Constante tijdsgebrek en overwerk zijn waar voor zowel freelancers als bedrijven. Dit heeft niet alleen invloed op de productiviteit en motivatie, maar ook op de gezondheid. Gelukkig zijn er enkele uitwegen. In het artikel van vandaag ontdek je wat de productiviteit in elk bedrijf vermindert. Je leert ook een paar effectieve tijdmanagementmethoden en komt meer te weten over nuttige workflowtools en apps.
Tegenwoordig wordt er steeds meer tijd op het werk doorgebracht. Overuren en stapeling van bestellingen zijn de nieuwe norm geworden. Polen en Grieken behoren tot de drukste mensen ter wereld – volgens de OESO besteden ze bijna 2000 uur per jaar aan werk, ver voor de Duitsers die jaarlijks zeshonderd uur minder werken. Helaas betekent hard werken niet automatisch productiviteit. Dit wordt geïllustreerd door het feit dat Polen 70% lager scoorden dan de Duitsers in het testen van werk efficiëntie.
Wat verstoort het werk? Ten eerste, 9 kleine dingen die tijd kosten en elk bedrijf verlammen:
Dat is de conclusie van een studie door Matt Krzysiak die werd uitgevoerd in zijn bedrijf toen hij de voorzitter van de National Motor Club werd. Voeg daarbij onnodig administratief werk, het zorgen voor zaken die niet tot onze functieomschrijving behoren, persoonlijke telefoontjes, het lezen van de krant en het doen van boodschappen.
Thuiswerk modus maakt het niet gemakkelijker met al het huishoudelijke gedoe. Sociale netwerken, eten en koffie drinken, vrienden bezoeken en taken uitstellen tot “een moment”. Klinkt bekend? Je kunt met die problematische kwesties omgaan door eenvoudige gewoonten te ontwikkelen en een vriendelijke werkplanning op te stellen.
Een van de bekendste technieken die kan helpen is de Pomodoro-methode, afgeleid van de klassieke tomaatvormige keuken timer. De methode houdt in dat je op een stuk papier alle taken opschrijft die je moet voltooien, er een kiest, de timer op 25 minuten zet en aan de taak werkt voor die hele tijd. Je moet volledig gefocust zijn zonder de afleiding van Facebook of sms-berichten.
Als de taak na 25 minuten nog niet klaar is, neem dan een pauze van 5 minuten en ga er dan weer mee verder, zet je horloge op nog eens 25 minuten.
Echter, na 2 uur van dergelijk werk (4 Pomodoro) heeft de hersenen een pauze nodig, dus neem een pauze van 30 minuten, ga een wandeling maken, maak een kopje thee of kijk een serie op tv. Dit is een eenvoudige en efficiënte methode om tijdmanagement te verbeteren. Het is populair over de hele wereld.
Een andere aanbevolen techniek is 5S, die helpt om de werkplek te organiseren en de productiviteit te verhogen. Het vermindert ook de operationele kosten van het bedrijf en verbetert de kwaliteit van de geproduceerde goederen en diensten.
5S is al tientallen jaren populair bij Japanse bedrijven en bestaat uit vijf principes:
Heb je een whiteboard en gekleurd papier bij de hand? Maak kennis met Scrum, een tijdmanagementmethode voor het organiseren van werk die vaak wordt gebruikt door startups en ontwikkelaars. Scrum is een methode waarin projecten en taken op stukjes papier worden geschreven en aan kolommen op een whiteboard worden bevestigd. De kolommen geven opeenvolgende elementen van het proces aan (bijv. “gepland”, “in uitvoering”, “getest”, “dringend te voltooien”, “klaar”).
In de eerste kolom maak je een wachtrij van taken die zijn geprioriteerd. Vervolgens schrijf je naast elke taak hoeveel uren ervoor worden verwacht (met verschillende kleuren kaarten kun je ze in categorieën indelen). De kaarten worden van links naar rechts bevestigd naarmate het werk vordert naar de “klaar” sectie.
Scrum stelt je in staat om de voortgang van het project te volgen, nieuwe uitdagingen te herkennen, deadlines te bewaken en te observeren hoeveel taken er nog over zijn. Dit is zeer praktisch zowel in het organiseren van tijd als in het omgaan met de klant.
De vierkante systeem methode is gebaseerd op de prioritering van toegewezen taken. Volgens deze techniek wordt een vel papier verdeeld in vier gelijke vakken. Elk vak komt overeen met vier categorieën van taken:
Dringende en niet-dringende taken zijn diegene die zo snel mogelijk moeten worden afgehandeld, maar zonder een specifieke datum aan te houden (bijv. een telefoontje doen). Dringende en belangrijke taken zijn deadlines die snel moeten worden gehaald (bijv. een abonnementskosten betalen).
Dankzij dit systeem weten we welke taken we eerst moeten doen en welke kunnen wachten. Dit is een perfecte aanvulling op de lijst van activiteiten die elke dag gepland staan om te doen. Deze combinatie maakt nog effectievere tijdmanagement mogelijk.
Een andere techniek is om taken te voltooien volgens het Pareto-principe (ook wel 80/20 genoemd). Bijna een eeuw geleden observeerde Vilfredo Pareto dat 80% van de goederen in handen zijn van slechts 20% van de bevolking. Het werd al snel ontdekt dat deze verhoudingen van toepassing zijn in verschillende levensgebieden. Voorbeelden: 80% van de omzet wordt gegenereerd door 20% van de klanten, 20% van de diensten van bedrijven genereert 80% van de omzet, 80% van de tijd dragen we 20% van de kleding die we in onze kast hebben, enzovoort.
Volgens deze methode is het doen van 20% van de taken voldoende om 80% van de resultaten te behalen. De truc is om te onderscheiden welke precies die taken zijn en “het kaf van het koren te scheiden”. Natuurlijk is dit principe niet feilloos – de verhoudingen kunnen 90/10, 70/30, 97/3, enz. zijn.
Het Pareto-principe is een tijdmanagementmethode die je helpt om je te concentreren op de belangrijkste kwesties door je aan je agenda te houden en te voorkomen dat je om de hete brij heen draait.
De laatste en eenvoudigste techniek is de 2-minutenregel van David Allen. Het is geweldig voor werk en dagelijkse taken. Volgens dit principe, als een actie niet meer dan 2 minuten in beslag neemt, moet deze onmiddellijk worden uitgevoerd. Als je het uitstelt, kan het in de toekomst een enorme last worden. Deze methode is de gemakkelijkste om te implementeren van allemaal, en toch levert het in een mum van tijd de beste resultaten op.
Bovendien verhoogt het het niveau van tevredenheid. Het voltooien van verschillende taken op een dag, zelfs kleine, is bevredigend en versterkt het afronden van opeenvolgende taken.
Bovendien zijn hier twee praktische richtlijnen die het waard zijn om te volgen:
Bovendien is het ook een goed idee om gebruik te maken van alle werkbeheertools die zijn gemaakt om onze dagelijkse processen te optimaliseren.
Het is een gratis Google-tool voor het maken, delen en bewerken van bestanden (tekstbestanden, werkbladen, presentaties, formulieren), zowel offline als online. Het werkt op je telefoon, tablet of computer. Bovendien is de tool compatibel met Word-bestanden – zodat je geen software hoeft te kopen – en is het geïntegreerd met Google Drive (15 GB).
De gratis versie van Microsoft Office is een vervolg op een krachtige online beheertool waarmee je documenten, spreadsheets, presentaties en notitieboeken kunt maken, opslaan en delen. Office Online omvat Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com mailbox, agenda en contacten.
Dropbox is een veilig systeem voor het delen en opslaan van bestanden, back-ups maken en bestanden synchroniseren tussen computers. Het stelt je in staat om gegevens te uploaden, bekijken en downloaden, zowel via een reguliere browser als via een speciale applicatie die op je computer is geïnstalleerd.
De eenvoudige Android-app – CollorNote stelt je in staat om snel en eenvoudig notities, herinneringen, e-mails, berichten, boodschappen en takenlijsten te bewerken. Deze app stelt je in staat om je notities op kleur te organiseren, wachtwoorden te vergrendelen en back-ups te maken.
In de drukte van het moderne leven kan het ongelooflijk moeilijk zijn om alles bij te houden wat je moet voltooien. Een effectieve tijdregistratie-app helpt je niet alleen om meer controle over je dag te krijgen, maar maakt ook je team productiever en verbetert de verantwoordelijkheid.
En wat zijn jouw manieren om tijd succesvol te beheren? Ken je andere interessante tips, regels of applicaties voor tijdmanagement? Voel je vrij om opmerkingen te bekijken en te delen.
Als projectmanager is Caroline een expert in het vinden van nieuwe methoden om de beste workflows te ontwerpen en processen te optimaliseren. Haar organisatorische vaardigheden en het vermogen om onder tijdsdruk te werken, maken haar de beste persoon om ingewikkelde projecten werkelijkheid te laten worden.
Als het gaat om AI in muziekproductie, is het het beste in co-creatie, en vooral…
In het artikel van vandaag zullen we het onderwerp van samenwerking tussen de Product Owner…
Elke leider heeft doelen zoals het opbouwen van een team dat op gepaste wijze hoge…
Social media-advertentiecampagnes, direct contact tijdens branche-evenementen, het aanbieden van educatieve materialen om kennis en bewustzijn…
Verschillende kleinere evenementen vormen een Sprint in Scrum. Sprints vormen op hun beurt samen een…
Ontvangers grijpen steeds vaker naar videomateriaal. Geschreven vormen worden minder populair. Traditionele bloggers proberen zich…