7 Stappen voor het Opbouwen van een Effectieve PR-strategie voor Evenementen

Er zijn veel interessante en diverse tools voor het omgaan met public relations. Een daarvan wordt vaak onderschat, namelijk eventmarketing. Maar hoe bereid je je voor op het evenement? We laten je de weg zien naar een effectieve event PR-strategie.

Effectieve Event PR-strategie – inhoudsopgave:

1. Wat is PR?
2. Wat is een EVENEMENT?
3. Wat moet ik voorbereiden voor het evenement? – Event PR-strategie
4. Welke rol speelt een evenement in PR en communicatie?
5. Soorten evenementen
6. Belangrijke vragen

Wat is PR?

Er zijn veel definities van Public Relations en elk van hen brengt een nieuwe versie van het concept. In het kort, PR is gericht op het vormgeven van de sociale relaties van een opererende entiteit met zijn omgeving. Het is een set van bewuste, geplande en langetermijnacties en activiteiten om het merk op zijn best te presenteren door te zorgen voor het goede imago van een organisatie of een persoon.

Wat is een EVENEMENT?

In het Engels duidt een evenement op een gelegenheid. Vanuit theoretisch oogpunt wordt eventmarketing behandeld door onder anderen communicatie- en mediawetenschappen, economie en management, toerisme en psychologische wetenschappen met betrekking tot menselijk gedrag tijdens massa-evenementen. In de praktijk functioneert eventmarketing als een van de tools voor PR-marketingstrategieën. Het omvat een constante organisatie van verschillende soorten evenementen waarvan het doel is om een directe impact te hebben op de uitvoering van de vastgestelde doelstellingen door ondernemingen.

Wat moet ik voorbereiden voor het evenement? – Event PR-strategie

Bij het plannen van een evenement is het de moeite waard om verschillende belangrijke punten in overweging te nemen die ons werk zullen ondersteunen en ons in staat stellen om verschillende situaties tijdens de bijeenkomst te beheersen. Deze omvatten:

1. Het opstellen van een noodlijst – checklist uitgebreid met procedures met betrekking tot het omgaan met een noodsituatie.
2. Het voorbereiden van een holding statement – een modelverklaring of persbericht, vooraf geschreven en met de meest cruciale informatie en reactie op een crisis.
3. Het creëren van een contact- en medialijst – deze lijst moet alle informatie bevatten om contact op te nemen met mediarepresentanten (bijv. naam, telefoonnummer, e-mailadres).
4. Geschikte aanwijzing van mediarepresentanten.
5. Voorziening van communicatie – naast de markering van reddings- en brandbestrijdingsapparatuur en een aparte ruimte voor de diensten die verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van het evenement, enz.
6. Aanwijzing van een zone voor de media – een andere toegangstijd en een aparte zone van de andere deelnemers.
7. Voorbereiden van kopieën van alle benodigde documenten.

VERGEET NIET!

Om een succesvol evenement voor te bereiden en te organiseren heb je, bovenal, gezond verstand, een gedetailleerde agenda, beveiliging op alle niveaus van cyberspace tot verzekeringspolissen, veel geduld en dagelijkse constante inspanning nodig.

Welke rol speelt een evenement in PR en communicatie?

Evenementen kunnen zich richten op verschillende specifieke facetten van het versterken van een bedrijf zoals imago, liefdadigheid of verkoop. Ze kunnen specifieke producten, merken, diensten of zelfs ideeën promoten. Voor een evenementmanager zal de “5W” regel nuttig zijn, die in het geval van het organiseren van een evenement de vorm kan aannemen van de volgende vragen:

• Wat – wat organiseren we?
• Wie – voor wie is het evenement?
• Waar – waar organiseren we het?
• Wanneer – wat is de tijd en datum van het evenement?
• Waarom – met welk doel organiseren we een evenement?

Door onszelf deze 5 basisvragen te stellen, ondersteunen we het idee en de realistische aannames over het georganiseerde evenement aanzienlijk.

Bij het organiseren van een evenement, vergeet niet te bepalen wat de reikwijdte van marketingactiviteiten is en hoe de boodschap te kanaliseren:

• ATL (Above the line) – een strategie van marketingactiviteiten die worden uitgevoerd in traditionele media (radio, televisie, pers, posters, buitenreclame),
• BTL (Below the line) – marketingactiviteiten gericht op consumenten, die geen reclame zijn in massamedia.

Soorten evenementen

Evenementen kunnen ook in verschillende types worden verdeeld, afhankelijk van het doel en de aard:

• Bedrijfs- en zakelijke evenementen
• Beurzen en tentoonstellingen
• Recreatieve en entertainment evenementen
• Burger- en overheids evenementen
• Marketing evenementen
• Conferenties en vergaderingen
• Sociale evenementen
• Sportevenementen

Een evenement is een perfecte aanvulling op een meerlagige PR- of marketingcampagne, bijvoorbeeld gericht op online verkoop van een product. Het is ook een perfecte gelegenheid voor interactie en direct gesprek met de klant en de media. Evenementen zijn gericht op communicatie en het ontmoeten van een specifieke ontvanger. Ze bouwen relaties op, evenals het ondersteunen van partner- en werknemerscontacten, integreren en verbinden.

Bekijk De beste PR-campagnes van 2021.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.