Wanneer moet je een factuur uitreiken?

Facturen uitgeven is een van de leukere onderdelen van het ondernemerschap. Waarom? Omdat het de laatste stap is om betaald te worden. Maar de vraag rijst – wanneer moet je een factuur uitgeven zodat het legaal is? Het blijkt dat er geen eenduidig antwoord op deze vraag is. Het hangt allemaal af van de omstandigheden. Meestal wordt een factuur uitgegeven na de levering van goederen of diensten. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Dit artikel zal uitleggen wanneer je facturen moet uitgeven. Het hangt voornamelijk af van het type factuur, dus we zullen hier de meest voorkomende bespreken.

Wanneer moet je een factuur uitgeven? – inhoudsopgave:

1. Verkoopfactuur
2. Eindfactuur
3. Tussentijdse factuur
4. Vooruitfactuur
5. Proforma factuur
6. Terugkerende factuur
7. Bekijk hoe je facturen kunt uitgeven met Firmbee

Verkoopfactuur

Dit is een vrij gebruikelijke manier om facturen uit te geven. Het komt vooral voor in winkels. Wanneer jij, als verkoper, de aangekochte artikelen persoonlijk aan de klant overhandigt, kun je ook meteen een factuur uitgeven. In dit geval is het meestal verbonden met het accepteren van betaling, hetzij in de vorm van contant geld of betaling met een creditcard. Het kan echter ook gebeuren dat je buiten je bedrijf goederen rechtstreeks aan de klant levert.

Het zou lijken dat je, wanneer je niet op kantoor bent, je klant niet meteen een factuur kunt geven. Gelukkig kun je een mobiele facturatie-app gebruiken. Dit stelt je in staat om te factureren met je smartphone. En wat betreft printen? Dat hoeft niet, want je kunt de factuur per e-mail verzenden. Een elektronische factuur heeft dezelfde juridische waarde als een papieren factuur.

Eindfactuur

Voor diensten is het gebruikelijk om facturen uit te geven nadat het werk is voltooid. Hoe verschillen ze van facturen die op de dag van de verkoop worden uitgegeven? Theoretisch gezien kun je op het moment dat je je dienst hebt voltooid een factuur uitgeven. Dit is een goede manier om het te doen als je persoonlijk contact met de klant hebt. In dit geval ziet de klant onmiddellijk de resultaten van je werk en kan hij de factuur accepteren en goedkeuren.

Als de klant echter het werk dat je voor hem hebt gedaan nog niet heeft gezien, is het beter om te controleren of hij tevreden is met het eindresultaat. Als hij opmerkingen heeft, kun je correcties aanbrengen voordat je een factuur uitgeeft. Anders kan het zijn dat de klant de factuur niet accepteert omdat hij opmerkingen heeft gemaakt over het project. Dit zou het betalingsproces verlengen. Je kunt dit vermijden door de klant een bericht te sturen met de vraag of hij het geleverde werk accepteert, en zo niet, welke correcties nog nodig zijn.

Tussentijdse factuur

Deelfacturen komen vooral voor bij grotere projecten. In dit geval kan het werk in fasen worden verdeeld. Na voltooiing van deze fasen wordt een factuur uitgegeven die het voltooide werk dekt. Waar kun je dit type facturering tegenkomen? Elke keer dat het hele werk over een langere periode is verspreid.

Dit gebeurt bijvoorbeeld tijdens de bouw van een huis. Het bedrijf dat het werk uitvoert, kan facturen uitgeven na de voltooiing van individuele fasen. Deze manier van factureren zorgt voor cashflow en voorkomt betalingsknelpunten, evenals een hoge rekening nadat alles is voltooid. Voor langdurige projecten is het een goed idee om aan het begin een betalingsschema vast te stellen. Dit kan bepaalde mijlpalen aangeven waarna deelfacturen zullen worden uitgegeven.

Vooruitfactuur

Als de diensten die je levert vereisen dat je aanzienlijke middelen inzet voor de aankoop van componenten die nodig zijn om het contractueel overeengekomen werk uit te voeren, dan kun je aanbieden om vooruit te betalen. In dit geval geef je een factuur uit voordat het werk is gedaan.

Deze oplossing is nuttig wanneer je diensten vrij duur zijn en de onverwachte annulering van je diensten door de klant een negatief financieel effect op je zou hebben. Wanneer kan zo’n situatie zich voordoen? Bijvoorbeeld wanneer je een trouwfotograaf bent en de opdracht inhoudt dat je een huwelijksceremonie vastlegt op een door de klant opgegeven locatie. Als een klant de dienst een dag voor het evenement annuleert, zul je waarschijnlijk niemand anders vinden die bereid is om daar op die dag te fotograferen. Betaling vooraf zal je belangen veiligstellen, zodat je in dat geval niet in de problemen komt.

Proforma factuur

Een voorlopige factuur staat ook bekend als een proforma factuur. Op het eerste gezicht kunnen een proforma factuur en een vooruitfactuur vergelijkbaar lijken. Ze zijn echter niet hetzelfde. Een vooruitfactuur verplicht je tot betaling, terwijl een proforma factuur geen dergelijke verplichting creëert. Het is eerder een uitnodiging om een contract aan te gaan.

Je geeft zo’n factuur uit als prijsvoorstel voor de verkoop van goederen of de levering van diensten, zelfs voordat de klant akkoord gaat met de levering. Klanten vragen om dergelijke facturen bijvoorbeeld om aanbiedingen van verschillende bedrijven te vergelijken of om te controleren of een bepaalde uitgave binnen hun budget past. Als de klant akkoord gaat met jouw voorwaarden, kun je de bestelling verwerken en vervolgens een reguliere factuur uitgeven, die, in tegenstelling tot een voorlopige factuur, een betalingsverplichting met zich meebrengt voor de geleverde goederen of diensten.

Terugkerende factuur

In sommige soorten bedrijven zijn terugkerende facturen gebruikelijk. Het is populair dat ze de vorm aannemen van een vaste factuur, dat wil zeggen, een factuur met een vooraf vastgesteld tarief ongeacht de hoeveelheid werk die is verricht. Waar kun je zulke facturen vinden? Bijvoorbeeld, als je een schoonmaakbedrijf runt en je hebt met je klant een vast tarief afgesproken voor wekelijkse kantoor schoonmaak, dan breng je je klant elke week hetzelfde bedrag in rekening, ongeacht hoe lang het duurt.

In zo’n geval kan een facturatieprogramma een grote hulp zijn bij het uitgeven van terugkerende facturen. Je hoeft alleen maar de gegevens van je klanten in te voeren, de dag aan te geven waarop de factuur moet worden uitgegeven, en het bedrag in te voeren en het programma zal cyclische facturen uitgeven en naar je klanten verzenden.

Bekijk de 5 beste gratis facturatie software oplossingen!

Bekijk hoe je facturen kunt uitgeven met Firmbee:

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.