Hoe een factuur te versturen? Nuttige tools

Elke freelancer, kleine ondernemer of ondernemer verstuurt elke maand facturen. Ze zijn noodzakelijk om betaling te ontvangen voor geleverde diensten of goederen. Maar alleen het uitgeven van zo’n document garandeert niet de ontvangst van betaling. Voor het volledige succes is het noodzakelijk om het aan de opdrachtnemer te bezorgen. In dit artikel leer je 3 manieren hoe je een factuur kunt versturen en welke tools bijzonder handig zijn in dit proces.

Hoe een factuur te versturen – inhoudsopgave:

1. Hoe een papieren factuur te versturen?
2. Hoe een factuur in elektronische vorm voor te bereiden?
3. Hoe een PDF-bestand met een factuur te maken en te versturen?
4. Hoe een factureringstoepassing je kan helpen?

Hoe een papieren factuur te versturen?

Hoewel het internet zich definitief in onze huizen en kantoren heeft gevestigd, worden de overgrote meerderheid van de facturen via de traditionele post verzonden. Volgens het rapport E-Invoicing / E-Billing. Digitalisering en automatisering gaat maar liefst 90% van de facturen naar ontvangers in papieren vorm.

Helaas heeft dit zijn nadelen. Een daarvan is de tijd die het kost om de brief op het aangegeven adres te bezorgen. Bij verzending moet je rekening houden met het hele proces dat leidt tot betaling. Je moet je herinneren dat behoorlijk wat mensen gehecht kunnen zijn aan papieren documenten. Ze zullen verwachten dat je hen facturen in deze vorm verstrekt. Toegegeven, je kunt sommige mensen misschien overtuigen om elektronisch te factureren, maar in andere gevallen zul je je moeten aanpassen aan de wensen van je klanten.

De meeste tools die je nodig hebt om een papieren factuur te versturen, zijn beschikbaar in elk kantoor. Je hebt een computer met een printer, kantoorsoftware en enveloppen nodig. Hoewel je een factuur met de hand kunt uitschrijven in een speciaal voorbereide vorm, is het veel gemakkelijker om met elektronische documenten te werken.

Met een tekstverwerker of spreadsheet kun je een document voorbereiden dat alle noodzakelijke elementen bevat. Vervolgens moet je het afdrukken, in een envelop doen, adresseren en verzenden. De meest populaire tekstverwerkers stellen je in staat om op enveloppen te printen, zodat je niet hoeft te zwoegen om het adres met de hand te schrijven. Het enige wat je nog hoeft te doen is een postzegel te kopen en de brief naar de opdrachtnemer te sturen.

Hoe een factuur in elektronische vorm voor te bereiden?

Een alternatief voor papieren documenten is een e-factuur. Je hebt geen speciale software nodig om het te maken, de software die je elke dag gebruikt – een eenvoudige spreadsheet of tekstverwerker – is voldoende. Net als bij een document dat per traditionele post wordt verzonden, moet je eerst een factuur maken, behalve dat je in plaats van te printen het bestand dat op deze manier is gemaakt, moet opslaan.

Vermijd formaten zoals DOC of XLS, want hoewel ze gebruikelijk en gemakkelijk te openen zijn, hebben ze één groot nadeel – een document dat op deze manier is voorbereid, kan gemakkelijk worden bewerkt. Toegegeven, je hebt de optie om de bewerking van zo’n bestand met een wachtwoord te beveiligen, maar het is beter om een bewezen oplossing te gebruiken – PDF-bestanden. Door zo’n document te verzenden, ben je er zeker van dat niemand met de inhoud ervan zal bemoeien.

Hoe een PDF-bestand met een factuur te maken en te versturen?

Je kunt een van de converters op het web gebruiken, zoals Adobe Acrobat, om een PDF-bestand te maken. Selecteer gewoon een factuur die eerder in een DOC-bestand is opgeslagen, en het programma zal automatisch de conversie naar PDF uitvoeren. Afhankelijk van de instellingen van je computer en de opties die beschikbaar zijn in je tekstverwerker/spreadsheet, kun je ook al de optie selecteren om het bestand in PDF-formaat op te slaan vanuit het programma.

Voeg het op deze manier voorbereide document als bijlage in een e-mail toe. Het is een goed idee om met deze stap te beginnen bij het opstellen van een bericht aan een klant. Dit zorgt ervoor dat je geen e-mail zonder bijlage verzendt. In de titel van het bericht kun je de naam van het project opnemen waarop de factuur betrekking heeft. De inhoud van de e-mail moet kort en to the point zijn, maar vergeet niet een beleefde toon aan te houden. Je kunt hen bedanken voor de eerdere samenwerking, aanmoedigen om in de toekomst gebruik te maken van de aangeboden diensten, en in het geval van een gedeeltelijke factuur aangeven op welk stadium van het werk het betrekking heeft.

Hoe een factureringstoepassing je kan helpen?

Dit is een tool die het versturen van facturen aanzienlijk vergemakkelijkt omdat het je de breedste reeks opties biedt. Als je werkt met bedrijven die papieren documenten vereisen, geef je eenvoudig de factuur uit, print je deze en verstuur je de factuur per post volgens de wensen van de klant. Het voordeel voor jou is dat zo’n toepassing kant-en-klare factuursjablonen biedt, zodat je er zeker van kunt zijn dat ze voldoen aan de regelgeving van jouw land.

Je hoeft je ook geen zorgen te maken over btw-tarieven of de juistheid van berekeningen en samenvattingen. Selecteer gewoon het juiste belastingtarief, voer de netto waarde van de goederen/diensten in, en het programma berekent de waarde van het item zelf samen met de belasting.

Met gratis factureringstoepassing kun je eenvoudig e-facturen rechtstreeks naar de e-mailboxen van die opdrachtnemers sturen die deze vorm van communicatie accepteren. Zo’n document wordt onmiddellijk in PDF-formaat opgeslagen, zodat je geen probleem hebt met het converteren van zo’n bestand naar een formaat dat de gegevensintegriteit waarborgt. Je kunt een op deze manier voorbereide factuur met letterlijk een paar klikken verzenden. Je hoeft niet in te loggen op je e-mail – je kunt alles vanuit de toepassing doen. Je kunt het onderwerp van het bericht invoeren, de inhoud ervan aanvullen of een voorbereide sjabloon gebruiken, wat tijd bespaart en je werk aanzienlijk verkort.

Belangrijk is dat je nooit meer een e-mail zonder bijlage zult verzenden, want door op de knop “verzenden” te klikken, wordt de factuur die je hebt uitgegeven automatisch aan het bericht gehecht. Net als bij standaard e-mail kun je de ontvanger van het bericht selecteren, meer ontvangers toevoegen en zelfs een verborgen kopie verzenden. Dit is praktisch bij het omgaan met grote bedrijven, omdat je de factuur zowel naar de persoon kunt sturen met wie je aan een project werkt als rechtstreeks naar de boekhoudafdeling.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.