Hoe financiële planning in uw NGO te beheren?

Voor zowel bedrijven als NGO’s zijn de financiële middelen die ze hebben cruciaal voor de dagelijkse operaties en groei. Bedrijven vragen zich bij elke zakelijke beslissing af of ze binnen het budget zullen blijven, wat meestal de verantwoordelijkheid is van een hele afdeling die zich richt op het plannen van uitgaven. De situatie zou vergelijkbaar moeten zijn voor NGO’s, die helaas vaak onvoldoende kennis hebben van financiële planning. Hoe beheer je financiële planning in jouw NGO? Lees ons artikel en leer meer.

Financiële planning in NGO – inhoudsopgave:

1. Financiële planning – wat houdt het in?
2. Wat is het doel van financiële planning in een NGO?
3. Het belang van technologie
4. Samenvatting

Financiële planning – wat houdt het in?

Elke organisatie streeft ernaar om haar liquiditeit te waarborgen, wat betekent dat ze over de middelen beschikt die hen in staat stellen de continuïteit van de operaties te handhaven en zo de voorafgestelde doelen te bereiken. Om dit te bereiken, is het noodzakelijk om financiële middelen te plannen, organiseren, controleren en monitoren. In het geval van NGO’s wordt het ingewikkelder – vooral wanneer veel entiteiten aannemen dat ze zich moeten richten op het handelen ten behoeve van de gemeenschap, in plaats van controle uit te oefenen over hun ontvangsten en uitgaven.

Het moet echter in gedachten worden gehouden dat zonder goed georganiseerde financiën, die zowel nodig zijn voor operationele activiteiten (bijv. boekhoudkosten, kantoorkosten, materialen, enz.) als projectactiviteiten, het niet mogelijk zal zijn om de voorafgestelde doelen te bereiken. Immers, er is geen organisatie wiens operationele kosten nul zijn.

Wat is het doel van financiële planning in een NGO?

Financiële planning stelt ons in staat om te bepalen welke uitgaven van de NGO noodzakelijk zijn om bepaalde doelen te bereiken, en welke middelen moeten worden verkregen om het budget in balans te houden. We moeten ervoor zorgen dat het de geplande inkomsten en uitgaven, de toewijzing van middelen en de gekozen financieringsbronnen (subsidies van de lokale overheid, particuliere donaties, EU-fondsen, enz.) specificeert.

Zo is het plan een basismanier om de financiële liquiditeit te waarborgen, vooral wanneer er een risico is dat sommige van de middelen die uit subsidies zijn verkregen later binnenkomen dan aanvankelijk verwacht. Een plan (bijv. halfjaarlijks of jaarlijks, of als onderdeel van een enkel project dat gedurende het jaar is georganiseerd) is essentieel voor het opbouwen van stabiliteit – zelfs als het moet worden aangepast vanwege een verandering in de interne of externe situatie. Het opstellen ervan stelt ons in staat om onder andere te bepalen:

• of we een nieuwe financieringsbron moeten zoeken om onze uitgaven te dekken,
• of we het veronderstelde bedrag aan geld van een bepaalde entiteit hebben ontvangen,
• of we moeten nadenken over het verminderen van uitgaven voor de dagelijkse operaties.

Het belang van technologie

Om beter voor financiële planning te zorgen, is het de moeite waard om in te zetten op programma’s die dit proces ondersteunen – vooral als ze gratis beschikbaar zijn voor NGO’s. Met Firmbee is het mogelijk om constante controle te hebben over het budget van een bepaald project, wat een essentieel element van financieel beheer in NGO’s is. Dankzij Firmbee kun je:

• financiële gegevens organiseren,
• financiële gegevens op één plek opslaan,
• inkomsten en uitgaven aan de juiste projecten toewijzen,
• toegang geven tot noodzakelijke financiële informatie.

De verschillende functies voor financieel beheer van Firmbee zullen het je gemakkelijker maken om te controleren of je uitgaven de ontvangen middelen van donoren, subsidies en andere vormen van ondersteuning voor NGO’s overschrijden. Bovendien, met de mogelijkheid om financiële resultaten te delen met externe entiteiten, zal het programma volledige transparantie waarborgen en meer vertrouwen onder sponsors inspireren. Dit type financieel systeem zal je ook helpen bij het opstellen van financiële rapporten en het presenteren van je totale uitgaven aan overheidsinstanties in overeenstemming met de wettelijke voorschriften.

Een andere manier om de financiën van een NGO goed te plannen, is door een ervaren persoon in te huren wiens enige verantwoordelijkheid zal zijn om volledige controle over het budget uit te oefenen. Dan ben je er zeker van dat er geen financieel probleem zal ontstaan dat moeilijk te verhelpen is.

Samenvatting

“Als je niet plant, plan je om te falen.” – deze woorden zijn briljant van toepassing op elk bedrijf, of het nu winstgevend of non-profit is, maar in het geval van een NGO krijgen ze een nog grotere betekenis. Dit komt omdat NGO’s uitgebreide fondsenwervingsactiviteiten uitvoeren met een nooit-zekere uitkomst, terwijl ze proberen manieren te vinden om de uitgaven voor dagelijkse operaties en strategische projecten zo beperkt mogelijk te houden. Het creëren van een goed financieel plan zal toekomstige problemen voorkomen door de uitvoering te controleren en voortdurend te reageren op de veranderende interne of externe situatie.

Lees ook: Effectieve manieren om een NGO te runnen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.