Hoe implementeer je een Freelance Management Systeem in het bedrijf?

Het implementeren van een freelance managementsysteem in het bedrijf is helemaal niet moeilijk. Zoek gewoon op Google naar het juiste systeem, bekijk de beschikbare aanbiedingen en kies degene die je het meest aanspreekt. Niets eenvoudiger, gewoon een paar klikken. De truc is echter om het FMS effectief te implementeren. Hoe doe je dat? Volg gewoon de onderstaande stappen.

Hoe implementeer je een Freelance Management System in het bedrijf? – inhoudsopgave:

1. Een leider op de juiste plek
2. Effectieve communicatie met freelancers
3. Plan de uitrol
4. Het team voorbereiden
5. Invoering van verbeteringen
6. Communicatie met de systeembeheerder

Een leider op de juiste plek

Om het Freelance Management System goed te implementeren, moet het bedrijf eerst zorgen voor een leider/projectmanager ter plaatse, dat wil zeggen, in het bedrijf. Deze persoon is verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van de organisatie tijdens de systeemimplementatie en zorgt ook voor constant contact met de gekozen FMS-leverancier.

De projectleider of manager moet het permanente aanspreekpunt zijn tussen de leverancier en de klant vanaf de implementatie van het Freelance Management System, via de invoering van relevante wijzigingen, tot de volledige implementatie van het systeem. Dit is ook de persoon die als eerste nieuws of informatie over nieuwe functies zal ontvangen.

Effectieve communicatie met freelancers

Effectieve communicatie is essentieel, niet alleen in het persoonlijke leven, maar ook in het professionele leven. In ons geval, voornamelijk met freelancers. Als regel geldt dat er bij het invoeren van veranderingen met betrekking tot nieuwe technologieën veel nieuwe informatie in één keer komt, wat communicatiegeluid creëert. Bovendien zijn freelancers mensen die voornamelijk op afstand werken en niet in constant contact zijn met wat er direct in het bedrijf gebeurt.

Daarom is een zeer belangrijk onderdeel van het implementeren van een freelancer managementsysteem in het bedrijf om freelancers van tevoren te informeren over aankomende veranderingen, evenals over de details met betrekking tot de invoering van het nieuwe systeem. Je moet uitleggen hoe ze hun profielen moeten onderhouden en beheren, om de organisatie de tijd te besparen om elk probleem afzonderlijk uit te leggen.

Plan de uitrol

Je kunt het Freelance Management System in het bedrijf heel snel opzetten. Echter, zonder de juiste organisatie van de uitroltijd, kun je verschillende hindernissen tegenkomen, zoals onnodig teruggaan naar eerdere fasen van de uitrol vanwege voortdurend opduikende onopgeloste problemen. Door de uitroltijd van tevoren te plannen, kun je frustratie onder de betrokken mensen in het project vermijden.

Met de hulp van de consultant van de FMS-leverancier kun je de werkschema’s afstemmen op de mogelijkheden van de organisatie en haar medewerkers. Het is een goed idee om elke fase van het schema te documenteren en beschikbaar te stellen aan de mensen die betrokken zijn bij de systeemimplementatie, zodat ze weten in welke fase ze zich bevinden.

Het team voorbereiden

Tijdens de inleidende gesprekken met de FMS-leverancier, zorg ervoor dat de mensen die het systeem zullen gebruiken zich bewust zijn van de veranderingen die eraan komen en zich ervoor inzetten. Bovendien zou het in de eerste fasen van de implementatie van een freelancer managementsysteem in het bedrijf raadzaam zijn om een introductietraining te geven tussen de projecttoezichthouder aan de kant van de systeemleverancier en alle betrokken personen aan de kant van het ontvangende bedrijf. Een dergelijke training moet iedereen voorbereiden die contact zal hebben met het nieuwe systeem, zodat ze weten hoe ze het moeten gebruiken en, bovenal, hoe ze er efficiënt mee kunnen werken.

Invoering van verbeteringen

Na de implementatie moet de werking van het systeem voortdurend worden gemonitord en moet feedback van de gebruikers worden verzameld. Zowel van degenen die ter plaatse in de organisatie werken als van degenen die op afstand werken. Dergelijke acties zijn gericht op het maken van doorlopende correcties of verbeteringen aan het systeem om de mogelijkheden ervan te maximaliseren. Rekening houdend met de plannen voor de toekomst van hun bedrijf, kunnen FMS-gebruikers ook ideeën indienen om de werking van het systeem uit te breiden. Op deze manier is het nog efficiënter en kun je verder gaan dan de afdeling of het project dat momenteel via het systeem in de organisatie wordt uitgevoerd.

Communicatie met de systeembeheerder

Elke goede leverancier van een Freelance Management System zou een toegewijde systeembeheerder moeten aanwijzen om de ontvangende onderneming te ondersteunen. De systeembeheerder moet niet alleen optreden tijdens de implementatie van het FMS in de organisatie van de klant, maar moet ook later beschikbaar zijn tijdens de werking ervan. Dit biedt de FMS-klant continue ondersteuning in geval van onverwachte situaties. Deze persoon fungeert ook als een constante schakel tussen de leverancier en de klant, en zorgt ervoor dat alle feedback wordt verzameld en doorgegeven aan de ontwikkelaars.

Lees ook: Belangrijke elementen van het Freelance Management System

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.