Wat is HRIS? Essentiële informatie

Wat is HRIS? Nieuwe technologieën worden steeds vaker gebruikt op alle organisatieniveaus van een bedrijf. Ze ondersteunen de implementatie en het goed functioneren van processen, waardoor de efficiëntie van het bedrijf verbetert. Vastgestelde normen evolueren met de veranderende omgeving en omstandigheden, waardoor een hoog niveau van concurrentievermogen in een dynamische markt wordt behouden. Dit verwijst ook naar het beheer van human resources en HR-systemen die personeelsbeleid ondersteunen. Een van dergelijke systemen is HRIS, dat wordt gebruikt voor het controleren van de uitvoering van HR-plannen en -doelstellingen en ter ondersteuning van het werk van de HR-afdeling. Lees verder.

Wat is HRIS? – inhoudsopgave:

1. Wat is HRIS?
2. Twee pijlers van HRIS
3. Functies van HRIS
4. Samenvatting

Wat is HRIS

HRIS (Human Resources Information System) is een tool die informatie over werknemers en personeelsprocedures verzamelt en verwerkt. Het is een tool die management, controle en analyse mogelijk maakt. Het systeem organiseert personeelsactiviteiten en -processen en houdt registraties en bestanden bij die de generatie van verschillende soorten rapporten mogelijk maken.

Informatie wordt op twee manieren overgedragen, van de organisatie naar de werknemers en terug. Het systeem vermindert de bureaucratie aanzienlijk door handmatige en papiergebaseerde HR-processen te elimineren. HRIS heeft functies ter ondersteuning van werving en het aantrekken van waardevolle werknemers, salarisbeheer en tijdregistratie (korte afwezigheden, verlof, zakenreizen).

Twee pijlers van HRIS

HRIS is gebaseerd op twee essentiële elementen die de pijler en basis vormen van het human resource management van een organisatie, waardoor een verbeterde algehele efficiëntie wordt gegarandeerd. Dit zijn: organisatiestructuur en beheer van werknemersgegevens.

Wat betreft de organisatiestructuur omvat de HRIS rollen, functies en rapportagehiërarchie. Het systeem bepaalt verantwoordelijkheden en zorgt voor functionaliteit en operationele consistentie. De meest waardevolle hulpbron van elke organisatie is menselijk kapitaal.

Met geautomatiseerde processen die efficiënte werving, selectie en aanpassing ondersteunen, is het mogelijk om professionele en gekwalificeerde medewerkers aan te trekken. Het plaatsen van werknemers in de juiste posities en in de juiste structuur maakt het mogelijk om geplande strategische doelen te bereiken.

Het tweede element van het HRIS-systeem is het beheer van werknemersgegevens. Op dit niveau is HRIS vergelijkbaar met een CRM-systeem, dat zich bezighoudt met klantrelatiebeheer. In dit geval verwijst het echter naar de relatie tussen werkgever en werknemer.

HRIS is een soort kennisbasis over werknemers, het verzamelt alle noodzakelijke informatie op het gebied van gevoelige gegevens zoals persoonlijke gegevens, huisadres, datum van indiensttreding, werkgeschiedenis, salaris, beloningen en opgelegde straffen. De verzamelde informatie is het startpunt voor de professionele ontwikkeling en loopbaanplanning van individuele werknemers.

Het helpt om trainingen af te stemmen op werkelijke behoeften, waardoor de prestaties verbeteren. Bovendien maakt de automatisering van processen standaardisatie van documentatie, rapportage en het gebruik van selfservicefuncties door werknemers mogelijk.

Functies van HRIS

HRIS bestaat uit de twee eerder genoemde pijlers. Binnen elk van hen kunnen echter verschillende functies en tools worden gebruikt. De optimale keuze van functies hangt af van de grootte van de organisatie en de HR-behoeften. Bij het kiezen van een systeem zijn er twee belangrijke factoren om rekening mee te houden:

• Alle aspecten van human resource management moeten worden weerspiegeld in het gekozen systeem. Er moet een complete en complementaire oplossing zijn voor werving, onboarding van werknemers, training, ontwikkeling en toegang tot HR-informatie.
• Het systeem moet consistentie tussen de HR- en financiële afdelingen waarborgen. Het combineren van de HR- en financiële modules vermindert de arbeidskosten aanzienlijk. Het biedt een duidelijk beeld van de behaalde prestaties in relatie tot het salaris. De werking en het gebruik van het systeem zullen gemakkelijker zijn als de bovengenoemde modules op één platform zijn gekoppeld en op één technologie zijn gebaseerd.

Samenvatting

Technologische vooruitgang en de ontwikkeling van digitalisering hebben een enorme invloed gehad op moderne organisaties. Nieuwe IT-oplossingen zijn gericht op het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het bereiken van strategische doelen. Automatisering van HR-managementprocessen verandert de manier waarop mensen werken, verlaagt kosten en vergemakkelijkt controle.

Dit heeft veel voordelen, maar het brengt ook risico’s met zich mee op het gebied van interpersoonlijke relaties, vooral dehumanisering op de werkplek. Alleen opereren op basis van een gecomputeriseerd systeem kan leiden tot de subjectieve behandeling van werknemers, zonder hen de kans te geven om hun gevoelens te uiten, wat op zijn beurt stressvolle situaties kan veroorzaken. Daarom is het zo belangrijk om het HRIS-systeem goed te implementeren, rekening houdend met de aanpassingsfase en werknemers te overtuigen van de voordelen van werkautomatisering.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.