Een bedrijf zonder kantoor. Hoe je op afstand kunt werken en je team effectief kunt beheren.

Heb je je ooit afgevraagd hoe je op afstand kunt werken? Niet elk bedrijf hoeft een kantoor te hebben, zelfs niet als ze werknemers hebben. Thuiswerken is een steeds populairder wordende oplossing. Deze vorm van werk heeft zijn voor- en nadelen, zowel voor werknemers als voor de werkgever. Overweeg je het? Kijk wat je moet onthouden en waar je op moet letten bij het besluit om een klein bedrijf zonder kantoor te runnen.

Hoe op afstand te werken – inhoudsopgave:

1. Een bedrijf zonder geregistreerd kantoor? Juridische zaken
2. Huur de juiste mensen in
3. Zorg voor goede communicatie
4. Bepaal overlappende uren
5. Kaart projecten in

Het in dienst nemen van werknemers op afstand elimineert de kosten van het huren van bedrijfsruimten, inclusief nutsvoorzieningen of het inhuren van een schoonmaakbedrijf. Het bespaarde geld kan worden besteed aan bedrijfsontwikkeling of salarissen. Door voor deze vorm van samenwerking te kiezen, kan de ondernemer zich ook veroorloven om specialisten van overal ter wereld in te huren, zonder beperkt te zijn tot een bepaalde stad en zonder de noodzaak om hen naar het bedrijf te brengen.

Een bedrijf zonder geregistreerd kantoor? Juridische zaken

Elk bedrijf moet een geregistreerd kantoor hebben – het adres waar het bedrijf verkoopt, produceert of diensten verleent moet aan de autoriteiten worden doorgegeven. Als een ondernemer geen kantoor wil huren, kan hij zijn woonadres als hoofdvestiging opgeven.

Het is ook goed om te weten dat thuiswerken, ook wel e-werk of telewerk genoemd, een vorm van werk is die in de arbeidswetgeving is geregeld. Volgens de Arbeidswet (Sectie II Arbeidsrelatie, Hoofdstuk II b – tewerkstelling van werknemers in de vorm van telewerk) kan dergelijk werk:

1. Regelmatig buiten de werkplek worden uitgevoerd, met gebruik van elektronische communicatiemiddelen in de zin van de bepalingen over de levering van elektronische diensten (telewerken).
2. Een telewerker is een werknemer die werk verricht onder de voorwaarden die in § 1 zijn gespecificeerd en de resultaten van het werk aan de werkgever communiceert, in het bijzonder via elektronische communicatie.

Dus, in het kort, telewerk gaat over het leveren van werk buiten de werkplek en het verzenden van de resultaten naar de werkgever via bijvoorbeeld e-mail.

De tewerkstelling van werknemers in de vorm van telewerk kan zowel gebaseerd zijn op een arbeidsovereenkomst als op een civielrechtelijke overeenkomst, dat wil zeggen een overeenkomst voor specifieke werkzaamheden, een opdracht of een agentuurovereenkomst.

Huur de juiste mensen in

Thuiswerken is niet voor iedereen. Naast de vereiste kennis, moet een werknemer op afstand in staat zijn om zijn eigen tijd te beheren en onafhankelijk te zijn. Zoek naar mensen die niet beheerd hoeven te worden. Communicatieve vaardigheden en het duidelijk formuleren van gedachten en instructies zijn ook belangrijk, aangezien communicatie op afstand zijn beperkingen heeft.

Vergeet niet dat, zelfs als je af en toe contact met elkaar hebt, het de moeite waard is om te zoeken naar mensen met wie dit contact een plezier zal zijn. Werken met een extreem getalenteerde, maar moeilijk samenwerkende specialist kan ook een mislukking blijken te zijn. Natuurlijk gaat het er niet om de focus te leggen op het karakter van werknemers in plaats van op hun competentie. Zoek echter compromis. “90% van de bedrijfscultuur wordt gevormd door de mensen die je inhuurt,” gelooft Sean Byrnes, een business angel en de CEO van Flurry.

Zorg voor goede communicatie

Een grote hindernis bij thuiswerken – vooral in het begin – kan het gebrek aan controle over werknemers zijn. Het bespreken van actuele taken en het controleren van hun werk via het internet is moeilijker, zelfs ondanks verschillende technologische oplossingen.

Je moet ervoor zorgen dat je werknemers precies weten wat je van hen verwacht, wat ze moeten doen en wat er momenteel gebeurt. Iedereen moet zijn rol in het team kennen en bij wie ze terecht kunnen als ze een probleem hebben. Feedback is even belangrijk. Naast het delegeren van taken, weten goede leiders ook hoe ze moeten luisteren, vragen moeten stellen en begeleiding moeten bieden. Een goed idee is om in het bedrijfschema korte, regelmatige vergaderingen met werknemers in te voeren, bijvoorbeeld via Skype of Google Hangouts. Tijdens deze vergaderingen kan het team praten over waar ze aan werken, wat er nog moet gebeuren en of er problemen zijn.

Bovendien, heb af en toe een informele bijeenkomst. Thuiswerken maakt het ook moeilijk om relaties met collega’s op te bouwen en te onderhouden, en dit kan invloed hebben op de teamgeest. Stimuleer goede relaties met werknemers en bied hen een plek waar ze met elkaar kunnen praten, niet alleen over werkgerelateerde zaken. Dit zal het voor hen gemakkelijker maken om elkaar te leren kennen en vrienden te worden. Als je denkt dat zo’n videoconferentie niet zal werken, probeer dan een themakanaal op Slack op te zetten, een groepschat op Skype of zelfs een groep op Facebook.

Bepaal overlappende uren

Thuiswerken gaat gepaard met flexibele werktijden. Sommige werknemers werken het liefst ‘s ochtends en anderen ‘s avonds, waardoor ze efficiënter zijn. Desondanks kan een dergelijke regeling het werk van het hele team belemmeren – het is moeilijker om te werken wanneer antwoorden op e-mails en andere berichten enkele uren te laat komen. Bovendien, als je werkt wanneer je wilt, ben je eigenlijk altijd aan het werk. En dit betekent dat je beschikbaar zult zijn voor oproepen van maandag tot zondag, zowel om zeven uur ‘s ochtends als om tien uur ‘s avonds.

Denk dus na of je twee tot drie uur per dag of per week voor jezelf en je werknemers moet opleggen, gedurende welke tijd iedereen online moet zijn.

Kaart projecten in

Het is veel gemakkelijker om aan het werk te gaan of de voortgang van je team te volgen wanneer je precies weet wat er moet gebeuren. Bij het werken op afstand is het een goed idee om alle belangrijke projecten te plannen en op te splitsen op een whiteboard of tijdlijn.

Een methode die vaak door startups en ontwikkelaars wordt gebruikt om werk te organiseren, is Scrum. Scrum is een methode waarbij projecten en taken op stukjes papier worden geschreven en vervolgens aan de juiste kolommen op een whiteboard worden bevestigd – de kolommen vertegenwoordigen opeenvolgende elementen van het proces (bijv. “gepland”, “in uitvoering”, “testen”, “dringend af te ronden”, “klaar”). In de eerste kolom wordt een wachtrij van taken gevormd, die worden geprioriteerd en waarvoor wordt geschat hoeveel uren nodig zijn (met behulp van verschillende kleuren kaarten kun je ze in categorieën indelen). Vervolgens worden de kaarten één voor één van links naar rechts geplaatst naarmate het werk vordert naar de sectie “klaar”.

Dankzij dit kun je de voortgang van het project continu volgen, inschatten wat de grootste problemen zijn. Gaat het werk volgens schema en hoeveel taken moeten er nog worden voltooid? Dit maakt het gemakkelijker om het werk van het team te controleren – werknemers op afstand worden meestal afgerekend op de behaalde resultaten, en niet op de tijd die ze aan de computer hebben doorgebracht.

Misschien ben je een projectmanager? Als dat zo is, lees dan zeker ons artikel over uitdagingen met betrekking tot thuiswerken en hoe je ze kunt overwinnen.

Wat vind je van thuiswerken – is het de moeite waard of is het beter om op kantoor te werken? Deel je mening en tag ons op Twitter!