4 voordelen van een instapgesprek. Welke vragen moet je stellen aan nieuwe medewerkers?

Instapgesprek – wanneer moet je het houden?

Traditioneel voeren bedrijven onboardingprocessen uit (volgens ontwikkelde praktijken, afhankelijk van de specifieke functie) om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer een goede introductie krijgt tot het bedrijf, het team en hun verantwoordelijkheden. Ze duren meestal een paar dagen (hoewel ze zich kunnen uitstrekken tot enkele weken of zelfs maanden) en zouden moeten leiden tot de nieuwe werknemer die goed bekend is met alle processen.

Maar hoe meet je of zo’n resultaat is behaald? Een instapgesprek dient precies dit doel. Dit type gesprek wordt meestal gevoerd in de vorm van een interview of vragenlijst aan het einde of na de onboardingperiode. Meestal is een vertegenwoordiger van de HR-afdeling verantwoordelijk, hoewel soms ook een supervisor kan deelnemen.

Wat zijn de voordelen van een instapgesprek?

Een goed uitgevoerd instapgesprek biedt beide partijen van het onboardingproces – zowel de werknemer als de hiring manager of HR-vertegenwoordiger – verschillende voordelen. De belangrijkste voordelen van zo’n actie zijn hieronder opgesomd.

• Evaluatie van het onboardingproces

Je wilt zeker een betrouwbare mening over de vraag of de uitgevoerde onboardingprocessen de verwachte resultaten opleveren. Tijdens een instapgesprek heb je de kans om te ontdekken hoe de nieuwe werknemer het onboardingproces heeft ervaren en of de eerste weken bij het bedrijf hun introductie en vestiging bevorderen. Dit type feedback van werknemers is de beste kennisbron voor jou en zal richtingen aanwijzen voor zowel verbetering als versterking, waardoor de implementatie nog responsiever wordt voor de verwachtingen van de werknemers.

• Verificatie van de naleving van verwachtingen

Het instapgesprek vergemakkelijkt ook de beoordeling van de compatibiliteit van de verwachtingen van de nieuwe werknemer met de werkelijke arbeidsomstandigheden van de organisatie. Een manager of HR-vertegenwoordiger kan de nieuwe werknemer vragen naar hun visie op de functie na het instapgesprek en of hun voorspellingen zijn uitgekomen. Een dergelijke procedure maakt het mogelijk om snel eventuele inconsistenties te detecteren en actie te ondernemen om deze op te lossen.

• Kennisverificatie

Dit type gesprek biedt ook de kans om ervoor te zorgen dat beide partijen dezelfde opvatting hebben over de rol die de persoon in de organisatie wordt verwacht te vervullen. Tijdens het gesprek kan de manager of HR-vertegenwoordiger de nieuwe werknemer vragen welke taken ze tijdens het onboardingproces hebben uitgevoerd en of ze hun rol in de organisatie begrepen en zich passend kunnen gedragen voor het succes van het bedrijf. Het aanpakken van zorgen in deze fase zal helpen om mogelijke problemen in de toekomst te voorkomen.

• Identificatie van ontwikkelingsbehoeften

Bovendien kan de manager of HR-vertegenwoordiger tijdens het gesprek ook de nieuwe werknemer vragen naar hun ontwikkelingsbehoeften, functieverwachtingen en welke trainingen of ontwikkelingsprogramma’s hen zouden helpen om hun werk beter te doen. Dit maakt het mogelijk om individueel afgestemde plannen te ontwikkelen die aansluiten bij de behoeften van de werknemer. Als gevolg hiervan kan men een grotere efficiëntie en motivatie op het werk verwachten.

Instapgesprek – voorbeeldvragen

Tijdens het instapgesprek kan de werknemer vragen tegenkomen die zowel betrekking hebben op het wervingsproces als op de eerste dagen of weken bij het bedrijf en in ruil daarvoor eerlijke meningen over de processen geven. Het zal ook van vitaal belang zijn om te vragen naar toekomstige verwachtingen, vooral op het gebied van ontwikkelingsmogelijkheden. Hier zijn enkele voorbeelden van vragen die populair zijn bij recruiters tijdens instapgesprekken:

1. Ben je tevreden met het uitgevoerde onboardingproces?
2. Hoe zou je je eerste werkdag beoordelen?
3. Hoe evalueer je je relatie met je supervisor?
4. Hoe beoordeel je je relatie met je team?
5. Zie je een verband tussen de taken die in de wervingsprocedure zijn aangegeven en de taken die je hebt uitgevoerd?
6. Hoe voel je je over je nieuwe werkplek?
7. Ben je bekend met de bedrijfscultuur/structuur/visie en missie?
8. Voel je je voldoende voorbereid om je taken uit te voeren?
9. Welke vaardigheden of kennis wil je opdoen door met ons samen te werken?
10. Welke ontwikkelingsrichtingen zie je voor jezelf?

Instapgesprek – samenvatting

Het verwerven van de juiste werknemer voor een specifieke functie is altijd een kostbaar proces – om deze reden hechten bedrijven in verschillende sectoren veel waarde aan het waarborgen dat het implementatieproces zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Dit wordt ongetwijfeld vergemakkelijkt door het opstellen van onboarding-schema’s waarbij zowel de HR-vertegenwoordiger als de hiring manager betrokken zijn. Een substantieel element hiervan zou het instapgesprek moeten omvatten, dat niet alleen de mogelijkheid biedt om te onderzoeken of de verwachte resultaten zijn behaald, maar bovenal een soort samenvatting geeft van de eerste weken van een nieuwe persoon op het werk. Het biedt ook een kans voor nieuwe medewerkers om hun mening te geven, wat zeker op enthousiasme zal stuiten.

Lees ook: 4 essentiële HR-metrics om je offboardingproces te meten en te verbeteren

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.