Of je nu een specifiek evenement voor de eerste keer of voor de volgende keer organiseert, je moet altijd de uitvoering van specifieke activiteiten vergemakkelijken – om een betere controle over het budget te waarborgen of om de communicatie tussen individuele teamleden die voor een gemeenschappelijk succes werken te vergemakkelijken. Speciale projectmanagementsoftware zal je helpen om zo’n resultaat te bereiken. Ben je benieuwd hoe dit type systeem je evenementmarketingactiviteiten zal ondersteunen? Lees verder.
Projectmanagementsysteem en evenementmarketing – inhoudsopgave:
- Een project en een evenement
- Projectmanagementsysteem
- Firmbee – functies en voordelen
- Samenvatting
- Bekijk onze video over projectmanagementsoftware voor evenementenbeheer
Een project en een evenement
Als we willen dat het evenement een hulpmiddel wordt om de belangrijkste doelen van het bedrijf te ondersteunen, moeten we het in zijn geheel bekijken – als een project dat moet beginnen met planning en eindigen met implementatie en evaluatie van de behaalde resultaten. Handig hierbij kan zijn om een vergelijkbaar kader voor het project en het evenement te hebben: een einddatum, een vastgesteld budget, het aantal betrokken mensen, de duur, een reeks uit te voeren taken. Op deze manier kunnen we een soepel verloop van alle activiteiten waarborgen, wat zal leiden tot een positief eindresultaat.
Projectmanagementsysteem
Goede projectplanners maken hun dagelijkse werk gemakkelijker door gebruik te maken van speciale systemen waarin onder andere het mogelijk is om een schema te plannen, taken in te stellen, werk te verdelen of de voortgang te volgen, evenals alle belangrijke informatie op één plek op te slaan met toegang voor elke bevoegde persoon. Een goed ontworpen programma stelt ook in staat om doelen te stellen die binnen een project/evenement moeten worden bereikt, waardoor je een holistisch overzicht van de situatie krijgt.
Projectmanagementtools zijn ontworpen om projectmanagers (en evenementenorganisatoren) te helpen bij het plannen, monitoren en nemen van corrigerende maatregelen wanneer dat nodig is. Wanneer we een evenement als een project beschouwen, kunnen we onmiddellijk zien hoeveel voordeel we kunnen behalen door het juiste systeem in ons dagelijks werk te kiezen.
Firmbee – functies en voordelen
Op de markt vind je een aantal projectmanagementprogramma’s die je ook kunt gebruiken om je evenement te organiseren. We raden vooral Firmbee aan, de software die we hebben ontwikkeld, uitgerust met alle functies die je mogelijk nodig hebt. Bij het creëren van onze oplossing hebben we rekening gehouden met het feit dat een project en een evenement gemeenschappelijke kenmerken hebben, vooral op het gebied van werkplanning en controle over de voortgang en informatiestroom – om deze reden kunnen we je verzekeren dat Firmbee perfect zal voldoen aan al je behoeften als het gaat om evenementenbeheer.
Firmbee stelt je in staat om:
- alle taken die moeten worden voltooid op te sommen en deze toe te wijzen aan specifieke teamleden (met behulp van Kanban-borden en de optie voor taakstatussen, prioritering of tijdregistratie),
- kalenders voor verschillende doeleinden bij te houden,
- herinneringen in te stellen voor aankomende vergaderingen of taken die moeten worden voltooid,
- ontvangsten en uitgaven met betrekking tot de uitvoering van evenementen te monitoren, zodat je volledige controle over het budget hebt
- gegevens van alle mensen die met het evenement verbonden zijn op te slaan – van organisatoren tot leveranciers en deelnemers
- te communiceren met andere mensen via Slack
- facturen uit te geven
Bovendien zal het samenbrengen van alle taken die nodig zijn voor een evenement op één plek elke persoon die bij het project betrokken is in staat stellen om een overzicht van de voortgang van het werk te hebben en op de juiste manier te reageren voordat er een probleem ontstaat (bijvoorbeeld door een specifieke taak te accepteren of processen en mensen te ondersteunen die het risico lopen hun taken niet op tijd te voltooien). Met zo’n programma kun je de talloze documenten, spreadsheets of zelfs handgeschreven notities vergeten waarin je tot nu toe belangrijke informatie hebt bewaard.
Samenvatting
In veel opzichten verschilt evenementenbeheer niet van projectbeheer. In beide gevallen hebben we tenslotte teams die specifieke taken op een bepaald moment uitvoeren, gericht op het bereiken van een bepaald doel. Net zoals de uitvoering van een project (bijvoorbeeld in een IT-bedrijf) een uitdaging kan zijn, gezien de technologische problemen die zich onderweg voordoen, kan het in het geval van een conferentie of beurs moeilijk zijn om de locatie of agenda voor te bereiden. Om deze reden kan projectmanagementsoftware – zoals Firmbee – ook worden gebruikt voor evenementenplanning.
Bekijk onze video over projectmanagementsoftware voor evenementenbeheer:
Lees ook: 4 evenementmarketingtrends om in 2023 op te letten
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Zofia Lipska
Met meer dan 10 jaar ervaring in digitale marketing weet Sophia niet alleen de regels van deze industrie, maar weet ze vooral ook hoe ze deze kan doorbreken om uitstekende en creatieve resultaten te behalen.