Wat moet een factuur bevatten? – 12 essentiële elementen

Iedereen die een bedrijf opzet, zal vroeg of laat facturen moeten uitgeven voor verkochte goederen en diensten. Wat moet een factuur bevatten? Aangezien het een officieel document is, is de inhoud ervan strikt gereguleerd door de wet. Met de tips die hier worden gegeven, zult u zeker in staat zijn om facturen correct uit te geven.

Wat moet een factuur bevatten? – inhoudsopgave:

1. Het woord FACTUUR
2. Uniek factuurnummer
3. Naam en adres van de verkoper
4. Naam en adres van de koper
5. Factuurdatum
6. Leverdatum
7. Beschrijving van de geleverde producten en diensten
8. Prijs en hoeveelheid voor elk product of geleverde dienst
9. Totaal verschuldigd bedrag
10. Vervaldatum
11. Betalingsmethoden
12. Toepasselijke belastingen

Het woord FACTUUR

Wat moet een factuur bevatten? Als u een factuur wilt uitgeven, dan moet het woord “factuur” erop staan. Dit geeft aan dat het een officieel document is dat de verkoop van goederen of diensten bevestigt. Dit woord onderscheidt de factuur van andere documenten die in bedrijven worden gebruikt, zoals een magazijnafgifteformulier of commerciële aanbieding, die ook enkele elementen kunnen bevatten die typisch zijn voor facturen.

Uniek factuurnummer

Elke factuur moet een uniek nummer hebben. De nummers moeten opeenvolgend worden toegewezen en er mogen geen onderbrekingen in de volgorde zijn. Om het gemakkelijker te maken, kunt u verschillende series factuurnummers gebruiken. Dit is vooral handig in grote bedrijven. Elke serie kan zijn eigen nummering hebben en van toepassing zijn op verkopen vanuit verschillende magazijnen en handelsplatforms. Dankzij het groeperen van uw facturen, zult u het gemakkelijker vinden om de inkomstenstromen van uw bedrijf te identificeren.

Naam en adres van de verkoper

Op de factuur moet u gegevens verstrekken die u als verkoper identificeren. Afhankelijk van het type bedrijf kan dit uw naam of de volledige naam van uw bedrijf zijn. Hier voegt u ook uw zakelijke postadres en belastingidentificatienummer toe.

Naam en adres van de koper

De factuur moet duidelijk identificeren aan wie u uw goederen of diensten heeft verkocht. Op deze plaats plaatst u een vergelijkbare set gegevens als in het geval van uw bedrijf. Als de koper een particulier is, hoeft u meestal geen factuur uit te geven. U moet echter mogelijk zo’n document op verzoek van de koper opstellen. In dat geval is het voldoende om de naam en achternaam van de koper in te voeren in de ruimte die bedoeld is voor de gegevens van de koper.

Factuurdatum

U heeft een specifieke tijd om de factuur uit te geven. Hoe weet u wanneer u deze moet uitgeven? Dit wordt bepaald door belastingregels. Aangezien facturen worden gebruikt, onder andere, om verschuldigde belastingen te berekenen, kunt u niet te lang wachten met het uitgeven ervan. Waarom? Facturen die na de deadline worden uitgegeven, kunnen worden beschouwd als opzettelijke belastingontwijking. Als u dit niet wilt missen, vraag dan uw accountant of gebruik een tool die u laat weten hoeveel tijd u heeft om uw factuur uit te geven.

Leverdatum

Wat moet een factuur bevatten? U moet ook de leverdatum van goederen of diensten op uw factuur vermelden. Dit is vaak een specifieke datum, maar voor sommige diensten kan het de maand zijn waarin de dienst is verleend. Als u uw klanten van tevoren in rekening brengt, kan de leverdatum verwijzen naar de geplande leverdatum van goederen of diensten en in de toekomst worden geplaatst.

Beschrijving van de geleverde producten en diensten

Facturen moeten nauwkeurig beschrijven wat u heeft verkocht. Dit geldt voor zowel goederen als diensten. In het geval van goederen is het iets gemakkelijker, omdat u bijvoorbeeld het EAN (Europese Artikel Nummer) of GTIN (Global Trade Item Number) nummer kunt opgeven. Bij het verkopen van diensten moet u ook specificeren waar de dienst over gaat, zodat er geen twijfel bestaat dat u deze heeft geleverd.

Prijs en hoeveelheid voor elk product of geleverde dienst

Uw factuur moet de prijs en hoeveelheid voor elk product of geleverde dienst bevatten. Als de klant meer dan één item van goederen of diensten heeft gekocht, moet u hun waarde specificeren. Hoe doet u dat? Vermenigvuldig gewoon het aantal gekochte stuks met hun prijs.

Totaal verschuldigd bedrag

Dit is ongetwijfeld een van uw favoriete elementen op de factuur. Het bepaalt hoeveel geld u zult ontvangen voor verkochte goederen en diensten. Houd er rekening mee dat dit een nauwkeurige samenvatting van de prijzen voor elk item moet zijn. Hier is geen ruimte voor een fout. Een verkeerd ingevoerd totaalbedrag vereist een correctie, wat waarschijnlijk de betaling van de koper zal vertragen.

Vervaldatum

Hier stelt u de datum vast waarop uw klant moet betalen voor de goederen en diensten die zij hebben gekocht. Dankzij dit weet u wanneer u de betaling kunt verwachten. Het kan natuurlijk gebeuren dat uw opdrachtgever veel eerder betaalt. Klanten slagen er echter soms niet in om de afgesproken betalingsdeadlines na te komen. Aangezien de factuur een juridisch document is, kunt u door het vaststellen van de vervaldatum juridische stappen ondernemen die u in staat stellen om de verschuldigde betaling te ontvangen.

Betalingsmethoden

Wat moet een factuur bevatten? Bij het uitgeven van facturen moet u ook aangeven welke betalingsmethoden u accepteert. Er zijn verschillende populaire betalingsmethoden beschikbaar voor ondernemers: contant, betaling bij levering, bankoverschrijvingen, PayPal, enz.

Toepasselijke belastingen

Als de btw van toepassing is in het land waar u uw bedrijf runt, dan moeten de btw-tarieven en -bedragen op de factuur worden vermeld. Er zijn echter enkele uitzonderingen, aangezien sommige bedrijven zijn vrijgesteld van het betalen van btw. In dat geval hoeft u zich geen zorgen te maken over belastingtarieven. De situatie kan anders zijn als u goederen en diensten in het buitenland verkoopt. Dan, zelfs als uw bedrijf is geregistreerd in een land waar btw niet van toepassing is of u bent vrijgesteld van btw, moet u mogelijk nog steeds btw in rekening brengen op buitenlandse transacties.

Maak facturen met onze gratis facturatie-app en factureringssoftware. Bekijk het hier!

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.