Virtuele teambuilding evenementen en bedrijfsfeesten. Hoe plan je ze en voer je ze uit?

De periode van lockdowns heeft ons echter laten zien dat ook verschillende soorten evenementen – zoals een teambuilding, conferentie of training – online kunnen worden georganiseerd. In veel opzichten lijkt het plannen van zo’n evenement op het werken aan een fysiek evenement, maar het vereist dat er rekening wordt gehouden met een aantal extra factoren. Hieronder beschrijven we 4 belangrijke stappen die absoluut moeten worden genomen om teambuilding evenementen in deze vorm te realiseren.

Bepalen van het doel, de doelgroep en het budget voor teambuilding evenementen

Relaties opbouwen tussen werknemers, het vieren van het succes van het bedrijf, nieuwe zakelijke contacten leggen? Voordat je begint met enige activiteiten binnen de organisatie, moet je absoluut bepalen welk doel je voor ogen hebt, wat vooral zal bepalen wie er zal deelnemen (leeftijd, interesses, functies). Je moet namelijk anders te werk gaan bij het plannen van een evenement voor werknemers (meestal in de vorm van een teambuilding) dan wanneer je een ontmoeting wilt hebben met klanten, leveranciers of zakelijke partners.

Vervolgens is het ook de moeite waard om na te denken over welk budget er beschikbaar is. Hoewel online bedrijfs evenementen, virtuele evenementen niet zo kostbaar zijn als traditionele, kunnen ze nog steeds bepaalde uitgaven vereisen (bijvoorbeeld voor het platform, prijzen voor deelnemers, vergoeding voor gasten – afhankelijk van de geplande attracties).

Probeer Firmbee gratis!

Kiezen van het juiste hulpmiddel

Na het bepalen van bovenstaande kwesties kun je overgaan naar de volgende stap, namelijk het kiezen van het juiste platform voor het organiseren van een teambuilding evenement of een ander evenement. Dit vereist een analyse van de beschikbare opties (zoals Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting of speciale platforms voor het organiseren van virtuele evenementen zoals Hopin of Remo). Vervolgens moet je beslissen of je gebruikmaakt van een tool die dagelijks als communicator voor werknemers dient, of dat je kiest voor een nieuwe oplossing.

Het is de moeite waard om een oplossing te kiezen die hoge kwaliteit van beeld en geluid biedt, en die interactie tussen deelnemers mogelijk maakt, maar vooral die voorbereid is om om te gaan met een grotere belasting (bijvoorbeeld 100 of meer mensen tegelijk).

Ontwikkeling van het programma voor het teambuilding evenement

De volgende stap die moet worden genomen is het ontwikkelen van een aantrekkelijk evenementplan voor de deelnemers. Afhankelijk van het type dat je kiest (teambuilding, netwerkevenement met partners, enz.), is het de moeite waard om geschikte attracties te selecteren, zoals:

• lezingen en workshops die de kennis uitbreiden en vaardigheden versterken,
• spellen en activiteiten die een uitstekende manier zijn om relaties op te bouwen tijdens het vermaak,
• wedstrijden en quizzen met de mogelijkheid om je kennis en vaardigheden te testen (bij voorkeur tegen de klok met een element van competitie tussen deelnemers en met het toekennen van prijzen aan het einde om de betrokkenheid te vergroten),
• creatieve workshops (vergeet echter niet dat je de deelnemers de benodigde uitrusting naar hun huizen moet sturen).

Het evenement uitvoeren

Voor het virtuele teambuilding evenement of een ander bedrijfs evenement, zorg ervoor dat je als organisator de juiste technische infrastructuur hebt, inclusief een stabiele internetverbinding en computerhardware (headset, luidspreker, werkende camera, enz.). Organiseer ook technische repetities om mogelijke problemen te voorkomen. Op de dag van het evenement, vergeet niet om de deelnemers in het begin te verwelkomen en hen het doel van de bijeenkomst voor te stellen, gebruik verschillende vormen van activiteit en neem regelmatig pauzes (je kunt hen in deze tijd drankjes en snacks aanbieden die door het bedrijf worden betaald). De sleutel tot een succesvol virtueel evenement is de betrokkenheid van de deelnemers, het streven naar het bereiken van doelen en flexibiliteit in het aanpassen aan veranderende omstandigheden – probeer dit gedurende het hele evenement te waarborgen.

Teambuilding evenementen en andere online bedrijfs evenementen – samenvatting

Met de juiste organisatie kan een teambuilding evenement of een ander bedrijfs evenement in online vorm net zo aantrekkelijk en effectief zijn als een fysiek evenement, hoewel ze ongetwijfeld een andere aanpak vereisen, vooral als het gaat om het verhogen van de creativiteit bij het plannen van attracties. Ze zijn echter verbonden met minder werk, en daardoor is er minder behoefte aan het inzetten van middelen.

Ongeacht of je nu een online of offline evenement plant, je kunt het jezelf gemakkelijker maken om alle taken uit te voeren door gebruik te maken van het projectmanagementprogramma Firmbee. Hiermee kun je met behulp van kanban-borden alle taken verdelen, to-do-lijsten maken, prioriteiten stellen, om later de uitvoering (en het budget) te controleren en informatie uit te wisselen met andere mensen, met alles wat belangrijk is op één plek.

Als je de inhoud die we creëren leuk vindt, kijk dan ook eens: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.