8 fasen van een goed offboardingproces voor medewerkers

Zowel onboarding als offboarding zijn essentiële tools voor het beheren van human resources in een organisatie. Het correct uitvoeren van processen met betrekking tot de aanpassing van nieuw aangenomen mensen (onboarding) en het vertrek van werknemers (offboarding) zijn cruciaal voor het ontwerp van werkgelegenheid en het effectieve gebruik van het potentieel van werknemers. Goed geplande en uitgevoerde offboarding van werknemers verbetert aanzienlijk het imago, zowel binnen als buiten de organisatie. Daarom is het zo belangrijk om passende houdingen en procedures te ontwikkelen met betrekking tot het ontslag van werknemers, ongeacht de vorm van beëindiging.

Offboarding van werknemers – inhoudsopgave:

1. Waaruit bestaat offboarding?
2. Fasen van goede offboarding van werknemers
3. Samenvatting

Waaruit bestaat offboarding?

Offboarding is een set van regels en procedures met betrekking tot het ontslag van een werknemer, ongeacht of de werknemer zelf ontslag neemt of door de organisatie wordt ontslagen. Het is een complex en moeilijk proces voor beide partijen, met veel zaken om rekening mee te houden. We moeten de offboardingprocedure van de werknemer uitvoeren met inachtneming van aspecten die verband houden met het onderhouden van goede relaties en het ondersteunen van de vertrekkende persoon, het identificeren van risico’s voor de onderneming en het ontwikkelen van goede interne communicatie.

Het doel van offboarding is om de impact die gepaard gaat met het verlies van werkcontinuïteit te minimaliseren, evenals om de vertrekkende werknemer in staat te stellen om alle lopende zaken in een vriendelijke sfeer en met ondersteuning van het management en collega’s af te ronden.

Fasen van goede offboarding van werknemers

Je kunt de offboarding van werknemers niet beperken tot alleen het gesprek met de werknemer over zijn vertrek uit het bedrijf. Het is belangrijk om te onthouden dat dit een proces is dat uit verschillende fasen bestaat, en binnen deze fasen een reeks acties en activiteiten omvat. Het is belangrijk om geen enkele fase over te slaan en ze correct uit te voeren.

1. Fase 1 – het geven van een opzegging, praten met de werknemer, het vaststellen van de vertrekvoorwaarden.

Zorg ervoor dat je het gesprek op een vriendelijke manier voert, zonder onnodige spanning. Het is cruciaal om de vertrekdatum te bepalen, hoe de taken zullen worden overgedragen, hoe verlof zal worden verrekend, en om ontslag tijdens de opzegtermijn te overwegen.

2. Fase 2 – communiceren van veranderingen aan het team.

Wanneer een werknemer vertrekt, speelt het communiceren van dit bericht naar de rest van het team een belangrijke rol. Het hele team moet informatie van de manager krijgen over personeelswijzigingen, de redenen voor het vertrek, belangrijke data, hoe de verantwoordelijkheden zullen worden overgedragen en de stappen die zullen worden genomen voor de vacante positie.

3. Stap 3 – overdracht van verantwoordelijkheden.

Om de continuïteit van het werk te waarborgen, moet de vertrekkende werknemer worden gevraagd om verantwoordelijkheden en belangrijke zaken over te dragen. Dit omvat in het bijzonder de reikwijdte van lopende projecten, onvoltooide taken, belangrijke interne en externe contractanten, evenals de toegang tot systemen, middelen, autorisaties en documenten.

4. Fase 4 – exitgesprek.

Dit is een samenvattend gesprek dat wordt gevoerd met de ontslagen werknemer. Het moet niet worden gevoerd door de directe supervisor, vanwege persoonlijke relaties die de kwaliteit en waarheidsgetrouwe informatie kunnen beïnvloeden. Het gesprek kan op elk moment tijdens de opzegtermijn worden gevoerd. Als de werknemer is ontslagen, maakt dit gesprek het mogelijk om kennis te verkrijgen van eventuele onregelmatigheden die zich in de organisatie voordoen en de mogelijkheid om deze te corrigeren. Het doel van een dergelijk gesprek is voornamelijk om informatie te verzamelen over de redenen voor ontslag, het niveau van werktevredenheid, motiverende middelen, interpersoonlijke relaties, ontwikkelingsmogelijkheden en de evaluatie van het imago van het bedrijf.

5. Fase 5 – administratieve activiteiten.

Uitvoering van formaliteiten met betrekking tot de afrekening van verlof, arbeidsverklaring, teruggave van bedrijfsmiddelen, verwijdering van persoonlijke bezittingen en toegang tot databases en programma’s.

6. Fase 6 – afscheid van het team.

Het is altijd een goed idee om op een vriendelijke manier afscheid te nemen. Voor de werknemer wordt het vertrek stressvol, terwijl de werkgever een goede naam en reputatie behoudt.

7. Fase 7 – conclusies en correctieprogramma.

Vat de redenen voor het vertrek samen en identificeer acties om het aantal door werknemers geïnitieerde vertrekken in de toekomst te verminderen. Ontwikkel en implementeer op basis van de verzamelde informatie een herstelplan.

8. Stap 8 – communicatie met de voormalige werknemer.

Het onderhouden van een positieve relatie met de ontslagen werknemer kan zich vertalen in een verbeterd bedrijfsimago en effectievere wervingsinspanningen om nieuw talent aan te trekken.

Samenvatting

We moeten offboarding niet beschouwen als een mislukking, maar als een les en een aanwijzing om de bestaande tekortkomingen in de organisatie te verbeteren. Ook in het geval van ontslag door de werkgever, minimaliseert een goed uitgevoerd offboardingproces de wrok of uiting van negatieve meningen door voormalige werknemers en zal het positieve herinneringen en ervaringen versterken. Bovendien vertaalt het zich in het creëren van positieve houdingen ten opzichte van het vertrek door aan te geven dat een verandering van werk een begin is van een nieuwe fase in het professionele leven.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.