Verloren, onjuiste en onvolledige facturen zijn de nachtmerrie van elke accountant en ondernemer. Je kunt de beste producten verkopen of geweldige diensten leveren, maar als je facturen fouten bevatten, ontvang je mogelijk je geld niet op tijd. Het uitgeven van foutieve facturen maakt het betalingsproces langer en ingewikkelder. Je ontvangt geen betaling als je factuur verloren is. Hoe voorkom je zulke problemen? Hoe ga je om met verloren, onjuiste of onvolledige facturen? Lees het artikel om meer te ontdekken.
Wat is een verloren factuur? Het is een document dat nooit de klant heeft bereikt. Er kunnen veel verschillende redenen zijn voor een dergelijke situatie. De meest voorkomende redenen zijn:
De consequentie van het verliezen van de factuur is een gebrek aan betaling van de klant. De klant die geen documenten van jou heeft ontvangen, zal niet betalen. Het is niet eenvoudig om erachter te komen dat je factuur nog niet is betaald – de enige manier is om continu bevestigingen van je klanten te verzamelen, anders is het enige teken van een onbetaalde factuur het gebrek aan betaling op je rekening. In een dergelijke situatie ben je gedwongen om het verloren document opnieuw te verzenden met een nieuwe betalingsdeadline. Dit betekent dat je lang op je geld moet wachten.
Als je een traditionele vorm van verzending gebruikt, probeer dan aangetekende post of post met ontvangstbevestiging te kiezen. Dit zorgt ervoor dat je documenten hun bestemming hebben bereikt. Controleer zorgvuldig het adres van je klant voordat je je post verzendt om er zeker van te zijn dat de factuur bij hem wordt afgeleverd. Elektronische facturen zijn een betere optie, je kunt ze per e-mail verzenden en de oplossing is veel sneller dan traditionele post. Er is een ontvangstbevestiging in het e-mailsysteem waarmee je een bevestiging van je verzending kunt ontvangen. Met dergelijke opties leer je snel dat je factuur de juiste persoon heeft bereikt.
Hoe voorkom je fouten in het e-mailadres? Facturatiesoftware is zeer nuttig in dergelijke situaties. Je moet de juiste gegevens van de klant maar één keer invoeren om er zeker van te zijn dat het adres altijd correct is. Facturatiesoftware helpt je bij het uitgeven van repetitieve facturen en helpt je over het algemeen bij een betere organisatie van je documenten.
Elke factuur moet duidelijk vermelden wat het belangrijkste object van de transactie is. De koper mag geen twijfels hebben over waar de factuur voor is. Onnauwkeurige bepaling van het object van de transactie kan het betalingsproces vertragen. Je kunt alle termen en zinnen die in je document worden gebruikt begrijpen, maar je klanten begrijpen ze misschien niet, vooral als je de neiging hebt jargon of onnauwkeurige bewoordingen te gebruiken.
De zin “dienst nr. 5” is alleen begrijpelijk voor jou, maar het bedrijf dat bestellingen plaatst voor tientallen of honderden producten zal een groot probleem hebben met de identificatie van het product of de dienst op de factuur. Dergelijke bewoording kan veel twijfels veroorzaken – hier is het zelfs niet duidelijk of het nummer 5 de verkoper of de koper beschrijft. Er is ook geen informatie over het object van de dienst.
Evenzo is de zin “goederen volgens bestelling nr. 5” onduidelijk. We weten niet veel over de goederen, hun aantal, type, verzending of prijs. Dergelijke factuur zal circuleren binnen de afdelingen van het bedrijf van de koper en je zult niet betaald worden totdat alle problemen zijn opgelost.
Sommige fouten kunnen optreden met betrekking tot de bewoording die wordt gebruikt in verband met de betalingssectie. Gebruik geen zinnen zoals: na ontvangst, aan het einde van de maand, de laatste werkdag – dit kan leiden tot fouten. Je klant kan dergelijke uitdrukkingen op zijn manier begrijpen. Onnauwkeurige informatie over de betalingstermijn kan leiden tot een vertraging in de betaling – je ontvangt je geld niet wanneer verwacht.
De enige oplossing is de nauwkeurige, correcte bewoording. Facturen die gemakkelijk te begrijpen zijn, maken betalingsprocessen sneller. Gebruik op je factuur dezelfde bewoording die op de bestellingen van de klant staat. Evenzo, als je een overeenkomst met je klant hebt, gebruik dan de bewoording uit de overeenkomst. Hierdoor hoeft je klant niet twee keer na te denken over de items op de factuur.
Wat als je noch de bestelling noch de overeenkomst hebt? Probeer EAN (European Article Number) of GTIN (Global Trade Item Number) nummers te gebruiken – deze nummers identificeren de verkochte items ondubbelzinnig. Wat betreft diensten – beschrijf ze nauwkeurig, geef de datum van levering.
Als je gedeeltelijke facturen uitgeeft, voeg dan aanvullende informatie toe. Dit helpt je klant om de juistheid van de factuur te controleren. Het kan een gedetailleerde lijst zijn die de reikwijdte van de uitgevoerde taken presenteert. Een goede praktijk is om enkele bepalingen van het contract op te nemen. Hoe transparanter en begrijpelijker het document is, hoe sneller het naar de betalingsafdeling gaat.
Het instellen van de betalingsdatum geeft de exacte dag aan waarop je factuur vervalt. Informeer over kortingen voor eerdere betalingen, als je die gebruikt. Informeer over de kosten voor vertraagde betalingen. Je klanten moeten van tevoren weten wat ze kunnen verwachten – dit helpt hen om hun betalingsschema te beheren. Een zorgvuldige omgang met facturen zal veel voordelen opleveren voor je klanten en voor jou – de afstemming van facturen zal zeker veel gemakkelijker zijn.
Een onvolledige factuur vertraagt het factureringsproces omdat het aanvullen van gegevens tijd kost. Onvolledige facturen worden meestal aan het einde van de betalingswachtrij geplaatst. Het is zeer onwaarschijnlijk dat een onvolledige factuur door de klant zal worden betaald. Ontbrekende informatie moet worden gevonden en uitgelegd. Iemand moet zich met dit probleem bezighouden. Klanten houden er niet van om hun waardevolle tijd te verspillen aan dergelijke problemen. Over het algemeen, als je factuur eenmaal onvolledig is, is dat geen probleem, maar frequente fouten kunnen je klant aanmoedigen om de samenwerking met jou te stoppen. Onvolledige facturen spreken slecht over de staat van je management. Fouten in documenten van een dergelijke waarde en belangrijkheid als facturen wekken twijfels en vragen bij klanten. Je kunt geen orde houden in facturen, daarom is er ook geen orde elders in je bedrijf.
Controleer voordat je je factuur verzendt nogmaals alle belangrijke gegevens. Let goed op de datum en de methode van betaling. Onvolledige gegevens leiden tot een gebrek aan betaling op de vastgestelde datum. Het is beter om dergelijke onaangename voorvallen te vermijden. Gebruik kant-en-klare sjablonen om je facturen uit te geven. Een goed waardevolle sjabloon moet alle noodzakelijke elementen bevatten die door de wet vereist zijn. Het is voordelig om facturatiesoftware te gebruiken met professioneel gemaakte sjablonen door de specialist. Met dergelijke sjablonen moeten je facturen netjes, opgeruimd en compleet zijn. Het factureringsproces moet goed georganiseerd zijn en je facturen moeten foutloos en zonder fouten zijn.
Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Een probleemoplosser met 5 verschillende diploma's en eindeloze reserves van motivatie. Dit maakt hem een perfecte eigenaar en manager van een bedrijf. Bij het zoeken naar werknemers en partners zijn openheid en nieuwsgierigheid naar de wereld de kwaliteiten die hij het meest waardeert.
Wat zijn de voordelen van sociale media? Kan het gerichte traffic naar je bedrijfswebsite brengen?…
Als je verkoopt op 's werelds populairste marktplaats, maak je je zeker zorgen over de…
De maatstaf voor de effectiviteit van een marketeer is het aantal conversies, dat wil zeggen…
Als het gaat om AI in muziekproductie, is het het beste in co-creatie, en vooral…
In het artikel van vandaag zullen we het onderwerp van samenwerking tussen de Product Owner…
Elke leider heeft doelen zoals het opbouwen van een team dat op gepaste wijze hoge…