Rapport: Impact van het coronavirus op teamwork

Wat was de impact van het Coronavirus op teamwork? Met de verklaring van de Wereldgezondheidsorganisatie werd de coronavirusziekte COVID-19 op 11 maart 2020 een wereldwijde pandemie. Er werden verschillende beperkingen opgelegd, maar de beperking die het leven van werknemers veranderde, was de beperking op het woon-werkverkeer van huis naar kantoor. Dit genereerde de essentie van remote werken en definieerde de toekomst van het kantoor door hybride modellen.

Nieuwe trends voor samenwerking op afstand en werk-privébalans in het tijdperk van COVID-19

Dit rapport zal de impact van het Coronavirus op teamwork en verschillende trends die voortkomen uit remote werken bespreken.

Belangrijkste punten:

• Remote werken heeft wereldwijd een grote stijging gezien, met economieën zoals de VS, Canada, Japan en het VK die de leiding nemen.
• Als het gaat om remote werken, hebben belanghebbenden gemengde meningen. Terwijl de meerderheid van de werkgevers de overgang succesvol heeft beheerd, zijn ze minder geneigd om de volledige trend van remote werken voort te zetten.
• Hoewel werknemers de flexibiliteit van het schema dat wordt aangeboden bij remote werken bewonderden, zijn ze voorzichtig met het missen van de middelen die exclusief zijn voor de kantooromgeving.
• Hoewel teamwork en samenwerking worden onderhouden via digitale producten, is niet elk bedrijf succesvol en is er behoefte om te leren van degenen die de verandering leiden.
• Statistieken over werk-privébalans toonden ook gemengde trends onder de werknemers.
• Het hybride model is populair onder de meerderheid van de belanghebbenden en kan worden gezien als een norm in de post-COVID-wereld.

Coronavirus en remote werken

Remote werken was een term die voornamelijk werd gebruikt door digitale veldwerkers die niet gebonden waren aan de traditionele kantooromgeving. Het concept werd breder en omvatte honderden andere sectoren sinds COVID-19.

COVID-19 maakte remote werken noodzakelijk als de enige optie om te overleven. Alleen al in de VS steeg het percentage remote werkers van 17 naar 44 die 5 dagen of meer per week vanuit huis werkten.

Volgens het U.S. Bureau of Labor Statistics steeg ook het aandeel van incidentele remote werkers, dat in 2018 slechts 25% was.

Trends van Remote Work in de VS voor en na COVID-19 (Statista)

Economieën naast de VS

Met COVID-19 kwam de wereld tot stilstand. Net als de VS implementeerden veel geavanceerde economieën ook remote werken om de incidentie van COVID-19 te verminderen.

Japan

Japan is een van die economieën die niet alleen remote werken implementeerde en het handhaafde, maar ook de toekomst van remote werken tot op zekere hoogte bepaalde. In juni 2020 schakelde 56,4% van de bedrijven in Japan over naar het thuiswerken. Van deze bedrijven implementeerde 35,4% remote werken volledig in Japan.

Verenigd Koninkrijk

Het Verenigd Koninkrijk heeft ook een stijging gezien in remote werken. Voor COVID-19 werkte slechts 9% van de volwassenen vanuit huis. Met de pandemie steeg dit aantal naar 69% van degenen die 5 dagen of minder vanuit huis werken. De cijfers geven ook aan dat een groot aantal, bijna twee derde, niet van plan is om het remote werken op te geven of terug te keren naar kantoorwerk.

Canada

De gevoelens over remote werken in Canada zijn niet anders. Volgens een studie onder Canadese werknemers in 2021 wenste zeer weinig werknemers volledig terug te keren naar het kantoor zodra de COVID-19-pandemie voorbij is. Slechts negen procent van de Canadese werknemers verklaarde bereid te zijn om alle uren buiten het huis te werken. De grootste groep werknemers (40,8 procent) gaf de voorkeur aan het werken van de helft van de uren thuis en de helft buiten het huis. Aan de andere kant wilde ongeveer 15 procent van de remote werkers alle uren thuis werken na de coronaviruspandemie.

Het heden en de toekomst van remote werken (Opvattingen van belanghebbenden)

Veel experimenten om remote werken te adopteren zijn in het verleden mislukt. Echter, het was een kwestie van leven en dood tijdens COVID-19. Ongeacht of de belanghebbenden voor of tegen remote werken zijn, ze hadden niet veel controle. Daarom zien veel experts de remote werkomstandigheden tijdens COVID-19 als een kans om de werkomgeving eens en voor altijd te veranderen.

69% van de remote werkers, ondervraagd in 2014, vertoonde minder ziekteverzuim dan de reguliere kantoormedewerkers, een bevinding die veelbelovend is voor degenen die voor remote werken zijn.

Toch tonen de statistieken een gemengde reactie als het gaat om remote werken. Firmbee hield rekening met verschillende aspecten van remote werken en vond de volgende trends:

Een enquête van PWC toonde aan dat in juni 2020, 73% van de leidinggevenden met succes de overstap naar de remote werkomgeving maakte, terwijl in december 2020 het percentage steeg naar 83%. Onder hen zegt meer dan de helft (52%) dat de gemiddelde productiviteit is toegenomen terwijl werknemers overgingen naar remote werk routines.

Als het gaat om de volledige overgang naar remote werken na de pandemie, zijn de cijfers niet zo veelbelovend van zowel werkgevers als werknemers. Slechts 13% van de leidinggevenden is het eens over het volledig opgeven van de kantooromgeving na de pandemie.

Wat betreft de werknemers is 13% voor remote werken, terwijl voor 87% de kantooromgeving essentieel is voor hun leren en groei.

Een andere belangrijke overweging die werknemers voor of tegen remote werken positioneert, is hun ervaring. De minst ervaren werknemers voelen zich minder productief tijdens remote werken en hebben een kantooromgeving nodig om te leren en zich te engageren.

Teamcommunicatie

PWC gaf inzicht in het doel van het kantoor en ontdekte dat werknemers het doel van het kantoor in vier secties verdeelden:

• Het kantoor helpt de productiviteit van het personeel te verhogen
• Het biedt een effectieve ruimte om met klanten te communiceren
• Het kantoor stelt het personeel in staat om samen te werken
• Het zorgt er ook voor dat de bedrijfscultuur en waarden behouden blijven

Al deze dimensies zijn belangrijk. Om deze doelen te bereiken, vormt het kantoorpersoneel effectieve teams en werkt het in eenheid om efficiëntie in het werk te bereiken. Met de pandemie is deze samenwerking en teamwork overgegaan naar digitale middelen, en zijn er veel inzichten gegeven over positieve ontwikkelingen, teamwork en andere moeilijkheden die naar voren kwamen tijdens het remote werken.

Negatieve ontwikkelingen

Socialiseren en samenwerken als team

Socialisatie is een belangrijk aspect van de kantooromgeving. Deze socialisatie is noodzakelijk om betekenisvolle werkrelaties op te bouwen en nieuwe dingen te leren door de ervaringen van anderen. Tijdens het remote werken hebben werknemers een grote verandering in socialisatie gezien. Natuurlijk is het niet mogelijk om face-to-face interactie te hebben tijdens het werken van 9-5, en zijn taken verdeeld om afzonderlijk te worden voltooid. Daarom klaagde 63% van de werknemers over minder samenwerking en drong aan op nieuwe manieren voor teamwork en samenwerking en om socialisatie te vergroten.

Teamcultuur

De teamcultuur wordt door de werknemers onderhouden op basis van de taken die aan hen zijn toegewezen. Hoewel remote werken steeds meer de norm wordt, zijn werknemers niet tevreden met de manier waarop bedrijven de waarde van teamcultuur negeren. Zonder echte motivatie is het niet mogelijk om te ontwikkelen wat gewenst is als team. De cijfers toonden ook aan dat 35% van de bedrijven die een remote werkcultuur hebben aangenomen, niet in staat zijn geweest om een evenement te organiseren ter bevordering van de virtuele teamcultuur. Met minder steun van werkgevers zijn de werknemers overgeleverd aan hun inspanningen om zoveel mogelijk te doen.

Positieve ontwikkelingen

Beschikbaarheid van topmanagement

Dit is zelden mogelijk in de kantooromgeving waar de managing directors de enige brug zijn tussen werknemers en leiderschap. Tijdens COVID-19 zijn de meeste managers nog steeds op kantoor, terwijl het topmanagement zich gemakkelijk bezighoudt met degenen die op verschillende niveaus werken. 52% van de werknemers heeft deze ontwikkeling bewonderd die de hiërarchische structuur in contact houdt door gebruik te maken van digitale middelen.

Communicatietechnologie

De meest essentiële ontwikkeling die met COVID komt, is het brede gebruik van communicatietechnologieën. Microsoft en Zoom blijven aan de top en helpen zowel de onderwijs- als de bedrijfssector. 26% van de bedrijven heeft werknemers meer toegang gegeven tot technologische middelen en heeft geholpen bij het bieden van communicatiemiddelen en het bevorderen van teamwork.

Werk-privébalans

Remote werken heeft veel veranderingen teweeggebracht in het leven van werknemers. Enerzijds zijn er aanwijzingen voor hoge productiviteit en lage stress, anderzijds is er een gevoel van toenemende eenzaamheid en slechte samenwerking. Maar er wordt een grote verschuiving verwacht in de werk-privébalans.

Situatie vóór COVID-19

Meer dan 50% van de werknemers blijft ontevreden over de werk-privébalans en klaagt over gebrek aan aandacht van hun bedrijven, het missen van belangrijke evenementen en een afname van hun motivatie en moraal.

Situatie tijdens COVID-19

Meer dan 50% meldt dat hun werk-privébalans verslechtert, waarbij 68% klaagt dat ze langer moeten werken tijdens COVID-19. Aan de andere kant geloofde 50% dat hun werk-privébalans verbeterde met remote werken vanwege de flexibiliteit van het schema, geen woon-werkverkeer en meer tijd doorbrengen met hun gezinnen.

Oplossingen

Tijdens COVID-19 is het natuurlijk om oplossingen te vinden die haalbaar en praktisch mogelijk zijn. Bedrijven gebruiken veel digitale producten om de doelen te bereiken die in een kantooromgeving zijn gesteld. Deze moeten worden aangenomen door degenen die moeite hebben met het ontwikkelen van teamwork.

Webconferenties met Skype

Skype is al een bekende en goed ontwikkelde app die heeft geholpen bij de overgang van kantoor naar thuisomgeving. De meeste functies worden echter gebruikt tijdens COVID-19, zoals peilingen/stemmen, vraag/antwoordfunctie en whiteboard. Bedrijven hebben een snelle gids ontwikkeld om Skype-webconferenties efficiënt te gebruiken. Het bedrijf toonde een stijging van 70% in het aantal gebruikers binnen een maand na de pandemie.

Microsoft Teams en samenwerking

Een goed projectmanagement- en team samenwerkingsysteem zoals Firmbee kan helpen om alle problemen van het bedrijf op afstand te beheren. Het biedt de voordelen van een team samenwerkingshulpmiddel zoals het verdelen van taken of het bijhouden van tijd. Maar de magie gebeurt wanneer je al zijn functies gebruikt: budgettering, financiën en factuurbeheer, werving, CRM en meer. Dankzij het feit dat het zeer aanpasbaar is, kan bijna elk type bedrijf zijn manier vinden om het te gebruiken om de productiviteit te verhogen, taken te organiseren en collectieve kennis te beheersen.

De opkomst van ZOOM

ZOOM werd een bekende naam tijdens de pandemie. Het werd eerder gebruikt, maar beperkt tot enkele sectoren. Met COVID-19 vonden bedrijven de bestaande oplossingen onvoldoende om hun werknemers te betrekken. ZOOM is geselecteerd om teams tot 500 mensen te bedienen. Het is dus niet alleen nuttig voor stemmen, whiteboard of chatrooms, maar ook voor het houden van een grootschalig online evenement. De applicatie heeft een stijging van 485% in klanten gezien met de pandemie.

Andere softwareoplossingen

MURAL biedt de functies van workshops en labs om die activiteiten te repliceren met geavanceerde digitale functies. De functies omvatten whiteboards, post-its, sjablonen, tijdmanagementtools en stemresources. Het aantal gebruikers is sinds de pandemie ook in de miljoenen gestegen. Een andere software, MIRO, helpt werknemers bij het creëren van verhalen, moodboards, virtuele ideation, onderzoek en ontwerp, brainstormen, diagrammen en mapping om een agile workflow te ondersteunen.

Hybride werkmodel

Hoewel mensen gedwongen worden om op afstand te werken, wordt de volledige overgang naar thuiswerken geen realiteit. De meerderheid van de kantoormedewerkers wil niet naar kantoor en is bereid om vanuit huis te blijven werken. Afgezien van de 12% die benadrukt dat de kantooromgeving essentieel is voor werk. De derde categorie (72%) wil echter een hybride werkmodel gebruiken om een middenweg te behouden en in de hoop de waardevolle kantooromgeving niet te verliezen, evenals het comfort van thuis.

Voordelen van het hybride model

De stijging van de productiviteit tijdens COVID-19 is een positieve ontwikkeling voor de voorstanders van remote werken. Echter, de werknemers en werkgevers hebben samen bepaalde gebieden gedefinieerd waar de kantooromgeving essentieel wordt. Hieronder een kort idee over de worstelingen met betrekking tot remote werken.

Zelfs in het comfort van thuis maken dergelijke moeilijkheden de interacties en samenwerkingsinspanningen via digitale middelen vruchteloos. Deze moeilijkheden vertaalden zich ook naar een gebrek aan betekenisvolle sociale relaties, complexiteit in geavanceerde taken en een afname van de mentale gezondheid en het welzijn.

Gelet op deze feiten bieden organisaties een hybride model aan waarbij taken worden gebalanceerd tussen remote werken en werken op kantoor.

De overweging is ook vruchtbaar voor degenen die werken in sectoren waar remote werken niet mogelijk is, zoals woon-werkverkeer en horeca (60%) en waarvan hun levensonderhoud afhankelijk is van degenen die dagelijks naar kantoor gaan (40%).

De gedistribueerde of hybride werkplek zal thuis, op kantoor en in satellietkantoren worden gebruikt om keuze te bieden aan hun werknemers en om de behoeften van kantoor en buiten kantoor in balans te brengen.

Bronnen:

Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times