Preboarding – definitie, rationale en 4 beste praktijken

Preboarding – waar bestaat het uit?

Preboarding is het proces van het voorbereiden van een werknemer om voor een bedrijf te gaan werken. Het begint meestal na de ondertekening van het contract, en het doel is om de stress van de werknemer te minimaliseren voordat hij of zij naar de nieuwe plek komt en om de kans op een succesvolle en langdurige samenwerking te vergroten. Zowel HR-medewerkers als hiring managers, dat wil zeggen, de toekomstige supervisors van de nieuwe persoon, kunnen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan. Afhankelijk van het specifieke bedrijf kan preboarding andere elementen omvatten, maar de meest genoemde zijn:

• Contact onderhouden om ervoor te zorgen dat formele processen goed verlopen.
• Presentatie van specifieke verantwoordelijkheden vóór de start van het werk (en bespreking daarvan).
• Stuur arbeidsreglementen en andere documenten die je in staat stellen om het bedrijf zo goed mogelijk te leren kennen.
• Bespreek de bedrijfscultuur.

Preboarding versus onboarding – wat is het verschil?

Het kan velen lijken dat preboarding en onboarding dezelfde processen betekenen, maar het verschil tussen de twee is aanzienlijk, vooral in termen van wat een werknemer van beide periodes verwacht. Ten eerste verwijst preboarding naar de anticipatie op het beginnen met werken, terwijl onboarding alles omvat wat er gebeurt vanaf de eerste werkdag tot en met de inwerkperiode (die, afhankelijk van het bedrijf, enkele dagen of weken kan duren). Het eerste proces is gericht op het zorgen voor de net verworven werknemer (ervoor zorgen dat hij of zij zich op zijn gemak voelt), terwijl het laatste zich richt op het waarborgen dat de nieuwe werknemers snel en efficiënt informatie verzamelen over hun werk, taken, procedures en bedrijfsbeleid.

Preboarding-activiteiten – beste praktijken

Wat moet je doen om goed voor je werknemer te zorgen voordat hij of zij naar je bedrijf komt? Hieronder sommen we enkele praktijken op die het waard zijn om in elk bedrijf te implementeren, ongeacht de sector of teamgrootte.

1. Uitnodigen op kantoor voor het ondertekenen van het contract

Wanneer mogelijk, is het de moeite waard om een werknemer aan te moedigen om vóór de officiële “eerste werkdag” naar kantoor te komen en persoonlijk met HR-mensen te praten of de kans te krijgen om andere werknemers te leren kennen. Het voorwendsel voor zo’n bezoek kan bijvoorbeeld de noodzaak zijn om een contract te ondertekenen of andere noodzakelijke documenten in te vullen. Dit is een kans om elkaar in een meer ontspannen sfeer te ontmoeten dan in het geval van een sollicitatiegesprek of telefonisch contact.

2. In constante contact blijven

Het is heel gebruikelijk dat er enkele weken of zelfs maanden (afhankelijk van de geldende opzegtermijn) verstrijken tussen de acceptatie van een aanbod en de komst van een nieuwe persoon op het werk. In constante contact blijven met de nieuwe werknemer gedurende deze tijd is de beste manier om een positieve ervaring te creëren, zelfs vóór de eerste dag bij het bedrijf, en om het niveau van enthousiasme dat ontstond bij het ontvangen van het jobaanbod te behouden. Je kunt zowel e-mail- als telefonische contacten onderhouden en informeren naar zowel formele zaken (bijv. documentatie) als bijvoorbeeld hun welzijn, ontwikkelingsplannen of houding ten opzichte van de nieuwe fase in hun professionele leven.

3. Stuur een e-mail vóór de eerste werkdag

Een paar dagen vóór de eerste werkdag is het de moeite waard om een e-mail naar de werknemer te sturen ter bevestiging van de tijd en plaats van het verschijnen, evenals het schetsen van andere zaken die relevant kunnen zijn (bijv. de geldende dresscode, de mogelijkheid om een maaltijd te bestellen, parkeermogelijkheden bij het kantoor, details over hoe er met de auto of het openbaar vervoer te komen, documenten die hij of zij bij zich moet hebben, enz.). Zo’n actie zal zeker gewaardeerd worden – het geeft de werknemers het vertrouwen dat ze goed voorbereid zijn op de eerste dag. Vergeet echter niet om dit soort e-mail niet op het laatste moment te sturen (bijv. de dag ervoor), omdat je ze dan blootstelt aan meer stress en onzekerheid.

4. Houd een pre-work bijeenkomst

Heb je een contract met een werknemer getekend, en tijdens de wachttijd een teambuildingreis voor het hele bedrijf georganiseerd? Of wist je dat hun toekomstige team een vergadering gepland had in jouw bedrijf? Geef nieuwkomers de kans om aan dit soort activiteiten deel te nemen! Op deze manier zorg je ervoor dat ze toekomstige collega’s eerder leren kennen, in minder formele omstandigheden, wat ongetwijfeld een positieve impact zal hebben op hun gevoel van verbondenheid met het bedrijf en het opbouwen van goede banden met het nieuwe team.

Preboarding – samenvatting

Hoewel er geen twijfel over bestaat dat onboarding een uiterst belangrijk proces is vanuit het perspectief van zowel de nieuwe werknemer als degenen in de HR-afdeling, mag het belang dat het pre-werkperiode kenmerkt ook niet worden onderschat. De eerste dag of week op een nieuwe plek is een grote stress voor veel mensen, wat voornamelijk te wijten is aan de angst om geen verbinding te maken met het team of de angst dat de taken te moeilijk zullen blijken. Je kunt deze negatieve gevoelens minimaliseren door te zorgen voor een goed uitgevoerde preboarding, zoals met de hierboven beschreven praktijken. Zorg voor de implementatie ervan in jouw bedrijf, en je zult snel positieve effecten waarnemen – vooral op het gebied van mentaal welzijn.

Lees ook:: Het creëren van een welkomstpakket voor nieuwe werknemers. 7 items die je moet opnemen

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.