Hoe maak je een ontwerpbrief die je klantcommunicatie verbetert?

Als het gaat om het creatieve proces, zijn er weinig obstakels zoals miscommunicatie. Wanneer een ontwerper en een klant miscommuniceren, worden projecten afgebroken, wordt er geld verspild en krijgt ieders vertrouwen een klap. Bovendien wordt de tijd van de klant vaak verspild in vergaderingen waarin de ontwerpeisen worden besproken en verfijnd; dit kan in extreme gevallen gemakkelijk dagen of zelfs weken duren. Hoe maak je een ontwerpbref die je klantcommunicatie daadwerkelijk verbetert?

Hoe maak je een ontwerpbref – inhoudsopgave:

• Wat is een ontwerpbref?
• Waarom een ontwerpbref maken?
• Hoe maak je een ontwerpbref?

Wanneer je iemand om een gunst vraagt, vertel je precies wat je van hen nodig hebt. Je zou nooit je collega vragen om informatie door te geven die ze niet helemaal begrepen hebben aan iemand die ook in de war is.

Waarom proberen dan zoveel ontwerpers te communiceren met klanten terwijl ze zelf geen duidelijkheid hebben? Het is onmogelijk om je behoeften duidelijk uit te leggen zonder eerst die behoeften zelf te ontdekken en te begrijpen – maar hoe bepaal je wat een klant wil als ze het zelf niet zeker weten?

De sleutel kan zijn om een ontwerpbref te ontwikkelen die klanten en ontwerpers samen kunnen invullen voordat ze een ontwerpovereenkomst aangaan.

Wat is een ontwerpbref?

Een ontwerpbref wordt gebruikt om vereisten te verzamelen die het creatieve proces informeren en sturen, terwijl het wordt beheerd door de klant (klant/gebruiker). Het maakt deel uit van je contract met je klant. Hoe beter de ontwerpbref, hoe beter het resultaat (ontwerpoplossing) zal zijn.

De ontwerpbref kan de vorm aannemen van een vragenlijst, een interview of een combinatie van beide.

Het doel van een ontwerpbref is om de behoeften van de klant op een zodanige manier te identificeren dat er weinig verrassingen zijn en weinig ruimte voor interpretatie.

Idealiter zullen de ontwerper en de klant samenwerken om een ontwerpbref te creëren die specifiek genoeg is om hun creatieve richting te begeleiden en flexibel genoeg om veranderingen in de reikwijdte mogelijk te maken.

Waarom een ontwerpbref maken?

Het doel van een ontwerpbref is niet alleen om te documenteren wat de klant wil, maar ook waarom ze willen wat ze willen. De brief stelt je in staat om verborgen behoeften te onthullen, ervoor te zorgen dat realistische verwachtingen vanaf het begin worden gesteld, en oplossingen te creëren die passen bij het beoogde gebruik van je klant.

Een goede ontwerpbref kan miscommunicatie tijdens het project verminderen (wat tijd en geld bespaart) en waardeproposities beter communiceren voor jezelf als ontwerper/bedrijfseigenaar en je klanten.

Dit proces vroegtijdig voltooien biedt een kans voor ontdekking als er geen voorafgaande kennis was over wat je doet, en vormt de basis voor een langdurige relatie.

Hoe maak je een ontwerpbref?

1. Leer je klant en hun potentiële behoeften kennen

Eerst moet je precies weten wie je publiek zal zijn (het klantteam). Gebruik deze kennis en wat je al over hen weet (hun functietitels, het bedrijf waarvoor ze werken, hoe ze daar zijn gekomen) om de beste ontwerpbref te creëren die de complexiteit vermindert en je klantcommunicatie vroegtijdig versnelt.

2. Ontwikkel je brief met het begin en het einde in gedachten

Vervolgens maak je een uitleg die je presenteert over waarom deze brief noodzakelijk is. De beste manier om het belang van je ontwerpbref te bewijzen, is door zowel hun probleem als mogelijke oplossingen te beschrijven.

Dit kan overbodig lijken gezien het bestaan van de ontwerpbref zelf, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen in je vergadering begrijpt dat we naar een oplossing werken.

3. Creëer ruimte in je brief om standaardverwachtingen vast te stellen

Het stellen van verwachtingen tijdens het ontwerpproces zal beide partijen helpen zich gerustgesteld te voelen als er onderweg wijzigingen worden aangebracht. Bouw in je ontwerpbref een plek in om verwachtingen te definiëren en te bespreken.

Zorg ervoor dat je hen vragen stelt en hun antwoorden grondig verkent – dit zal je helpen hun impliciete behoeften evenals expliciete vereisten (en dingen die ze misschien niet eens beseffen dat ze willen/nodig hebben) te begrijpen.

4. Bouw je briefvragen

Bij het definiëren van de ontwerpbref, overweeg deze gebieden om de beste vragen te creëren:

Gebruik deze vragen om een set vragen te creëren die je zult gebruiken om je standaard ontwerpbref op te bouwen. Wees niet bang om jezelf ruimte te geven om je brief aan te passen indien nodig voor specifieke behoeften.

5. Verkrijg een extern perspectief

Raadpleeg ten slotte iemand buiten je directe team voor extra inzicht in wat je hebt opgebouwd. Maak gebruik van hun gedachten over het ontwerpproces en hoe je ontwerpbref verwarrend, gecompliceerd of niet voldoende ontwikkeld kan zijn.

Of het nu een vriend, familielid, mentor of collega is, dit perspectief kan waardevol blijken bij het voltooien van de oorspronkelijke ontwerpbref.

Verbeter je ontwerpproces & verhoog je klantcommunicatie met innovatieve tools. Hoewel ontwerpbrefs de klantcommunicatie en het algehele ontwerpproces kunnen revolutioneren, kan het in het begin een uitdaging zijn om ze te creëren, implementeren & volgen. Gelukkig kun je profiteren van innovatieve tools om je ontwerp- & klantcoöperatieproces te verbeteren.

Als je op zoek bent naar een digitale tool om je communicatie met klanten tijdens het ontwerpen een boost te geven, kijk dan eens naar Firmbee. Firmbee heeft een projectmanagementmodule waarmee ontwerpers en klanten een overzicht van projecten op elk moment kunnen krijgen. Het team achter Firmbee heeft een innovatieve functie ontwikkeld genaamd “gastlinks” – dit zijn links die naar klanten worden gestuurd waarmee ze het project, de fasen en de voortgang kunnen zien.

Met gastlinks kunnen ontwerpers en klanten ingrijpen of gestructureerde feedback geven als iets niet volgens plan verloopt.

Heb je nog andere tips over hoe je je klantcommunicatie kunt verbeteren tijdens het ontwerpen? Of heb je misschien ideeën die in een ontwerpbref moeten worden behandeld? Deel ze in de reacties.

Wil je op de hoogte blijven van onze inhoud? Sluit je aan bij onze Facebook-gemeenschap