Wat is een e-factuur?

E-facturen worden steeds populairder. Waarom is dat zo? E-facturen zijn gemakkelijk te verzenden. Ze worden ook snel afgeleverd bij hun ontvangers, waardoor de tijd tot betaling voor goederen en diensten wordt verkort. Het is dan ook geen wonder dat steeds meer bedrijven gebruikmaken van deze oplossing. Wat als ik een factuur per e-mail ontvang? Heeft deze dezelfde juridische kracht als een papieren factuur? In dit artikel vind je de belangrijkste informatie over e-facturen.

Wat is een e-factuur? – inhoudsopgave:

1. Wat als ik een factuur per e-mail ontvang?
2. Moeten e-facturen worden afgedrukt?
3. Hebben e-facturen dezelfde juridische kracht als papieren facturen?
4. Hoe controleer je of een e-factuur authentiek is?
5. Hoe voorkom je dat je wordt bedrogen door een frauduleuze factuur?

Wat als ik een factuur per e-mail ontvang?

Als je freelancer bent of een klein bedrijf runt, verkoop je niet alleen je goederen en diensten, maar koop je af en toe ook iets voor je bedrijf. Wanneer je in reguliere winkels winkelt, ontvang je een papieren factuur. Maar als je je tijd waardeert, is online winkelen een betere oplossing. In dit geval ontvang je vaak een elektronische factuur.

Wat te doen als je zo’n factuur ontvangt? De procedure is dezelfde als in het geval van een papieren factuur. Je moet deze op tijd betalen, zoals aangegeven door de uitgever. Als je een boekhoudprogramma of facturatie-app gebruikt, controleer dan of ze integratie met je bank aanbieden. Als dat zo is, upload de factuur naar het systeem en geef een overschrijving opdracht.

Als je echter geen boekhoudprogramma’s gebruikt, moet je inloggen op je bankrekening en alle gegevens handmatig invoeren. Wat heb je daarvoor nodig? Je moet een nummer van je elektronische factuur, de gegevens van de uitgever en het factuurbedrag opgeven. Je kunt ook specificeren waar de factuur over gaat, maar dat is niet noodzakelijk om een correcte overschrijving te maken.

Moeten e-facturen worden afgedrukt?

De dagen dat alles moest worden afgedrukt, zijn voorbij. Elektronische facturen hoeven niet te worden afgedrukt. Waarom? Omdat je er altijd toegang toe hebt. Ze staan in je e-mail. Je drukt toch niet al je e-mails af, of wel?

E-facturen hebben extra voordelen. Wat zijn die? Dergelijke facturen kunnen eenvoudig worden geüpload naar de boekhoudsoftware of elk ander programma waar je je uitgaven opslaat. De meeste boekhoudsoftware-oplossingen stellen je in staat om facturen op te slaan in een .pdf-bestand en zelfs om scans van facturen te uploaden. Dit kan met slechts een paar klikken. Dit is een goede manier om je betalingsdeadlines bij te houden, aangezien je in zo’n programma continu de verplichtingen kunt volgen die je moet afhandelen. De gratis facturatie-app van Firmbee biedt je al deze mogelijkheden.

Hebben e-facturen dezelfde juridische kracht als papieren facturen?

Als het om facturen gaat, maakt het niet uit of ze op papier of elektronisch zijn uitgegeven. Beide versies hebben dezelfde juridische kracht. Ongeacht het type factuur, moet je deze bewaren voor de periode die de wet vereist. In het geval van elektronische facturen is dat veel gemakkelijker, omdat je geen speciale archiefruimte nodig hebt.

Als je een facturatie-app gebruikt, heb je al je aankoopfacturen binnen handbereik. Dit is een zeer handige oplossing die niet alleen je papier, toner en documentopslagruimte bespaart, maar ook je tijd.

Je hoeft je geen zorgen te maken of je facturen lang genoeg worden bewaard. Een goede facturatie-app vertelt je hoe lang je facturen in je elektronische archief moet bewaren, zodat dit in overeenstemming is met de belastingregels in jouw land.

Hoe controleer je of een e-factuur authentiek is?

Controleer eerst of de factuur afkomstig is van het bedrijf waarmee je al hebt samengewerkt. Als dat zo is, zorg er dan voor dat deze een bankrekeningnummer bevat dat je hebt gebruikt voor eerdere betalingen. Als het bankrekeningnummer anders is, kan het zijn dat het is gewijzigd. Dat gebeurt. Maar voordat je geld overmaakt, zorg ervoor dat het bedrijf dat de factuur heeft uitgegeven, echt bestaat.

Als je twijfelt of je deze moet betalen, is het het beste om contact op te nemen met het bedrijf dat deze heeft uitgegeven. Misschien ben je in de drukte van je dagelijkse leven de bestelling vergeten en ben je nu verrast door de te betalen factuur. Controleer of je daadwerkelijk zo’n product of dienst hebt besteld. Als dat zo is, negeer dan zo’n bericht niet. Waarom?

Als je de factuur niet op tijd betaalt, kan de verkoper je rente in rekening brengen voor een te late betaling. Je kunt ook niet meer met uitgestelde betaling bij zo’n leverancier kopen. Het is dan ook geen wonder dat niemand klanten leuk vindt die hun rekeningen niet betalen.

Daarom, als je je een bepaalde aankoop niet herinnert, zorg er dan voor dat je de verkoper in kwestie belt of e-mailt om te controleren of er geen fout is gemaakt.

Hoe voorkom je dat je wordt bedrogen door een frauduleuze factuur?

Wat als een factuur twijfels oproept? Het kan gebeuren dat iemand geld van je wil afpersen. Als je details van je bedrijf op het internet deelt, kan iemand deze gebruiken om een frauduleuze factuur uit te geven en deze naar je e-mail te sturen. Hoe voorkom je dat je wordt bedrogen?

Als de factuur afkomstig is van het bedrijf waarmee je eerder hebt samengewerkt, probeer dan contact met hen op te nemen en de zaken op te helderen. Je kunt het per ongeluk hebben ontvangen. Dat gebeurt. Wanneer je contact opneemt met de uitgever van de factuur, is het het beste om de informatie te gebruiken die je op het internet vindt. Waarom?

In de tekst van de e-mail kan de oplichter jouw telefoonnummer als het telefoonnummer van het bedrijf hebben vermeld. Als je dit nummer belt, kunnen ze je overtuigen dat de factuur correct is en dat je deze moet betalen. Aan de andere kant, als je een nummer belt dat je zelf vindt, kun je er zeker van zijn dat je de juiste plek belt.

Het verzenden van frauduleuze facturen is een misdaad. Je kunt een dergelijk voorval bij de politie melden. Gelukkig komen zulke situaties niet vaak voor. Daarom hoef je je geen zorgen te maken over facturen die je elektronisch ontvangt, maar we raden aan om waakzaam te zijn.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijencommunity op Facebook en Twitter.