Projectbudgetbeheer – hoe doe je het goed?

Projectbudgetbeheer betekent het beheren en toezicht houden op de financiën die verband houden met zakelijke projecten. Dit is het meest directe, zelfs voor de hand liggende antwoord. Maar om een breder perspectief te krijgen, laten we een stap terugnemen en onszelf de vraag stellen: wat is een projectbudget?

Het zijn de gecombineerde kosten van alle activiteiten, personeel, taken en materialen die je naar het uiteindelijke project zullen leiden. Daarom moet je je project zorgvuldig plannen voordat je je in de financiën stort. Hoe doe je dat goed? Goede projectmanagementtools zullen zeker helpen.

Projectbudgetbeheer – hoe doe je het goed?

Het is belangrijk om een projectbudget te hebben, omdat dit je een goed inzicht geeft in hoe de zaken (en uitgaven!) vooruitgaan. Je hebt controle over alle activiteiten en weet onmiddellijk wanneer de kosten te hoog zullen worden. Deze kennis zal je zeker ondersteunen bij je beslissingen gedurende het hele proces en je wijzer maken bij het plannen van de volgende projecten.

Om projectbudgetbeheer uit te voeren, definieer je de reikwijdte van het project

Hoe kun je je projectbudget berekenen zonder de details van je project te kennen? Dit is waar het definiëren van de reikwijdte van het project van pas komt. De reikwijdte van een project definiëren betekent het documenteren van een lijst van specifieke projectdoelen, teamleden, mijlpalen, taken, opleveringen, functies, functies en deadlines. Het zal ook eventuele belangrijke projectdoelstellingen, opleveringen en doelen omvatten om het succes te meten. Veel PM-tools helpen je bij het organiseren van al deze zaken. Een daarvan is Firmbee.

Schattingsmethoden

Oké, je hebt je plan, dus hoe begin je met het tellen van het geld? Schattingsmethoden kunnen helpen. Een korte samenvatting ervan vind je hieronder. Bepaal welke voor jou geschikt is & duik dieper in het onderwerp.

Bottom-up schatting

Dit is een techniek voor het schatten van individuele taken en deze vervolgens samen te voegen tot een algehele projectschatting. Tegen deze tijd zou je al moeten weten welk teamlid verantwoordelijk is voor wat (als dat niet zo is – kijk naar onze oplossing), je kunt elke persoon die een taak uitvoert vragen om je de schattingen te geven. Zij zijn zeker in een betere positie om een taak te schatten waar ze aan zullen werken. Nadat je een kostenraming van het werk op het laagst mogelijke detailniveau hebt, aggregeer je deze om tot samenvattende totalen te komen.

Top-down schatting

Hier proberen groepen ervaren managers of externe experts het budget van het project te schatten. Je kunt ook informatie gebruiken van een vorig, vergelijkbaar project. Deze techniek wordt vaak gebruikt in de zeer vroege fasen van een project wanneer er niet veel informatie beschikbaar is. In tegenstelling tot de bottom-up schatting, ga je deze keer de duur van opleveringen en/of belangrijke opleveringen schatten.

Analoge schatting

De term analoge schatting komt voort uit het feit dat je een vergelijkbaar vorig project gebruikt om de duur of kosten van je huidige project te schatten. Het moet een mix zijn van historische informatie en deskundig oordeel. Daarom is het zo belangrijk om je projectbudget bij te houden elke keer dat je iets oplevert.

Parametrische schatting

Parametrische schatting is een op statistieken gebaseerde techniek die je helpt de verwachte hoeveelheid financiële middelen of tijd te berekenen die nodig is om een project te voltooien. Bij parametrische schatting is er wat meer wiskunde nodig, maar slechts enkele basisvaardigheden, dus wees niet bang! Kijk naar dit voorbeeld:

Laten we zeggen dat je project het interviewen van 300 mensen omvat. Elk interview bevat 10 meerkeuzevragen, en uit eerdere ervaringen is gebleken dat ze 20 minuten duren om af te nemen. De totale inspanning voor deze taak zal zijn:

Aantal interviews × 20 minuten = 6000 minuten = 50 uur

Controleer nu op basis van je eerdere ervaring hoeveel een uur personeel kost. Klaar!

Automatiseer het proces

Vergeet niet, je hoeft niet alles zelf te doen met notities of rekenmachines. Projectmanagementsystemen kunnen het budget voor je berekenen op basis van de reikwijdte van het project en je helpen de informatie op te slaan en te organiseren. De financiële module van Firmbee stelt je in staat om een projectbudget in te stellen, de kosten van werknemers te berekenen, je inkomsten en uitgaven gedurende het hele proces bij te houden. Nadat het project is voltooid, worden de informatie automatisch overgedragen naar facturen. Ook wordt informatie weergegeven over wat je anderen verschuldigd bent.

Bekijk Firmbee en volg de winstgevendheid van je projecten:

Vind je onze inhoud leuk? Sluit je aan bij de Facebook-gemeenschap om in contact te blijven!