Kenmerken van een goed Freelance Management Systeem

Wat moet een Freelance Management Systeem hebben om effectief werk te waarborgen? Op welke functies moeten bedrijven letten bij het kiezen van de juiste tools? Lees ons artikel om de belangrijkste kenmerken van een goed Freelance Management Systeem te leren.

Kenmerken van een goed Freelance Management Systeem – inhoudsopgave:

1. Waarom zou een bedrijf een FMS nodig hebben?
2. Een freelancer database
3. Efficiënte implementatie
4. Alle documenten op één plek
5. Geautomatiseerde betalingen
6. Projectmanagementmogelijkheden
7. Onverstoorde samenwerking
8. Samenvatting

Waarom zou een bedrijf een FMS nodig hebben?

Freelance Management Systeem is software die het aanzienlijk gemakkelijker maakt om elk aspect van het werken met freelancers te beheren. Het automatiseert veel processen en combineert alle functies van traditioneel management op een naadloze en effectieve manier. Door gebruik te maken van freelance managementsystemen ontwikkelen bedrijven een dynamischer relatie met freelancers en vergroten ze de reikwijdte van hun bedrijf.

Ontdek de kenmerken van een goed Freelance Management Systeem:

Een freelancer database

Het proces van het vinden van nieuwe medewerkers voor bedrijven die op freelancers vertrouwen, komt vaker voor dan voor bedrijven met fulltime medewerkers. Bijvoorbeeld, de hoge vraag naar een bepaalde freelancer voor een specifiek project is vaak zo urgent dat het zoekproces haast en effectiviteit vereist. Om dat te doen, kun je FMS koppelen aan databases van freelancers.

TalentDesk is een platform dat precies dat doet. Het integreert zijn systeem met de database van PeoplePerHour van 3 miljoen freelancers. Toegang tot zo’n talentdatabase garandeert een snelle en vruchtbare zoektocht naar de juiste professional. Een vergelijkbaar platform met dergelijke mogelijkheden is Firmbee, dat je in staat stelt om het werk met freelancers op het hoogste niveau te organiseren, met toegang tot alle noodzakelijke functionaliteiten.

Efficiënte implementatie

Een goed Freelance Management Systeem, naast de mogelijkheid om snel nieuwe medewerkers te vinden, moet ook de mogelijkheid hebben om hen snel in de bedrijfs- of projectstructuur te implementeren. Om een nieuwe freelancer snel te implementeren, moeten goede managementsystemen aan het begin van de samenwerking al een geschikt aangepaste implementatieformulier hebben, dat nieuwe medewerkers invullen met alle noodzakelijke informatie. Dit kan basisinformatie over hun bedrijfsprofiel, alle noodzakelijke contracten en bankgegevens voor toekomstige overboekingen omvatten.

Alle documenten op één plek

Gewoonlijk betrekken bedrijven verschillende freelancers met verschillende vaardigheden in het projectproces. Bijvoorbeeld, de ene is verantwoordelijk voor het creëren van inhoud voor websites, de andere ontwikkelt graphics en een derde houdt zich bezig met videobewerking. Om hun documentatie of werkvoortgang effectief te beheren, moet een goed Freelance Management Systeem de mogelijkheid bieden om alle documentatie op één plek te verzamelen en op te slaan. Dit voorkomt dat gegevens verspreid raken over verschillende plaatsen zoals e-mail of instant messaging. De documenten die op één plek zijn georganiseerd, garanderen snelle en probleemloze toegang tot hen wanneer dat nodig is.

Geautomatiseerde betalingen

Hoe meer freelancers, hoe meer werk ze moeten doen, en dus hoe meer facturen ze moeten uitgeven. Een goed FMS kan de werkroosters van onafhankelijke contractanten bijhouden, op basis waarvan het alle facturen consolideert en aan het einde van de maand één aggregaatfactuur voor het bedrijf genereert. Zodra de betaling is gedaan, betaalt het systeem elke freelancer afzonderlijk, waardoor het hele proces wordt geautomatiseerd. Dit voorkomt het vervelende klikken op elke factuur afzonderlijk en elimineert ook eventuele menselijke fouten die de betaling voor voltooide werkzaamheden beïnvloeden.

Projectmanagementmogelijkheden

Na het voltooien van alle fasen van het verwerven en implementeren van een freelancer, moeten managers die het werk aan projecten in het bedrijf coördineren, nog steeds omgaan met het afhandelen van onafhankelijke contractanten. Daarom is een andere functie van een goed FMS de projectdashboardfunctie. Hiermee hebben managers constant toegang tot informatie over de voortgang van het lopende project, kunnen ze deadlines voor taken controleren en kunnen ze speciale teams creëren voor specifieke fasen of volgende projecten. Met zo’n dashboard kunnen ze ook in real-time de budgetten die voor het project zijn gepland volgen, waardoor ze overschrijdingen vermijden of zelfs onnodige uitgaven verminderen.

Onverstoorde samenwerking

Een andere functie van een goed Freelance Management Systeem is de tools die constante samenwerking mogelijk maken, niet alleen tussen het bedrijf en de freelancers, maar ook tussen de onafhankelijke contractanten zelf. Hoe groter het project, hoe meer mensen erbij betrokken zijn. Als meerdere freelancers eraan werken, moeten ze tools hebben om met elkaar te communiceren, zodat hun werk consistent is en in dezelfde richting gaat. Over welke tools hebben we het? Het gaat voornamelijk om ingebouwde tekstberichtenfuncties, virtuele kamers voor videoconferenties en gedeelde ruimte in de cloud voor het delen van bestanden. Bedrijven profiteren hier ook van, omdat het hen toegang geeft tot alle informatie en gegevens die ze nodig hebben.

Samenvatting

De hierboven genoemde voorbeelden zijn enkele kenmerken die een goed Freelance Management Systeem zou moeten hebben. Dankzij hen is het werk tussen het bedrijf en onafhankelijke contractanten eenvoudig en vooral effectief. Deze voorbeelden laten ook zien hoe belangrijk het is om zorgvuldig het juiste freelance managementsysteem te kiezen, zodat het werken met hen in elke fase van de projectlevenscyclus soepel verloopt en geen extra kosten voor het bedrijf met zich meebrengt.

Leer meer over Hoe implementeer je een Freelance Management Systeem in het bedrijf?

Vind je onze inhoud leuk? Sluit je aan bij onze Facebook en Twitter gemeenschap!