Projectinitiatie fase – waar op te letten? | #16 Aan de slag met projectmanagement

De projectinitiatie fase begint met een idee voor een onderneming. Het eindigt echter met een bindende beslissing om het project te starten. Voordat het tijd is om het budget te plannen, de methode van uitvoering te selecteren en de samenstelling van het team vast te stellen, bereidt de Projectmanager een schets voor van de visie en het doel van het project. Wat verdient speciale aandacht tijdens de initiatie fase?

Projectinitiatie fase – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Documenten en belanghebbenden
3. Bepaal hoe het nieuwe project te beheren
4. Van initiatie naar planning
5. Samenvatting

Inleiding

De projectinitiatie fase vindt slechts één keer plaats, ongeacht de uitvoeringsmethode. Het doel is om te definiëren waar het project over gaat. Het is ook het beste moment om een project te laten vallen als er ernstige twijfels zijn over de mogelijkheid van voltooiing. In deze vroege fase zal de organisatie geen grote kosten maken, terwijl het relatief eenvoudig is voor de Projectmanager om afstand te doen van een nog schetsmatig project. Maar als een nieuw project veelbelovend lijkt, waar moet dan op gelet worden tijdens de initiatie fase?

Documenten en belanghebbenden

Na de eerste afspraken is het tijd om een haalbaarheidsstudie en een projectcharter op te stellen. Het eerste document zal de kansen op succes van onze onderneming bepalen. Terwijl in het tweede de Projectmanager een schetsmatig kader voor de onderneming zal schrijven. Hoewel nog zonder details, zijn het deze twee documenten die dienen om belanghebbenden te overtuigen dat het nieuwe project het waard is om te worden voortgezet.

Maar wie moet er overtuigd worden? Dit wordt ook bepaald door de projectinitiatie fase, waar het belanghebbendenregister wordt opgesteld. Dit is een lijst van mensen die direct met het project zijn verbonden, dat wil zeggen vertegenwoordigers van de klant, de raad van bestuur van de organisatie, of potentiële aannemers, onder anderen. De belanghebbenden kunnen echter ook mensen omvatten die indirect door de uitvoering van ons project worden beïnvloed. Dit kunnen bijvoorbeeld de bewoners van de straat zijn waar we het werk zullen uitvoeren, of de medewerkers van de klantenservice waar we de automatisering zullen implementeren. Zij zullen niet bij het project betrokken zijn, maar onze acties zullen hun leef- of werkomgeving veranderen.

Bepaal hoe het nieuwe project te beheren

Maar wie is betrokken bij het voorbereiden van plannen voor de nieuwe onderneming? De Projectmanager is daar primair verantwoordelijk voor. Hij of zij legt contact met de mensen die toezicht zullen houden op de uitvoering van het project en stelt met hen onder andere de volgende zaken vast:

• verantwoordelijkheden
• communicatiemethoden – formeel, zoals rapportage, en informeel, zoals het stellen van vragen over lopende zaken in projectplanning en uitvoering
• tolerantiegrenzen – bijvoorbeeld voor het budget en de doorlooptijd van een gepland project, of de genomen risico’s.

Als er meer mensen in de raad bij het project betrokken zullen zijn, wordt soms een vergadering gehouden die een initiatievergadering wordt genoemd. Deze vindt meestal plaats wanneer de Projectmanager al klaar is met het werken aan de eerste versies van de documenten waar we hierboven over hebben geschreven:

• haalbaarheidsstudie
• projectcharter
• belanghebbendenregister, en soms een voorlopige versie van de
• risicofactorregister.

Van initiatie naar planning

De gemakkelijkste manier om het verschil tussen projectinitiatie en planning aan te geven is door de sleutelvragen te stellen die in beide fasen beantwoord moeten worden. Hun vergelijking is weergegeven in de onderstaande tabel:

INITIATIE FASE	PLANNING FASE
Wat is de visie van het project?	Wat is de startdatum van het project?
Wat is het doel van het project?	Wanneer gaan we de eerste mijlpaal realiseren?
Wat zal de uitvoering van het project veranderen in de organisatie of bij de klant?	Welke teamlid is verantwoordelijk voor verandermanagement?
Is het winstgevend om het project uit te voeren?	Hoeveel van het budget moet worden toegewezen voor testen?
Hoe groot is het risico op projectfalen?	Verstoort het verhoogde risico tijdens Taak A de uitvoering van Taak B?

Planning is gedetailleerder – het beantwoordt vaak vragen over hoe iets te doen, evenals feiten over de timing van uitvoering en budget. Initiatie daarentegen richt zich op vragen over het algemene doel en de betekenis, evenals de haalbaarheid van het project als geheel.

Hoewel planning vaak gelijktijdig plaatsvindt binnen de initiatie fase en voordat het project formeel wordt gelanceerd, hebben deze twee gebieden van het project een andere reikwijdte. De planningsfase kan zich vele malen tijdens het project herhalen. Dit komt omdat het gaat om hoe en in welke volgorde specifieke taken plaatsvinden en doelstellingen die leiden tot de realisatie van het projectdoel worden geïmplementeerd. De initiatie fase richt zich daarentegen op het definiëren van het projectdoel en het beoordelen of de uitvoering überhaupt mogelijk en zinvol is. Als dat zo is, omvat een deel van die fase ook het overtuigen van belangrijke belanghebbenden.

Samenvatting

In de projectinitiatie fase, stel herhaaldelijk de meest fundamentele vraag: heeft het zin om dit project uit te voeren? Immers, eenmaal gegeven, zal het definitieve antwoord de initiatie fase compleet maken en vergrendelen, om zo te zeggen. Dit zal de richting en reikwijdte van het werk van het projectteam voor de gehele duur van de geplande activiteiten bepalen.

Om de juiste keuze te maken, is het de moeite waard om energie te steken in het zorgvuldig voorbereiden van documenten en het vaststellen van een duidelijke manier om het nieuwe project te beheren. Deze investeringen zullen zich zeker terugbetalen in de volgende fasen van de uitvoering.

Ben je geïnteresseerd in projectmanagement? Volg onze serie zodat je geen artikel mist.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.