Alles over het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. Kan het worden gebruikt in e-commerce?

Bedrijfsvoering is gebaseerd op vele complexe procedures. Elke dag kunnen er in elk van deze procedures fouten en tekortkomingen optreden die te laat worden opgemerkt, wat uiteindelijk leidt tot financiële verliezen. Weet je hoe je onregelmatigheden vroeg kunt opsporen en verspilling van middelen kunt voorkomen? Profiteer van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. Lees verder om meer te ontdekken.

In kaart brengen van bedrijfsprocessen – inhoudsopgave:

1. Wat is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?
2. Soorten bedrijfsproceskaarten
3. Software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
4. De voordelen van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
5. De nadelen van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
6. In kaart brengen van bedrijfsprocessen in e-commerce
7. Samenvatting

Wat is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?

Elk proces dat zich in het bedrijf afspeelt (productbeheer, verkoopproces, enz.) kan worden onderverdeeld in specifieke activiteiten die leiden tot het bereiken van het gestelde doel. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is de visuele weergave van wat er in het bedrijf gebeurt en wie verantwoordelijk is voor elke taak.

Het is een nuttig hulpmiddel dat je in staat stelt om het bedrijf vanuit een breder perspectief te bekijken. Dankzij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kun je onregelmatigheden in de processen opsporen, hun impact elimineren of verminderen, de productiviteit verhogen en de kosten verlagen. Al deze stappen zijn cruciaal voor het maken van winst.

Soorten bedrijfsproceskaarten

Om de gang van elk proces te illustreren, kun je enkele hulpmiddelen gebruiken die hiervoor zijn gemaakt. Hieronder vermelden we de meest gebruikte in de praktijk:

Basis stroomdiagram

Bepaalde symbolen voor stroomdiagrammen worden gebruikt om het te maken, bijvoorbeeld rechthoeken die elke stap in het proces vertegenwoordigen, pijlen die de richting van de actie aangeven, en diamanten die beslissingen symboliseren die nodig zijn om verder te gaan. Het maken van zo’n diagram is vrij eenvoudig en stelt je in staat om verschillende processen te visualiseren, bijvoorbeeld verkoop en productie.

Waarde stroomkaart

Het is vergelijkbaar met het basis stroomdiagram dat hierboven is beschreven en wordt vaak gebruikt als onderdeel van lean managementstrategieën. Een waarde stroom kan worden begrepen als alle activiteiten die door het bedrijf worden ondernomen in zijn operationele processen. Het maken van een waarde stroomkaart houdt op zijn beurt in dat de huidige staat wordt vergeleken met de toekomstige staat.

Bij het analyseren van de huidige staat, let vooral op de tijd die nodig is om bepaalde activiteiten uit te voeren. De toekomstige staat (de ideale staat waar we naar moeten streven) vertegenwoordigt de tijd wanneer het product klaar moet zijn en de klant moet bereiken om aan hun behoeften te voldoen. Opkomende discrepanties tussen de huidige staat en de toekomstige staat zijn zogenaamde knelpunten, die leiden tot verspilling van middelen en verminderde productiviteit.

Swimlane

Dit is een iets meer uitgebreide versie van het basis stroomdiagram. Naast het beschrijven van individuele activiteiten binnen het proces, omschrijft het ook de taken waarvoor specifieke afdelingen of medewerkers verantwoordelijk zijn. Dankzij dit is het gemakkelijker om de verbinding tussen de partijen die deelnemen aan het proces te zien.

SIPOC

SIPOC staat voor Leverancier, Invoer, Processen, Uitvoer, Klanten. Het vestigt de aandacht op de geselecteerde belanghebbenden die betrokken zijn bij de processen van het bedrijf en de activiteiten die voortvloeien uit die processen.

Software voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen

Er zijn verschillende BPM-tools op de markt die het bedrijfsbeheer aanzienlijk vergemakkelijken. Enkele van de populairdere zijn Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard en vele anderen. Afhankelijk van je behoeften kun je op zoek gaan naar de beste software voor jou.

De voordelen van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen

Het ontwikkelen van een bedrijfsproceskaart vereist enige tijd en moeite. Het is echter een investering waarvan je de resultaten zult zien in de voortgang van je bedrijf. Wat zijn de voordelen van het gebruik van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?

Je bedrijf vanuit een breder perspectief bekijken

Het illustreren van individuele processen stelt je in staat om ze objectief te bekijken, wat je zal helpen strategische beslissingen te nemen en processen te verbeteren.

Probleemoplossing

Het identificeren van knelpunten die de efficiëntie van processen verminderen, is de eerste stap om hun negatieve impact te verwijderen of te verminderen.

Effectief risicobeheer

Het analyseren van je bedrijfsprocessen helpt je onregelmatigheden te detecteren voordat er grote financiële verliezen en juridische schendingen optreden.

Definiëren van teamrollen en verantwoordelijkheden

Met het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is het gemakkelijker om verantwoordelijkheden aan individuen toe te wijzen, wat ook belangrijk is om de processen soepel te laten verlopen.

Ontwikkelen en toepassen van best practices

De techniek in kwestie is een goede gelegenheid om van je eigen fouten te leren, om voortdurend te verbeteren en om een gedrags patroon te definiëren dat zal bijdragen aan het succes van het bedrijf.

De nadelen van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen

Onvolledige gegevens

Informatie over de voortgang van het werk komt meestal van degenen die het proces het beste kennen – de medewerkers. Hun meningen zijn echter nog steeds subjectief en zullen de werkelijke situatie niet adequaat weergeven of kunnen gebaseerd zijn op hun houdingen (ontevredenheid, frustratie, enz.).

Het vereist veel precisie

Geen standaarden voor gegevensverzamelingsmechanismen maakt de verkregen resultaten minder betrouwbaar. Het opstellen van een kaart die de werkelijke staat van de onderneming nauwkeurig weergeeft, vereist geduld en discipline. Bovendien kan het diep ingaan op sommige componenten van het proces als te ingewikkeld worden ervaren, wat leidt tot overinterpretatie en verwarring.

In kaart brengen van bedrijfsprocessen in e-commerce

Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan in verschillende sectoren worden gebruikt. Hieronder laten we de toepassing ervan in e-commerce zien met behulp van het basis stroomdiagram en SIPOC.

Definieer het doel van het maken van de kaart

Het kan betrekking hebben op het proces dat op de een of andere manier inefficiënt is.

Belangrijke stappen benadrukken

Bepaal het begin en het einde van een bepaald proces, bijvoorbeeld Zoeken naar producten in de e-store (het begin van het verkoopproces) en Het verzenden van de bestelling naar de klant (het einde van het verkoopproces). Vervolgens benadruk de resterende reeks activiteiten die nodig zijn om de stroom te voltooien. Vertegenwoordig ze met een van de eerder genoemde soorten bedrijfsproceskaarten.

Overleg met anderen

Presenteer het voorbereide diagram aan je team en bespreek de punten die verbetering behoeven.

Voer wijzigingen door

Identificeer de gebieden die geoptimaliseerd moeten worden. Je kunt lean managementstrategieën gebruiken om dit te doen. Kijk naar de opgestelde kaarten en denk na over de stadia van het proces waar knelpunten kunnen optreden. Deze kunnen omvatten:

• Vertragingen bij het verwerken van gegevens bij het plaatsen van bestellingen.
• Vertragingen bij het afronden van betalingen.
• In de fase van gegevensinvoer en orderafhandeling (die door medewerkers worden uitgevoerd), bestaat het risico op fouten en vertragingen.
• Het platform niet aanpassen aan mobiele apparaten – de meeste mensen gebruiken hun telefoon om te winkelen. Als je website niet goed werkt, zullen potentiële klanten je diensten opgeven.
• Een ingewikkeld bestelproces – hoe minder subpagina’s of klikken nodig zijn om een aankoop te doen, hoe beter.
• Niet veel betaal- en bezorgmethoden – het is de moeite waard om flexibel te zijn en verschillende opties voor het doen van een aankoop aan te bieden, bijvoorbeeld betaling in termijnen of uitgestelde betaling, levering op een aangewezen adres, pakketautomaten, afhaalpunten en naar het buitenland.
• Slechte communicatie met klanten – vergeet je klant niet nadat de verkoop is afgerond. Mensen die al een (positieve) ervaring met een winkel hebben, zijn eerder geneigd om opnieuw te kopen, maar het is de moeite waard om hen aan je aanwezigheid te herinneren. Je kunt automatisch gegenereerde e-mails met updates, promoties sturen, evenals hen vragen om de kwaliteit van de klantenservice en de tevredenheid met de transactie te beoordelen.

Samenvatting

Het gebruik van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan een belangrijk element zijn in het verbeteren van het beheer van specifieke projecten, niet alleen in de e-commerce sector, maar ook in de meeste andere bedrijfssectoren. Het illustreren van de interne en externe gang van bepaalde activiteiten kan uiterst noodzakelijk blijken te zijn. In het bijzonder is het de moeite waard om te kijken naar de timing en kwaliteit van de processen, mogelijke risico’s, de betrokkenheid van medewerkers en externe partijen.

Lees ook: Morfologische analyse als een creatieve probleemoplossingsmethode.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.