Wat is functieanalyse? 7 toptechnieken om een functieanalyse in HRM uit te voeren

Wat is functieanalyse? Heb je ooit deze term gehoord, weet je wat je moet doen om de positie van een werknemer te analyseren? Als je niet weet wat functieanalyse is – het is een goed moment om je in te lezen – lees het artikel en ontdek meer over de definitie van functieanalyse en de meest bekende technieken die worden gebruikt voor functiebeoordeling.

Wat is functieanalyse? – inhoudsopgave:

1. Wat is functieanalyse?
2. Analyse van de functieomschrijving
3. Technieken van functieanalyse
4. Vaardighedenanalyse
5. Analyse van competenties
6. Samenvatting

Wat is functieanalyse?

Functieanalyse is een beoordelingsproces dat de rol en de competenties omvat die nodig zijn voor een specifieke functie. Het is een van de belangrijkste methoden van personeelsmanagement in elke organisatie. Het doel van de analyse heeft verschillende aspecten en doelen: beschrijving van de functie, planning van loopbaanontwikkeling, organisatie van de werkplek, selectie en werving, evaluatie van functies en voorbereiding van de loonstructuur in het bedrijf.

Functieanalyse omvat systematische verzameling van informatie met betrekking tot de gegeven functie, met de focus op de voordelen die voortkomen uit het hebben van een dergelijke positie in het bedrijf. Daarnaast concentreert functieanalyse zich op de noodzakelijke vaardigheden en kennis die de persoon die op deze functie werkt, nodig heeft.

Analyse van de functieomschrijving

Analyse van de functieomschrijving moet informatie bieden in relatie tot gedetailleerde vragen zoals:

• Waarvoor is de functieomschrijving?
• Wat is de reikwijdte van de taken?
• Waar is de werknemer verantwoordelijk voor?
• Wat is het niveau van effectiviteit van de lopende activiteiten?
• Wat is de structuur van de rapportagelijnen?
• Wat zijn de motivatiefactoren?
• Wat zijn de werkomstandigheden, werkplekuitrusting en ergonomie?

Analyse van de functieomschrijving is een praktijk die gericht is op het verzamelen van specifieke informatie. De allereerste stap van de analyse vereist het gebruik van documentatie van het bedrijf om meer te weten te komen over de onderneming, haar doelen, procedures en organisatiestructuur.

In de volgende stap worden de functie, taken, lopende activiteiten en het algemene doel van de functie onder de loep genomen. In deze fase is het nuttig om een gesprek te hebben met de manager van de afdeling of sectie en de werknemers. Het is voordelig om de werknemers te vragen om een dagboek bij te houden van de lopende activiteiten gedurende een week of twee. Observatie van de werkplek is nuttig, evenals het schaduwwerken gedurende de dag.

Technieken van functieanalyse

Er zijn veel technieken van functieanalyse die helpen om gegevens snel en effectief te verzamelen.

• Gesprek – meestal gehouden met werknemers. Alle verzamelde gegevens moeten worden geverifieerd met de manager of teamleider. De belangrijkste zaken zijn: het niveau van onafhankelijkheid, typische problemen, moeilijkheidsgraad, benodigde kwalificaties, benodigde vaardigheden. Voordelen: flexibiliteit, eenvoud. Nadelen: tijdrovend, arbeidsintensie analyse van informatie.

• Vragenlijsten – ingevuld door de werknemers, geverifieerd door de manager of teamleider. Hier is de formulering van de vragenlijst cruciaal, die eenvoudige, transparante, begrijpelijke vragen moet bevatten. Voordelen: nuttig voor de analyse van veel functies, bespaart veel tijd. Nadelen: voorbereiding van de vragenlijst is tijdrovend, de nauwkeurigheid van de resultaten hangt af van de kwaliteit van de vragenlijst en de interpretatieve vaardigheden van de respondenten.

• Checklist – in deze methode wordt een specifiek type vragenlijst gebruikt. De vragenlijst is sterk gestructureerd en bevat alleen vragen die vereisen dat een respondent “ja” of “nee” aankruist. De respondenten kunnen alleen de kenmerken van de functie controleren of beoordelen. De checklist kan gebaseerd zijn op een lange lijst van vragen-taken die de werknemers alleen moeten markeren als ze betrekking hebben op hun functie. Voordelen: eenvoud, goed voor veel verschillende functies. Nadelen: voorbereiding van de checklist is tijdrovend, niet geschikt voor kleine groepen deelnemers.

• Observatie – vereist constante aanwezigheid tijdens het werk, wanneer de volledige informatie over de functie wordt verzameld: duur van taken, methoden, procedures – dit kan allemaal worden gemonitord tijdens de observatie. Voordelen: nuttig voor sleutelposities, objectiviteit. Nadelen: zeer tijdrovend, niet geschikt voor alle functies die mentale activiteiten omvatten die niet observeerbaar zijn.

• Zelfbeschrijving – geschreven beschrijving van de functie en alle taken gemaakt door de werknemer. Voordelen: geen voorbereidingsfase, uitgebreide vergelijkingsmateriaal. Nadelen: moeilijkheden bij het schrijven van de beschrijving, subjectiviteit, behoefte aan training of richtlijnen voordat de taak wordt uitgevoerd.

• Dagboeken en rapporten – dagelijks bijgehouden, beschrijvend voor een typische dag, uur na uur. Dergelijke dagboeken kunnen na elke werkdag worden opgesteld. Dagboeken zijn bijzonder nuttig voor managementfuncties. Voordelen: geen voorbereidingsfase, uitgebreide vergelijkingsmateriaal. Nadelen: moeilijkheden bij het schrijven van de beschrijving, subjectiviteit, behoefte aan training of richtlijnen voordat de taak wordt uitgevoerd.

• Hiërarchische analyse van taken – verdeelt taken in hiërarchische sets van taken en sub-taken. Deze methode toont alle taken op een duidelijke en transparante manier, beschrijft normen van werking en werkomstandigheden. Het wordt meestal gebruikt voor functies in de blauwe boorden. Voordelen: gedetailleerde analyse van doelen met een duidelijke weg om ze te bereiken. Nadelen: tijdrovend, vereist hoge competenties van de analist.

Vaardighedenanalyse

De volgende fase van functieanalyse is het onderzoek naar de vaardigheden die nodig zijn voor de gegeven functie. Het belangrijkste doel van een dergelijk onderzoek is informatie over de vaardigheden die nodig zijn om een bepaald niveau van effectiviteit te bereiken. De functie wordt voornamelijk geanalyseerd met betrekking tot de vaardigheden en capaciteiten die vereist zijn voor de functie. Vaardighedenanalyse wordt voornamelijk gebruikt voor kantoor- en handarbeid met behulp van technieken zoals:

• Verdeling van werk – functieanalyse door alle taken, processen en verantwoordelijkheden te verdelen.
• Analyse van handvaardigheid – observatie van ervaren werknemers tijdens hun werk, gedetailleerde beschrijving van bewegingen en lichaamshoudingen.
• Takenanalyse – het doel van de analyse is om mogelijke moeilijkheden te vinden en gerelateerde trainingstechnieken te ontwikkelen.
• Foutenanalyse – analyse van typische fouten die optreden in relatie tot de gegeven functie, vooral die welke financiële implicaties hebben.
• Analyse van leervermogen – beoordeling van leervermogen dat helpt om bevredigende resultaten te behalen.

Analyse van competenties

De analyse van competenties is gerelateerd aan de gedrags- en functionele vaardigheden van de werknemer. De analyse richt zich op de competenties die nodig zijn voor de gegeven functie. Er zijn verschillende technieken die worden gebruikt voor de analyse van competenties:

• Advies van een expert – een zeer brede en niet erg effectieve techniek die inhoudt dat er advies wordt gezocht van een ervaren individu, die wordt gevraagd om een lijst van competenties op te stellen.
• Gestructureerd gesprek – het gesprek dat met veel werknemers wordt gehouden, is gebaseerd op een lijst van competenties en maakt een gedetailleerde schatting van de positieve en negatieve indicatoren van gedrag mogelijk die de effectiviteit van het werk beïnvloeden.
• Workshop – workshops worden geleid door individuen met professionele kennis en werkervaring. De belangrijkste competenties van de organisatie worden met deze techniek beoordeeld.
• Functionele analyse – is een beschrijving van het belangrijkste doel van de functie met de definitie van de strategische functie ervan.
• Analyse van kritieke gebeurtenissen – analyse van competenties op basis van echte, voorkomende kritieke gebeurtenissen.

Functieanalyse – samenvatting

Effectief personeelsmanagement in de organisatie vereist regelmatige uitvoering van functieanalyse. De resultaten van de analyse zijn het startpunt voor de realisatie van vele doelen. Analyses maken de voorbereiding van functieomschrijvingen, evaluatie van functies en het vaststellen van de loonstructuur in het bedrijf mogelijk. Functieanalyse is onschatbaar als een hulpmiddel voor motivatie, beoordeling en beloning van werknemers. De verkregen resultaten kunnen de richting van toekomstige ontwikkeling aangeven en de mogelijke manieren van effectief gebruik van menselijke middelen tonen. Het managementteam kan dergelijke informatie gebruiken om de doelen van de organisatie te bereiken.

Je hebt net gelezen over functieanalyse. Bekijk de 5 meest populaire soorten crowdfunding

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.