Voordelen van het gebruik van een Applicant Tracking System (ATS)

Hoe het wervingsproces in uw bedrijf te verbeteren en te versnellen? Wat zijn de voordelen voor recruiters en het bedrijf als geheel van het automatiseren van het talentzoekproces? Benieuwd om erachter te komen? Lees ons artikel over ATS.

Voordelen van het gebruik van een ATS – inhoudsopgave:

1. Wat is ATS
2. Voordelen van ATS voor HR en het bedrijf
3. Wervings-KPI’s
4. Welke functies moet een goede ATS bevatten?
5. FAQ

Wat is ATS

Het wervingsproces – dat bestaat uit het voorbereiden en publiceren van een vacature, het verzamelen van sollicitaties, het screenen en interviewen van kandidaten, en uiteindelijk het selecteren van de ideale kandidaat voor de functie – is vaak een uitdaging voor recruiters.

Belast met administratief werk en met tijd- en budgetbeperkingen zijn ze niet in staat om effectief naar professionals te zoeken en de juiste kandidaat te vinden. Steeds meer bedrijven besluiten het wervingsproces te automatiseren met behulp van de ATS-tool.

Applicant Tracking System is werving en candidate management software die HR ondersteunt bij routinematige wervingsactiviteiten.

Voordelen van ATS voor HR en het bedrijf

Het gebruik van ATS ondersteunt de activiteiten van recruiters en brengt voordelen voor het hele bedrijf. Het bespaart voornamelijk tijd en ontlast HR van administratief werk.

Recruiters kunnen advertentietemplates gebruiken, multiposting toepassen in plaats van handmatig advertenties op verschillende portals te publiceren, hun eigen berichten sjablonen maken of de al voorbereide gebruiken en snel communiceren met kandidaten.

ATS maakt ook snelle voorselectie van kandidaten mogelijk op basis van individueel gedefinieerde criteria en vergelijking van de gegevens van sollicitanten met de vereisten van een bepaalde functie – hierdoor verspilt een recruiter geen tijd met het doorbladeren van alle ontvangen sollicitaties, maar richt hij zich alleen op diegenen die door het systeem zijn geselecteerd, behorend tot kandidaten die passen bij het functieprofiel en aan de vereisten voldoen.

Dankzij een dergelijke automatisering is de werving veel sneller, en de tijd van het starten van de zoektocht tot het aannemen van een werknemer wordt aanzienlijk verkort.

Het ATS-systeem vormt ook een centrale database – het bevat verzamelde sollicitatiedocumenten, berichten die zijn uitgewisseld met kandidaten, de geschiedenis van reeds gevoerde interviews samen met de mening van de recruiter. Deze oplossing maakt toegang tot alle noodzakelijke informatie voor bevoegde personen mogelijk. In een situatie waarin bijvoorbeeld de recruiter die een bepaalde aanmelding leidt verandert tijdens het proces, is er geen behoefte om een tweede persoon in te schakelen, omdat alle relevante informatie over de fase van de werving en de kandidaten in de database te vinden is.

Wervings-KPI’s

ATS maakt ook het monitoren en rapporteren van alle Key Recruitment Indicators (KPI’s) mogelijk. Deze indicatoren meten en monitoren de kwaliteit en resultaten van wervingsactiviteiten, wat het mogelijk maakt om uw wervingsprocessen effectief te analyseren en te optimaliseren. Gedetailleerde rapporten maken het onder andere mogelijk om de meest effectieve bronnen van instroom van sollicitaties te identificeren.

Een ander voordeel van het gebruik van een ATS is kostenbesparing – aangezien het merendeel van het administratieve werk is geautomatiseerd, hoeven we ons wervings team niet uit te breiden. Efficiënt gebruik van het wervingsbudget resulteert in snellere en productievere wervingen.

Gemakkelijke sollicitatie, transparantie gedurende het wervingsproces, automatisch verzonden bevestiging van de ingediende sollicitatie, nieuws en informatie over de wervingsfase, snelle feedback en de mogelijkheid om de status van de sollicitatie online te controleren zijn allemaal aspecten van ATS die de kandidatenervaring verbeteren. Het is de ervaring gedurende het wervingsproces en feedback over het bedrijf. Een groot voordeel van de ATS is dat het goed functioneert, ongeacht de grootte van het bedrijf of de sector waarin het opereert.

Welke functies moet een goede ATS bevatten?

Het ATS-systeem moet de acties van de recruiter ondersteunen zonder hem iets op te leggen. Daarom moeten ze de mogelijkheid van personalisatie mogelijk maken, oplossingen aanpassen aan de eigen behoeften van het bedrijf, de optie hebben om aangepaste sjablonen te maken of loopbaanpaden te definiëren afhankelijk van de functie en de sector is belangrijk.

Om het systeem in een bepaalde organisatie te laten bewijzen, is het de moeite waard om het van tevoren te testen, om te controleren of het duidelijk, intuïtief, eenvoudig en comfortabel in gebruik is.

Of het nuttig zal blijken te zijn in een bepaalde organisatie en het werk van de recruiter zal verbeteren. Daarom is een ander onmisbaar aspect de DEMO-versie, dat wil zeggen een kans om de ATS gratis te testen voor een bepaalde periode.

Snel, gratis en deskundig klantenserviceondersteuning is een andere belangrijke functie om naar te zoeken. U moet in staat zijn om contact op te nemen met het probleemoplossingscentrum via verschillende kanalen – zoals via een handig contactformulier, een snelle chat of telefonische contact.

De ATS moet actuele informatie en gegevens in de cloud opslaan, die altijd gemakkelijk online toegankelijk zijn. Hierdoor is de IT-afdeling van het bedrijf vrij van de last van het installeren of onderhouden van de software – dit wordt de verantwoordelijkheid van de serviceprovider. Dit bespaart zowel kosten, tijd als IT-middelen.

Het laatste om in gedachten te houden bij het kiezen van ATS-software is wetgeving. Werving omvat gevoelige kandidaatgegevens, dus de software moet voldoen aan bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wanneer deze wordt uitgevoerd in de EU-landen en elders volgens de lokale regelgeving. Het moet de mogelijkheid bieden om automatische verwijdering van sollicitaties na een bepaalde tijd te programmeren, zodat persoonlijke gegevens van voormalige kandidaten niet onnodig worden opgeslagen.

ATS heeft voordelen voor recruiters, kandidaten en de organisatie als geheel. Het is de moeite waard om de implementatie ervan in elke organisatie te overwegen, ongeacht de sector, om wervingsprocessen te versnellen en te stroomlijnen. Het bespaart kosten, tijd en menselijke middelen en maakt werving efficiënter.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter!