4 essentiële HR-metrics om je offboardingproces te meten en te verbeteren

Traditioneel meten medewerkers van de HR-afdeling de effectiviteit van hun wervingsprocessen met behulp van HR KPI’s, zoals kosten per aanwerving, tijd tot aanwerving en acceptatiepercentage. Ze onderzoeken ook de efficiëntie en retentie van medewerkers door het bijhouden van metrics zoals verlooppercentage, medewerkerstevredenheidsindex en verzuimpercentage. Een belangrijk proces dat vaak over het hoofd wordt gezien, is echter offboarding, dat zich richt op het voorbereiden van medewerkers op hun vertrek. In deze blogpost zullen we de essentie van het onboardingproces uitleggen, waarom het zo belangrijk is om dit goed uit te voeren en welke gerelateerde HR-metrics je in de gaten moet houden. Lees verder om meer te ontdekken.

4 essentiële HR-metrics – inhoudsopgave:

1. Wat is offboarding? Checklist voor offboarding van medewerkers
2. Belangrijke HR-metrics die je moet bijhouden in het offboardingproces
3. Samenvatting

Wat is offboarding? Checklist voor offboarding van medewerkers

Offboarding is een proces dat door de HR-afdeling wordt uitgevoerd en steeds vaker in de werkplek wordt geïmplementeerd. Het heeft als doel om het vertrek van een medewerker uit zijn of haar functie goed te plannen en uit te voeren, ongeacht of het hun beslissing was om te vertrekken of niet, om de bijbehorende stress voor alle betrokken partijen te minimaliseren. Hoewel de specifieke elementen van het proces afhankelijk zijn van het bedrijf en de organisatiecultuur, omvat het doorgaans de volgende fasen:

• Kennisgeving – dit kan worden geïnitieerd door de medewerker (vrijwillig vertrek) of de werkgever (ontslag) en moet schriftelijk worden gegeven. Voordat een schriftelijke kennisgeving wordt ingediend, kunnen de medewerker en de werkgever de redenen voor het vertrek of het beëindigen van het contract bespreken.
• Overdracht van verantwoordelijkheden – de taken en verantwoordelijkheden van de vertrekkende medewerker moeten worden overgedragen aan andere medewerkers of gedocumenteerd voor toekomstige referentie. Deze fase zorgt ervoor dat er geen verstoring van de bedrijfsvoering is en dat er een soepele overgang van werkverantwoordelijkheden plaatsvindt.
• Exitgesprek – exitgesprekken worden gevoerd met de vertrekkende medewerker om feedback te verzamelen over hun ervaring met de organisatie en het offboarding proces. Deze fase biedt de organisatie de kans om haar processen te verbeteren en eventuele problemen aan te pakken.
• Eindadministratieve taken – deze taken kunnen variëren afhankelijk van de organisatie, de werkvorm en de individuele situatie. Enkele veelvoorkomende taken zijn het retourneren van apparatuur, het overdragen van toegang tot accounts, het opruimen van het bureau en het resetten van alle wachtwoorden.
• Herbenoeming of vervanging – in deze fase moet de teamleider beslissen of de vacature moet worden ingevuld door een wervingsproces te openen of de rol aan iemand binnen het team toe te wijzen.

Belangrijke HR-metrics die je moet bijhouden in het offboardingproces

Offboarding is een belangrijk proces dat vaak wordt onderschat op de werkplek. Het kan een aanzienlijke impact hebben op de vraag of een vertrekkende medewerker een positieve of negatieve kijk op de organisatie heeft, wat op zijn beurt de werkgeversbranding van het bedrijf kan beïnvloeden. Daarom is het essentieel om te evalueren of het offboardingproces effectief is uitgevoerd. Hieronder staan enkele belangrijke indicatoren om te overwegen bij het evalueren van het offboardingproces.

Voltooiingspercentage exitgesprekken

Exitgesprekken zijn een cruciaal onderdeel van offboarding en tonen medewerkers aan dat hun mening nog steeds belangrijk is. Alle bedrijven, ongeacht de grootte, zouden deze moeten voeren. Exitgesprekken bieden waardevolle inzichten in de redenen voor het vertrek van een medewerker en bieden betrouwbare feedback over het bedrijf, het team of de supervisor. Het voltooiingspercentage van exitgesprekken kan de effectiviteit van het offboardingproces meten. Het wordt berekend door het aantal exitgesprekken te vergelijken met het totale aantal vertrekkers. Hoe hoger het voltooiingspercentage en hoe meer feedback je hebt weten te verkrijgen van de vertrekkende medewerker, des te succesvoller je offboardingproces is.

Tijd voor verwerking van statuswijzigingen

De efficiëntie van het offboardingproces is direct gerelateerd aan de duur ervan. Hoe sneller het wordt voltooid, hoe effectiever het team dat verantwoordelijk is voor de procedure is. Om dit te meten, kun je de tijd berekenen die nodig is om alle taken gerelateerd aan het vertrek van de medewerker uit te voeren, beginnend vanaf het moment dat ze hun ontslag indienen tot de laatste werkdag. Het is belangrijk om te beoordelen of er manieren zijn om het proces te optimaliseren en ervoor te zorgen dat alles binnen de wettelijk vastgestelde termijnen of op een manier die comfortabel is voor de medewerker, wordt gedaan. Om echter nauwkeurigheid te waarborgen, is het cruciaal om onderscheid te maken tussen vrijwillige ontslagen en beëindigingen bij het meten van deze indicator.

Verlooppercentage

Het meten van deze metric helpt je voor te bereiden op mogelijk langdurige pensioenprocessen die zich op de werkplek kunnen voordoen. Het is essentieel om extra zorg te besteden aan met pensioen gaande medewerkers door het offboardingproces eerder te starten (zoals het geleidelijk verminderen van het aantal werkuren of taken) en hen voldoende gelegenheid te geven om hun kennis door te geven in een comfortabel tempo. Om deze metric te berekenen, deel je het aantal medewerkers dat de pensioenleeftijd bereikt volgens de wet door het totale aantal medewerkers. Dit geeft je demografische informatie over je bedrijf en stelt je in staat om toekomstige offboardingbehoeften te anticiperen en te plannen.

Offboarding score

Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, is het de laatste kans om feedback te verzamelen en hun mening over de organisatie en haar processen te leren. Het is een goed idee om op de laatste werkdag van vertrekkende medewerkers een enquête te sturen, die verschillende gebieden dekt, zoals formele procedures, gevoelens tijdens gesprekken met hun supervisor of teamleden, en het exitgesprek. Op deze manier kunnen medewerkers suggesties doen over wat je zou moeten verbeteren of veranderen om een betere offboardingervaring te waarborgen.

Samenvatting

Het goed uitvoeren van offboarding vergemakkelijkt niet alleen een soepele overgang, maar helpt ook om een positieve indruk achter te laten bij de vertrekkende medewerker, vooral als ze getalenteerd zijn. Dit kan de kans op toekomstige samenwerking vergroten. Het offboardingproces mag dan ook niet worden verwaarloosd door de HR-afdeling, vooral niet nu het moeilijker wordt om geschikte medewerkers te vinden. Het meten van de hierboven genoemde metrics kan waardevolle inzichten opleveren en helpen om significante veranderingen in de bedrijfsvoering aan te brengen. Dit kan leiden tot een afname van de verlooppercentages.

Lees ook: Hoe word je een webapplicatie-analist? – taken, vaardigheden en salaris.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.