Wie heeft een FMS nodig? 5 tekenen dat je een freelance managementsysteem in je organisatie nodig hebt

We hebben al geschreven over de voordelen van een freelance management systeem in het artikel “Hoe helpt een freelance management systeem je op het werk?” Maar hoe herken je of jouw bedrijf een FMS nodig heeft? Wat zijn de tekenen die aangeven dat dit systeem niet alleen het beheren van freelancers gemakkelijker zou maken, maar ook de traditionele bedrijfsmodellen die in jouw organisatie worden gebruikt zou verbeteren? Laten we vandaag enkele alarmerende aanwijzingen doornemen die impliceren dat een bedrijf moet overstappen naar een modern freelancer management systeem.

5 tekenen dat je een FMS nodig hebt – inhoudsopgave:

1. Vertraagde deadlines
2. Werk verloren in e-mail
3. Geen mogelijkheid om voortgang te monitoren
4. Ideeën die vervagen
5. Onverwachte en frequente misverstanden

Vertraagde deadlines

Waarschijnlijk zijn we allemaal in onze carrières wel eens een situatie tegengekomen waarin sommige taken steeds worden uitgesteld. Het gaat hier niet om gevallen van onvoorziene omstandigheden zoals ziekte of plotselinge familieomstandigheden. Die kunnen iedereen overkomen. We hebben het over late deadlines die verband houden met situaties waarin freelancers meerdere projecten moeten afronden en niet weten hoe ze zichzelf moeten organiseren om deze op tijd af te ronden.

Werk verloren in e-mail

Het gebruik van freelancers die op meerdere locaties over de wereld werken en dus in meerdere tijdzones, heeft veel voordelen. Een enorme belemmering van dergelijke samenwerking over meerdere tijdzones is het gebrek aan een goed platform om te communiceren en de voortgang van het werk te controleren. Hier kunnen freelancer management systemen van pas komen, omdat ze functioneren als zo’n platform. Ook hebben tijdsverschillen een grote invloed op de snelle communicatie tussen het bedrijf en de opdrachtnemers. Een freelancer die in Oost-Europa werkt, leest bijvoorbeeld een e-mail die vanuit een kantoor in de Verenigde Staten is geschreven, de volgende dag. Zo ontstaan vertragingen waardoor het project zijn deadline overschrijdt.

Geen mogelijkheid om voortgang te monitoren

Een van de voordelen van het gebruik van de diensten van freelancers is dat ze vanuit hun huis kunnen werken, wat resulteert in lagere kosten voor het bedrijf door het verminderen van uitgaven die verband houden met elektriciteitsrekeningen of het huren van een dedicated kantoor. Een groot nadeel, vooral onder nieuwe freelancers, is echter het gebrek aan controle over hun werk. De ene dag kunnen ze zichzelf mobiliseren door regelmatig e-mails te beantwoorden en rapporten te genereren, de volgende dag is hun werk niet zo systematisch als de dag ervoor. FMS biedt de mogelijkheid om de opdrachten constant te monitoren en het controleren van de voortgang mobiliseert de freelancer intern om systematisch te werken.

Ideeën die vervagen

Het ontbreken van een enkel platform om freelancers te beheren, is eigenlijk het gebrek aan een virtueel kantoor. Een kantoor waar niet alleen de baas wordt gehoord, maar ook een ontmoetingsplaats waar iedereen verontrustende kwesties bespreekt en werknemers hun gedachten en ideeën delen. Hoe vaak is het voorgekomen dat er tijdens vergaderingen en planningen geen nieuwe ideeën zijn ontstaan of verbeteringen zijn voorgesteld met betrekking tot het werk in het bedrijf?

Met een goed freelancer management systeem kun je de voortgang van bepaalde projecten volgen en excelbalken of grafieken op één plek hebben en ook een virtuele ontmoetingsplaats hebben. Een plek waar je ideeën en gedachten kunt delen. Als je een gebrek aan nieuwe ideeën in jouw bedrijf opmerkt van mensen die erin werken, moet je nadenken of dit niet wordt veroorzaakt door de verspreiding van specialisten die erin werken.

Onverwachte en frequente misverstanden

In het tijdperk van digitale communicatie die afstanden en tijdzones overstijgt, is het heel gemakkelijk om misverstanden te hebben. Hoe vaak is het voorgekomen dat iemand tijdens het sms’en of e-mailen enkele ingewikkelde details miste en daarna veel vragen had die leidden tot misverstanden en af en toe zelfs woede? Hoe vaak heb je je eigenlijk gerealiseerd dat als je hetzelfde tegen iemand face-to-face of via een videogesprek had gezegd, dergelijke situaties hadden kunnen worden vermeden? Een goed FMS helpt om dergelijke situaties te vermijden door een plek te creëren waar iedereen alle kwesties in real-time kan verduidelijken en die informatie niet in de e-mailinboxen van de ontvangers blijft hangen.

Als een van de waarschuwingssignalen van toepassing is op jouw bedrijf, of nog erger, je merkt dat de meeste van hen van toepassing zijn, is het de juiste tijd om te overwegen een FMS te implementeren. We verzekeren je echter dat het niet zo’n moeilijke taak is als je misschien denkt. Om dat te bewijzen, hebben we een apart artikel voorbereid over hoe je een FMS effectief in jouw bedrijf kunt implementeren.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.