Wanneer je je eigen bedrijf runt, zul je vroeg of laat in een situatie terechtkomen waarin je klant je niet op tijd betaalt. Dan kunnen er veel vragen door je hoofd spoken. Welke stappen moet je ondernemen om betaald te krijgen? Is de hulp van een advocaat nodig? Of is er iets dat je zelf kunt doen? Geen zorgen. In het volgende artikel beantwoorden we deze vragen. Lees over het innen van onbetaalde facturen in 5 eenvoudige stappen.
Voordat je stappen onderneemt om onbetaalde facturen te innen, zorg ervoor dat je geen fouten hebt gemaakt. We zijn allemaal maar mensen en iedereen maakt fouten. Controleer daarom of je een factuur correct hebt opgesteld. Een typefout in het bankrekeningnummer kan je klant, ondanks hun oprechte bedoelingen, ontmoedigen om een factuur te betalen.
Dit is niet het enige dat je moet verifiëren. Het is belangrijk om te controleren of een factuur is opgesteld in overeenstemming met de bestelling. Als het bedrag op de factuur hoger is dan in het contract, is het geen wonder dat je klant niet bereid is om ervoor te betalen. In dat geval moet je een creditnota opstellen.
Een soortgelijke situatie doet zich voor wanneer je klant het geleverde werk niet accepteert. In dit geval moet je correcties aanbrengen. Controleer ook of je de juiste klantgegevens op de factuur hebt gezet en of deze naar het juiste adres is verzonden. Let op de factuurdatum en de betalingsmethode. Als je zeker weet dat de informatie op deze factuur compleet en correct is, kun je doorgaan naar de volgende stap.
Een gebrek aan betaling kan gewoon een ongelukkige vergissing en een misverstand zijn. Het kan iedereen overkomen. Daarom moet de eerste betalingsherinnering vriendelijk zijn. Je moet niet meteen de grote middelen inschakelen. Zorg voor goede relaties met je opdrachtnemer.
Wat moet je in zo’n herinnering opnemen? Geef duidelijke en feitelijke informatie. Presenteer de feiten op een beleefde, maar stevige manier. Schrijf welk werk is verricht of welke goederen je aan je klant hebt verkocht. Je kunt ook een kopie van de factuur bij je herinnering voegen, aangezien je klant deze mogelijk is kwijtgeraakt. Geef aan wanneer de betalingstermijn is verstreken, maar stel nog geen nieuwe termijn vast. Daarnaast kun je het totaalbedrag dat betaald moet worden opnemen. Wacht een paar dagen op de reactie van je klant en stuur dan de volgende herinnering.
Hoe stuur je zulke informatie? Het is het beste om het per e-mail te versturen, omdat dit de snelste en meest efficiënte manier is om contact met je klanten op te nemen. Vraag je klant vriendelijk om de ontvangst van je e-mail te bevestigen. Dit kan later van pas komen. Wat als je klant de ontvangst van je bericht niet bevestigt? Je kunt ze bellen en het direct vragen. Als dat niet werkt, ga dan naar de volgende stap.
Een betalingsverzoek moet feiten bevatten, omdat het later als bewijs in de rechtbank kan dienen. Om deze reden kunnen zelfs kleine onnauwkeurigheden tegen je werken. Zorg ervoor dat je het nauwkeurig voorbereidt. Zo’n document moet in een kalme toon worden geschreven, vooral wanneer je klant voor de eerste keer een factuur niet heeft betaald. Wees beleefd en direct, maar reageer niet over, zodat je je klant niet verliest.
Aangezien het een officieel document is, moet je een betalingsverzoek per aangetekende post versturen. Je kunt ook een ontvangstbevestiging gebruiken. Je hoeft op dit moment geen juridische diensten in te schakelen. Hoewel een brief van een advocatenkantoor meer impact op je klant kan hebben, zijn juridische diensten behoorlijk kostbaar. Daarom moet je eerst proberen zelf een betalingsverzoek te schrijven.
Dit is de laatste stap voordat je de kwestie dwingend aanpakt. Je laatste verzoek moet duidelijk je verwachtingen vaststellen en communiceren. Hoewel er geen voorbeeldbrief beschikbaar is voor gebruik, moet een laatste betalingsverzoek alle feiten en gegevens met betrekking tot de onbetaalde factuur presenteren.
Vergeet niet alle noodzakelijke details op te nemen, zoals het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en de vervaldatum. Een goed geschreven verzoekbrief voor betaling zal je klant laten zien dat je de kwestie serieus neemt, en het zal een duidelijk signaal voor hen zijn dat je mogelijk binnenkort juridische stappen zult ondernemen.
Het moet worden toegegeven dat juridische zaken kostbaar en tijdrovend kunnen zijn. Daarom is het document dat je op het punt staat te verzenden de laatste buitengerechtelijke methode om de zaak op te lossen. Geef een redelijke datum voor de betaling aan. Typisch is de standaard betalingstermijn 14 dagen.
Je kunt ook documenten bijvoegen die de schuld van de klant bevestigen. Dit kan bijvoorbeeld een ontvangstbewijs van goederen of een contract zijn dat je met je klant hebt ondertekend. Vergeet niet dat een contract dat per e-mail is verzonden net zo juridisch bindend is als de papieren versie.
Uiteindelijk kun je een opmerking toevoegen dat als de betaling niet binnen de hierboven genoemde tijd wordt gedaan, je de zaak naar de rechtbank zult brengen, wat extra kosten voor je klant met zich mee zal brengen.
Met onze gratis facturatie-app kun je herinneringen instellen voor aankomende betalingen en met slechts één klik het verschuldigde bedrag en de vervaldatums controleren.
Als je klant nog steeds de betaling ontwijkt, is je enige optie om juridische stappen te ondernemen. In dit stadium is het het beste om de hulp van een advocaat in te schakelen, vooral als het verschuldigde bedrag een groot geldbedrag is. Zelfs kleine fouten in de procedurele brief kunnen ervoor zorgen dat de rechtbank deze rechtszaak afwijst.
Maar wat als het factuurbedrag klein is? De kosten die gepaard gaan met het inhuren van een advocaat kunnen onevenredig zijn in verhouding tot de schuld. In dat geval kun je gebruikmaken van een vereenvoudigde procedure, die minder kostbaar is en geen betrokkenheid van een advocaat vereist.
Je hebt zojuist gelezen over het innen van onbetaalde facturen. Bekijk onze andere artikelen: 5 veelvoorkomende factureringsfouten
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte eigenaar en manager van een bedrijf. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Wat zijn de voordelen van sociale media? Kan het gerichte traffic naar je bedrijfswebsite brengen?…
Als je verkoopt op 's werelds populairste marktplaats, maak je je zeker zorgen over de…
De maatstaf voor de effectiviteit van een marketeer is het aantal conversies, dat wil zeggen…
Als het gaat om AI in muziekproductie, is het het beste in co-creatie, en vooral…
In het artikel van vandaag zullen we het onderwerp van samenwerking tussen de Product Owner…
Elke leider heeft doelen zoals het opbouwen van een team dat op gepaste wijze hoge…