10 veelvoorkomende soorten facturen

Een bedrijf runnen is onlosmakelijk verbonden met het uitgeven van facturen en deze komen in alle vormen en maten. Sommige zijn vertrouwde, alledaagse facturen, terwijl andere we maar eens in de zoveel tijd moeten uitgeven. Desondanks zouden we als professionals moeten weten hoe we alle soorten kunnen kiezen en uitgeven. Dit artikel zal de noodzakelijke basisprincipes schetsen om je te helpen de juiste soort facturen te onderscheiden en snel te kiezen.

Soorten facturen – inhoudsopgave

1. Proforma factuur
2. Vooruitbetalingsfactuur
3. Verkoopfactuur
4. Terugkerende factuur
5. Deelfactuur
6. Eindfactuur
7. Samenvattingsfactuur
8. Kredietnota
9. Debetnota
10. BTW-factuur

Proforma factuur

Een proforma factuur, of zoals sommigen zeggen een voorlopige factuur, is een oplossing die is ontworpen om je aanbod aan de klanten te tonen. Als ze je voorwaarden accepteren, betalen ze de factuur en kun je de goederen of diensten leveren die zijn gespecificeerd.

Als klanten je voorwaarden niet accepteren, hoeven ze niet te betalen. Dit komt omdat het uitgeven van proforma facturen klanten niet verplicht om te betalen en ook geen belastingverplichtingen creëert.

Welke voorwaarden impliceren dan zo’n verplichting? Alleen wanneer de klant de proforma factuur betaalt. In dat geval moet je een normale factuur uitgeven en alle belastingen betalen die verband houden met de verkoop. Wat je krijgt is het geld zelfs voordat de verwerking van de bestelling plaatsvindt. Hoe zit het met je klanten? Zij profiteren ook, omdat de proforma factuur de klant in staat stelt om eenvoudig en vrij aanbiedingen van verschillende bedrijven te vergelijken om de juiste te kiezen.

Vooruitbetalingsfactuur

Op het eerste gezicht lijkt de vooruitbetalingsfactuur op de proforma. Maar kijk beter en je zult zien dat ze verschillen. Een vooruitbetalingsfactuur houdt een betalingsverplichting in, terwijl een proforma factuur slechts een voorstel is om een verkoopcontract aan te gaan.

Wanneer is een vooruitbetalingsfactuur een goede keuze? Zeker als je aanzienlijke, vanuit jouw perspectief, financiële middelen moet inzetten om de bestelling te voltooien. De vooruitbetalingsfactuur stelt je in staat om een deel van de betaling van de klant te ontvangen, zelfs voordat je de goederen of diensten verkoopt. Dit zal een positief effect hebben op je liquiditeit, vooral bij het verwerken van grote bestellingen. Je kunt de waarde instellen als een specifiek percentage van de totale bestelling. Dit geeft je meer zekerheid dat je klanten zich niet terugtrekken uit het contract, omdat ze dan het al betaalde geld zouden verliezen.

Verkoopfactuur

Dit is een gewone factuur, maar hij kan niet ontbreken in deze lijst. In commerciële transacties komt zo’n factuur het vaakst voor. Dat is het document dat we allemaal in ons hoofd hebben wanneer we de term factuur horen. Net als andere soorten facturen bevat het alle 12 elementen die elke factuur vereist. Het documenteert een zakelijke gebeurtenis die heeft plaatsgevonden tussen de verkoper en de koper. Zo’n factuur kan zowel de verkoop van goederen als de levering van diensten dekken.

Terugkerende factuur

Dit type factuur is zeer gebruikelijk voor de levering van diensten. Het wordt uitgegeven op elke vooraf bepaalde periode. Meestal is dat een maand, maar je kunt ook wekelijkse, kwartaal- of jaarlijkse facturen vinden. Deze verschijnen meestal in het geval van verschillende abonnementen.

De vergoeding voor elke maand is van tevoren vastgesteld, zodat je onmiddellijk weet welk bedrag je moet betalen. Deze eigenschap van terugkerende facturen maakt het heel eenvoudig om de uitgifte van dit type facturen te automatiseren. Door gebruik te maken van een factureringsapplicatie kan het proces van het uitgeven van terugkerende facturen echt eenvoudig en simpel worden. Alles wat je hoeft te doen is enkele noodzakelijke gegevens in te voeren en de volgende facturen worden automatisch gegenereerd. Welke gegevens zijn hiervoor nodig? Gewoonlijk zijn de volgende informatie voldoende:

• klantgegevens,
• informatie over waar de factuur voor is,
• het factuurbedrag,
• wanneer de volgende factuur moet worden uitgegeven,
• betaaldatum.

Voor terugkerende facturen is elke volgende factuur zeer vergelijkbaar met de eerste factuur die is uitgegeven. Ze zullen verschillen in nummer, datum van uitgifte en verkoop, en vervaldatum. Als je de e-mailadressen van je klanten kent, kun je ook je factureringssoftware deze facturen automatisch laten verzenden, wat je zeker veel tijd zal besparen.

Deelfactuur

In het geval van grote projecten zijn deelfacturen populair. In deze situatie wordt het afgesproken werk verdeeld in fasen. Wanneer een bepaalde fase is voltooid, geef je een deelfactuur uit. Deze methode van factureren geldt zowel voor de levering van goederen als voor de levering van diensten. Het is het beste om het betalingsschema eerder vast te stellen, al bij de ondertekening van het contract. Op deze manier informeer je je klanten van tevoren zonder hen te verrassen met de factuur die je uitgeeft.

Wat zijn de voordelen van deelfacturen? Ze bieden je een grotere liquiditeit, terwijl je klant een zeer grote rekening na de voltooiing van de gehele bestelling kan vermijden, omdat de betaling in delen wordt gespreid over de tijd.

Eindfactuur

Dit type factuur komt typisch voor na het voltooien van een bestelling. Het kan samenkomen met vooruitbetalingsfacturen of deelfacturen. Je geeft de eindfactuur uit door het bedrag te berekenen dat het verschil is tussen de voltooide en tot nu toe vereffende facturen en het totale bedrag van het contract. Hoe doe je dat? Je moet de waarde van de vooruitbetalings- of deelfacturen die je voor het project hebt uitgegeven, van de totale projectwaarde aftrekken.

Samenvattingsfactuur

Een samenvattingsfactuur is praktisch wanneer een klant meerdere bestellingen bij je heeft geplaatst. Je hoeft geen aparte factuur voor elke bestelling uit te geven. In dit geval kun je een samenvattingsfactuur gebruiken. Natuurlijk, om deze oplossing voordelig voor jou te maken, mogen individuele bestellingen niet over de tijd worden verspreid. Waarom? Je moet je herinneren dat je het geld pas na enige tijd na het uitgeven van de factuur ontvangt. Daarom, als je te lang wacht met het uitgeven van een samenvattingsfactuur, wordt het geld bijgeschreven op je rekening voor de voltooide bestellingen.

In de praktijk kun je een samenvattingsfactuur elke bepaalde periode plannen, bijvoorbeeld een week of een maand. Aan het einde van de week of maand verzamel je alle bestellingen die je voor die klant hebt gedaan en bereid je een enkele samenvattingsfactuur voor. Je kunt dit type factuur ook gebruiken wanneer een klant een bestelling heeft geplaatst maar later iets anders heeft toegevoegd. In dit geval hoef je geen twee aparte facturen voor te schrijven, maar kun je beide bestellingen in de samenvatting opnemen.

Kredietnota

Een kredietnota is een type kredietfactuur. Het wordt typisch gebruikt wanneer een klant een product heeft geretourneerd, voor een product heeft betaald maar de bestelling wil annuleren, of beschadigde of te kleine goederen heeft ontvangen die een prijsverlaging als compensatie met zich meebrengt. Je kunt deze nota ook uitgeven wanneer je een klant een extra korting wilt geven nadat hun bestelling is voltooid en betaald. Het is ook van toepassing wanneer een factuur een onjuiste en opgeblazen totale waarde bevat, waardoor aanpassingen nodig zijn.

Een kredietmemo betekent dat de verkoper geld aan de koper verschuldigd is. Het is een bevestiging van de verkoper dat hij of zij de koper een of andere vorm van krediet heeft gegeven. De koper kan dit krediet gebruiken voor toekomstige aankopen of om een terugbetaling vragen.

Debetnota

Dit is het type correctiefactuur dat je naar een klant stuurt wanneer je een fout maakt in het onderschatten van de waarde van verkochte goederen of diensten. Een debetnota betekent dat de klant naast het factuurbedrag ook het bedrag verschuldigd is waarvoor de nota is uitgegeven. Het verschil tussen een krediet- of debetfactuur en een reguliere factuur is dat je de reguliere factuur stuurt wanneer de goederen of diensten zijn verkocht. De krediet- of debetfactuur daarentegen komt voor nadat de reguliere factuur is uitgegeven om de bedragen op de factuur te corrigeren.

BTW-factuur

In landen waar er BTW (belasting over de toegevoegde waarde) is, is een zeer veelvoorkomend type factuur de BTW-factuur. Het documenteert de verkoop van goederen en diensten door entiteiten die BTW-plichtig zijn. Dit is over het algemeen de meerderheid van de bedrijven die in dergelijke landen opereren. Interessant is dat, zelfs als er geen BTW in jouw land is, als je goederen of diensten verkoopt aan landen waar er BTW is, je mogelijk verplicht bent om een factuur uit te geven die BTW bevat.

Lees ook: 5 veelvoorkomende factureringsfouten

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.