en een planningsperiode. Rekening houdend met al deze variabelen, kunnen we drie manieren onderscheiden om de personeelsbehoeften te identificeren, die hieronder worden gepresenteerd:

Variabelen	Bepalen van de personeelsbehoeften
Relatief vaste omgeving en structuur van een organisatie	Korte termijn planning, bijwerken van functieomschrijvingen en competentie-eisen
Constant veranderende omgeving en organisatiestructuur	Middellange termijn planning, bijwerken van belangrijke taken en competentie-eisen
Diepe structurele veranderingen in een omgeving en binnen een organisatie	Lange termijn, middellange termijn en korte termijn planning, voorbereiden van functieomschrijvingen met traditionele methoden, scenario planning

Na het bepalen van de competentieprofielen voor specifieke werknemers (werknemersgroepen), kunt u doorgaan met het schatten van de kwantitatieve behoeften, om het aantal werknemers te specificeren dat nodig is om de veronderstelde bedrijfsdoelen te bereiken.

Dit zijn enkele van de factoren om te overwegen bij het beslissen hoeveel werknemers u moet aannemen:

• een kwantitatief en kwalitatief actieplan
• de verwachte arbeidsproductiviteit
• een organisatieniveau
• een mate van mechanisatie en automatisering
• de verwachte productiecapaciteit
• wettelijke voorschriften

Ook bij het bepalen van uw personeelsbehoeften, moet u verschillende aspecten in overweging nemen die verband houden met de variabiliteit van de organisatiestructuur, de externe omgeving en de planningsperiode.

Om uw personeelsbehoeften te specificeren, kunt u verschillende rekenmethoden gebruiken, bijvoorbeeld:

• intuïtieve methoden (een personeelsplan, deskundige schattingen, een personeelsdiagram)
• methoden gebaseerd op tijdmeting
• wiskundige en statistische methoden (trendextrapolatie, correlatie en regressie, beslissingsmodellen)

Voorspelling van de arbeidsaanbod

De tweede stap van personeelsplanning in de organisatie is het voorspellen van het aanbod van personeelsmiddelen, wat betekent het voorspellen van toekomstige veranderingen in de staat en structuur van de bestaande werkgelegenheid in kwantitatieve en kwalitatieve termen.

Het doel van een kwalitatieve voorspelling is om de structuur van de werkgelegenheid aan het begin van de planningsperiode te ontwikkelen, veranderingen te voorspellen en de gewenste staat en structuur van de werkgelegenheid in de toekomst te bepalen. Deze benadering vergemakkelijkt het gebruik van de competentieprofielen van werknemers, die in de initiële planningsperiode worden geanalyseerd in relatie tot de eindperiode.

Kwantitatief onderzoek heeft daarentegen als doel om het aantal personeel aan het begin van de periode te bepalen, en vervolgens een voorspelling te maken aan het einde van de planningsperiode. In overeenstemming met de statistieken met betrekking tot personeelsaanstellingen, ontslagen en ziekteverzuim, rekening houdend met de liquiditeitsratio die is aangenomen op basis van ervaring en de beoordeling van de situatie op de arbeidsmarkt, kunt u kwantitatieve veranderingen in de staat en structuur van de werkgelegenheid bepalen.

Voorspelling van het arbeidsaanbod, samen met het bepalen van de personeelsbehoeften, biedt de basis voor de ontwikkeling van een werkgelegenheidsplan dat het overschot of tekort aan specifieke werknemers weerspiegelt, en de richtingen voor actie vastlegt als het gaat om personeelsoptimalisatie over een bepaalde periode.

Personeelsplanning

Het doel van personeelsplanning is om taken te verdelen onder individuele werknemers binnen de organisatie door mensen toe te wijzen aan bestaande organisatorische eenheden, functies en activiteiten. Personeelsplanning streeft ernaar de arbeidskosten te minimaliseren en de prestaties van werknemers te maximaliseren. De waarde van de werknemers kan worden bepaald door hun competentieprofielen te vergelijken met de vereisten van een bepaalde functie.

Naast de genoemde vergelijkende methode, kunt u ook kwantitatieve en heuristische methoden gebruiken om de personeelsbezetting te optimaliseren. Onder de kwantitatieve methoden is lineaire programmering de meest populaire. Deze techniek stelt u in staat om een specifieke doelstellingsfunctie te optimaliseren, zoals het maximaliseren van de waarde van een bepaalde werknemer. De heuristische methoden zijn gericht op het optimaliseren van de toewijzing van personeel en functies op basis van de geschiktheid van de werknemers voor specifieke posities.

Personeelsplanning – samenvatting

Personeelsplanning (HRP) is om verschillende redenen belangrijk voor het bedrijf. Wanneer het succesvol wordt ingezet, stelt het managers in staat om het gebruik van de arbeidskracht te optimaliseren, de productiviteit van de organisatie te verhogen en het personeelsverloop te verminderen.

U heeft zojuist gelezen over het proces van personeelsplanning. Bekijk ook onze andere artikelen: Loopbaanontwikkelingsplanning.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.