Wat is een organigram?

Toch is er nog één element van extreem belang dat je misschien hebt weggelaten – de efficiënte structuur die een bedrijf of organisatie opzet. Deze structuur bestaat uit afhankelijkheden en verantwoordelijkheden die effectief worden gevisualiseerd door het zogenaamde organigram. Hieronder leggen we uit wat dit hulpmiddel precies is, en wijzen we op de voordelen die het gebruik ervan met zich meebrengt voor bedrijven en instellingen die in verschillende sectoren opereren.

Organigram – of wat?

Een organigram is niet zomaar een eenvoudige, rechttoe rechtaan tekening, maar een complex managementinstrument om de structuur van een bepaald bedrijf, instelling of andere entiteit weer te geven – maar vooral te begrijpen. Het is een grafische visualisatie van de hiërarchie (van het hoogste naar het laagste niveau), de verdeling van verantwoordelijkheden en de verbindingen tussen verschillende entiteiten (verschillende teams of individuen).

Het is een handig middel voor werknemers (vooral voor degenen die net beginnen), omdat het hen helpt de structuur van een bedrijf of instelling te zien door de rollen van elke eenheid en hun verantwoordelijkheden en competenties duidelijk te definiëren. Het kan ook praktisch zijn voor buitenstaanders (zoals potentiële investeerders of partners) die willen weten hoe een bedrijf of instelling opereert. De essentie van een organigram ligt daarom in het waarborgen van transparantie en effectief beheer van de beschikbare middelen.

Wat bevat het organigram?

Er zijn verschillende soorten hulpmiddelen beschreven (van hiërarchisch, tot functioneel, tot matrix, d.w.z. gericht op lopende projecten). Welke elementen precies zijn opgenomen, hangt af van de specifieke situatie (vooral de grootte van de entiteit en de sector waarin deze opereert). Meestal bevat het echter informatie over elementen zoals:

• executives – in het hoogste deel van de visualisatie staan de belangrijkste uitvoerende functies die verantwoordelijk zijn voor het nemen van belangrijke beslissingen met betrekking tot het hele bedrijf of de instelling. Hier verschijnen meestal mensen zoals de president, de vice-president, algemeen directeuren (van gebieden zoals HR, marketing, ontwikkeling, verkoop, enz.), en soms topmanagers,
• individuele divisies of afdelingen – elke afdeling (bijv. marketing, HR, IT, verkoop, juridische zaken en compliance, enz.) wordt vertegenwoordigd door een apart blok, en daarin zijn individuele posities en rollen opgenomen (binnen afdelingen kunnen er ook teams zijn die verantwoordelijk zijn voor een specifiek gebied, bijv. binnen de marketingafdeling het communicatie-, prestatie- en outreachteam),
• Verdeling van posities – binnen elke afdeling of divisie worden ook de specifieke posities die in het bedrijf of de instelling bestaan, vermeld (van directeuren tot senior en junior specialisten, tot stagiaires en trainees), vaak met hun toegewezen verantwoordelijkheden,
• communicatielijnen en ondergeschiktheid – als onderdeel van de grafische weergave van de structuur wordt ook aangegeven wie verantwoordelijk is voor het rapporteren van zijn activiteiten en aan wie zo’n rapport moet worden voorgelegd,
• sleutel/legenda – een grafische visualisatie bevat vaak ook een sleutel of legenda die de betekenis van verschillende symbolen en lijnen in het diagram uitlegt. Dit maakt het voor alle gebruikers gemakkelijk om de structuur te zien en de betekenis van alle verschillende elementen te begrijpen.

Waarom zou een bedrijf een organigram moeten hebben?

Wat heeft het voor nut om een organigram op te stellen? Ten eerste kunnen werknemers op deze manier gemakkelijker hun plaats in de structuur begrijpen – ze weten wat hun taken zijn, aan wie ze precies verantwoordelijk zijn (zowel binnen de basis- als hogere niveaus) en tot wie ze zich kunnen wenden in geval van een probleem.

Bovendien, als ze de ondersteuning van een persoon uit een andere afdeling nodig hebben, kunnen ze zelf in het organigram controleren wie verantwoordelijk is voor een bepaald gebied en er zeker van zijn (in de meeste gevallen) dat ze de kwestie aan de juiste persoon hebben doorverwezen. Op deze manier helpen duidelijk gedefinieerde communicatielijnen en verantwoordelijkheden verwarring en werkonderbrekingen te voorkomen. Tegelijkertijd maakt de beschreven grafische visualisatie het ook mogelijk om gebieden te identificeren waar er hiaten of te veel werkdruk is, wat zorgt voor een efficiëntere verdeling van activiteiten.

Organigram – samenvatting

Gegeven de hierboven genoemde voordelen, kunnen we met zekerheid zeggen dat het beheren van een bedrijf, instelling of andere entiteit zonder een organigram een ontmoedigende en uiterst moeilijke taak zou zijn. De communicatie zou langer duren, beslissingen zouden minder doordacht zijn (vanwege het gebrek aan volledige kennis van de interne structuur en relaties), en middelen zouden op een niet-geoptimaliseerde manier worden ingezet.

Een organigram vergemakkelijkt het management, terwijl het ook een begrip van het bedrijf of de instelling als geheel mogelijk maakt en gebieden identificeert waar verbeteringen en veranderingen kunnen worden doorgevoerd voor verdere groei en succes. Daarom zou elk bedrijf en elke instelling – zelfs een klein bedrijf – ervoor moeten zorgen dat er een nauwkeurig en (cruciaal) actueel organigram wordt gemaakt.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.