Waarom is actief luisteren belangrijk op de werkplek?

Goede communicatie in een team is de basis voor het effectieve gebruik van middelen en het opbouwen van een vriendelijke sfeer op de werkplek. Volgens de statistieken wijst maar liefst 86% van de werknemers op een gebrek aan communicatie en samenwerking als de belangrijkste oorzaak van falen. Welke stappen moeten worden ondernomen om dit te voorkomen? Hoe kan actief luisteren op de werkplek de productiviteit van het team verhogen? Lees verder om meer te ontdekken.

Waarom is actief luisteren belangrijk op de werkplek? – inhoudsopgave:

1. Wat is actief luisteren?
2. Tekenen van actief luisteren
3. Actief luisteren op de werkplek
4. Actief luisteren in een remote omgeving
5. Samenvatting

Wat is actief luisteren?

Actief luisteren vindt plaats wanneer we bewust focussen op wat de ander zegt. In tegenstelling tot passief luisteren, besteden we aandacht aan de woorden van de ander, in plaats van ons te concentreren op onze omgeving of onze eigen gedachten.

De definitie van deze term is te vinden in de publicatie uit 1987 getiteld “Actief luisteren.” Auteurs Carl R. Rogers en Richard E. Farson geven de volgende uitleg van het concept:

“Actief luisteren is een belangrijke manier om veranderingen in mensen teweeg te brengen. Ondanks de populaire opvatting dat luisteren een passieve benadering is, toont klinisch en onderzoeksbewijs duidelijk aan dat gevoelig luisteren een zeer effectieve agent is voor individuele persoonlijkheidsverandering en groepsontwikkeling. Luisteren brengt veranderingen teweeg in de houding van mensen ten opzichte van zichzelf en anderen; het brengt ook veranderingen teweeg in hun basiswaarden en persoonlijke filosofie. Mensen die op deze nieuwe en speciale manier zijn beluisterd, worden emotioneel volwassener, opener voor hun ervaringen, minder defensief, democratischer en minder autoritair.”

Volgens deze definitie verbetert actief luisteren de communicatie. De ander voelt zich gehoord, wat een betere relatie opbouwt en een gevoel van vertrouwen en waardering creëert. Bovendien stelt actief luisteren je in staat om het meeste uit het gesprek te halen. Door ons te concentreren op de woorden van de ander, kunnen we meer informatie onthouden en afleiding vermijden.

Tekenen van actief luisteren

Hoe zal de ander weten dat je actief luistert naar wat ze zeggen? Ze zullen je verbale en non-verbale signalen lezen. Verbale tekenen van actief luisteren zijn onder andere:

• De juiste vragen stellen – door open vragen te stellen, moedigen we de ander aan om het gesprek voort te zetten en tonen we aan dat we echt luisteren naar wat ze zeggen. Het is echter belangrijk om geen onderwerpen aan te snijden die niet relevant zijn voor het gegeven onderwerp of waarvoor al een antwoord is gegeven – anders ontkennen we alleen maar dat we actieve luisteraars zijn.
• Parafraseren en samenvatten – de ander zal je betrokkenheid opmerken als je hun woorden parafraseert, dat wil zeggen, herformuleert wat door de andere partij is gezegd, of als je besluit het onderwerp in een paar kernpunten samen te vatten.

Andere verbale tekenen van actief luisteren zijn het interjecteren van korte zinnen, zoals “ja”, “je hebt gelijk”. Het is echter niet raadzaam om ze te vaak te gebruiken, aangezien onze reacties natuurlijk moeten zijn, niet geforceerd.

Onder actief luisteren, onderbreek de spreker niet, verander het onderwerp of oordeel en vraag niet naar hun uitspraken – dit zal hen ontmoedigen om verder te discussiëren en hen een gevoel van waardering ontnemen.

Uiteraard kunnen de opvattingen van beide partijen verschillen, dus het is essentieel om een open geest te houden en te proberen het perspectief van de ander te begrijpen. Het is ook aan te raden om je telefoon te dempen voor het gesprek en de naam van de persoon met wie je gaat praten te onthouden.

Non-verbale signalen zijn soms gemakkelijker te tonen, en ze omvatten:

• Oogcontact – het vermijden van oogcontact met de ander kan hen in verwarring brengen en hen laten afvragen of je daadwerkelijk luistert. Probeer in plaats daarvan vriendelijk naar hen te kijken en een band met hen te creëren.
• Knikken en glimlachen – alleen oogcontact maken kan een beetje ongemakkelijk en afleidend zijn voor de andere partij. Het is dus ook de moeite waard om te glimlachen en te knikken – dit zijn natuurlijke, ongeforceerde reacties die aangeven dat we tevreden zijn met het gesprek. Op deze manier tonen we dat we willen dat de ander blijft praten.
• Houding – de manier waarop je je gedraagt tijdens een gesprek zegt veel over je betrokkenheid. Stil staan of overmatig friemelen kan suggereren dat je je verveelt. Aan de andere kant, iets naar de persoon leunen laat zien dat je gefocust bent op wat ze zeggen.

Actief luisteren op de werkplek

Effectieve communicatie kan de productiviteit van het team met maar liefst 25% verhogen. Actief luisteren op de werkplek kan ook andere voordelen met zich meebrengen, zoals:

• Vertrouwen opbouwen – werknemers zijn eerder geneigd hun ideeën, observaties of problemen te delen met iemand die naar hen luistert en niet oordeelt of onderbreekt wat ze zeggen. Vertrouwen vertaalt zich ook in wederzijds respect en betere relaties. Werken in een dergelijke omgeving maakt werknemers gemotiveerder en bewuster van hun doelen.
• Begrijpen van zakelijke behoeften – luisteren naar werknemers en hun behoeften begrijpen zal het management helpen de nodige veranderingen aan te brengen en gebieden voor verbetering te identificeren, wat zal resulteren in een grotere productiviteit van het team en zakelijke groei. Soms zullen het organisatorische behoeften zijn, en soms zullen ze betrekking hebben op een specifieke werknemer (bijv. hun verdere opleiding in een geselecteerd gebied).
• Misverstanden vermijden – actief luisteren vereist openheid naar anderen, zelfs als ze verschillende meningen of standpunten hebben. Dit zal ons helpen te voorkomen dat we de bedoelingen van de ander verkeerd begrijpen, of iets zeggen wat we niet echt bedoelden. Een volledig beeld van de situatie stelt je in staat om slimme beslissingen te nemen.

Actief luisteren in een remote omgeving

Deel uitmaken van een virtueel team is niet langer verrassend. Remote en hybride werk domineren in de zakelijke omgeving, waarmee niet alleen HR-afdelingen en projectmanagers, maar ook de werknemers zelf te maken hebben. Een groot gemak zijn speciale platforms, zoals Firmbee, die je in staat stellen om de voortgang van projecten te volgen, taken aan individuele teamleden toe te wijzen, ontvangsten en uitgaven te controleren, en noodzakelijke documentatie op één plek op te slaan.

Echter, alleen het delegeren van taken is niet genoeg om werknemers zich deel van het bedrijf te laten voelen. Het is noodzakelijk om goede communicatie te waarborgen, die vaak ontbreekt in een virtuele omgeving. Daarom moet je elke gelegenheid aangrijpen om de voordelen van actief luisteren te benutten. Hoe doe je dat?

• Plan videovergaderingen – vraag iedereen om hun webcams aan te hebben tijdens de vergadering, zodat deelnemers de non-verbale signalen van hun collega’s kunnen zien.
• Verminder afleidingen – vraag deelnemers om apparaten te dempen die het gesprek kunnen verstoren en niet te reageren op berichten (e-mail, sms, enz.) tijdens de vergadering.
• Vraag om niet onderbroken te worden tijdens het spreken – iemand onderbreken kan niet alleen een gebrek aan respect voor de ander impliceren, maar ook, vooral in online vergaderingen, leiden tot verwarring. Om dit te voorkomen, vraag collega’s om geen opmerkingen te maken totdat de deelnemer is afgelopen met spreken.
• Doe een snelle samenvatting – vat alles samen wat je van je collega’s hebt geleerd. Op deze manier bewijs je dat je actief naar hen hebt geluisterd, en dat je openstaat voor hun ideeën, suggesties en bereid bent hen met elk probleem te helpen.

Samenvatting

Actief luisteren op de werkplek is zeer belangrijk omdat het wederzijds respect bevordert en vertrouwen opbouwt. Een dergelijke sfeer moedigt werknemers aan om meer betrokken te zijn bij hun taken en productiever te zijn. Actief luisteren heeft een directe impact op het tot stand brengen van betere communicatie, waardoor het gemakkelijker wordt om risico’s, problemen te signaleren en betere beslissingen te nemen.

Lees ook: Wat is asynchrone communicatie?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.