Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat de transactie bevestigt. Dit geldt zowel voor de levering van diensten als voor de levering van goederen, inclusief de levering van digitale inhoud. Het kan in papieren of elektronische vorm zijn. De factuur bepaalt de waarde van goederen en diensten en vormt de basis voor het berekenen van verschuldigde belastingen. Hoewel de factuur vaak voorkomt in B2B (business to business) relaties, is het niet alleen een ondernemersgebied. Particulieren krijgen ook te maken met facturen die zijn uitgegeven in het B2C (business to consumer) model. In dit artikel zullen we uitleggen wat een factuur is en wat het doel ervan is.

Wat is een factuur? Wat is het doel ervan? – inhoudsopgave:

1. Basisinformatie over een factuur
2. Factuur als bevestiging van verkoop
3. Factuur als document voor boekhouding
4. Is een factuur nodig om gebruik te maken van een garantie?
5. Hoe kun je eenvoudig een factuur uitgeven?

Basisinformatie over een factuur

De factuur is een document dat de totstandkoming van een transactie tussen een verkoper en een koper bevestigt. Om deze reden moet de factuur volledige gegevens van beide partijen bevatten. Het moet in twee exemplaren worden uitgegeven, één voor elke partij bij de transactie.

Een ander belangrijk element van de factuur is het unieke nummer en de datum van uitgifte. Het bevat informatie over verkochte goederen en diensten, zoals hun hoeveelheid, prijs en waarde. Voor landen waar btw (belasting over de toegevoegde waarde) wordt geheven, toont de factuur ook het tarief en de waarde van deze belasting.

De factuur geeft de betaalmethode voor de geleverde goederen en diensten aan. Dit kan een vooruitbetaling, contante betaling, bankoverschrijving of creditcard zijn. In het geval van een verkoop met een uitgestelde betalingsdatum, zal de factuur ook de datum bevatten waarop een dergelijke verplichting moet worden voldaan.

Een factuur kan in papieren vorm worden uitgegeven, maar kan ook in elektronische vorm worden opgesteld, die dezelfde juridische kracht heeft. Volgens het rapport E-Invoicing / E-Billing. Digitalisering en automatisering, worden er jaarlijks meer dan 370 miljard facturen uitgegeven, waarvan slechts 10% elektronische facturen zijn.

Echter, vanwege het feit dat de e-factuurservice veel goedkoper is dan zijn papieren tegenhanger, wordt een dergelijke oplossing elk jaar steeds populairder. Door automatisering bij het factureren te gebruiken, kun je de kosten met tot 30% verlagen.

Factuur als bevestiging van verkoop

Bij de verkoop van goederen of diensten moet je een dergelijk evenement op de juiste manier documenteren. Bij de verkoop aan particulieren ben je meestal verplicht om een kassa te hebben en bonnen uit te geven. Echter, op verzoek van de klant moet je een factuur uitgeven die de aankoop bevestigt. Bij het runnen van een bedrijf in het B2B-model is het basisdocument dat de verkoop bevestigt de factuur.

Veel bedrijven die op verschillende marktplaatsen verkopen, geven standaard facturen in elektronische vorm uit voor hun klanten. Dit is zeker een handiger oplossing dan het afdrukken van bonnen of papieren facturen. Het verzenden van dergelijke documenten is gemakkelijk te automatiseren, zodat je je niet met papierwerk hoeft bezig te houden en je je kunt concentreren op het runnen van je bedrijf.

Factuur als document voor boekhouding

Volgens IFRS (International Financial Reporting Standards) is de factuur een van de belangrijkste boekhouddocumenten die gedetailleerde informatie bevat over de voltooide transactie. Onder andere berekenen facturen je inkomen en de belasting die je hierover moet betalen. Facturen documenteren ook de kosten die je hebt gemaakt om je bedrijf te runnen. Afhankelijk van de gekozen belastingvorm kunnen ze invloed hebben op de hoogte van de verschuldigde belastingen. Aangezien facturen door belastingautoriteiten kunnen worden gecontroleerd, moeten ze voor een bepaalde periode worden bewaard zoals voorgeschreven in de wet van het betreffende land.

Boekhoudkantoren verwijzen bij het opstellen van prijslijsten voor hun diensten vaak naar het aantal facturen. Dit geldt zowel voor de door jou uitgegeven facturen, die verkoopfacturen worden genoemd, als voor facturen die door je opdrachtnemers zijn uitgegeven voor goederen en diensten die aan jou zijn geleverd. Laatstgenoemden worden kostenfacturen genoemd.

Boekhoudkantoren bieden in de prijs van het basispakket van diensten meestal het boeken van een vooraf bepaald aantal facturen aan, maar voor elk volgend document dat deze limiet overschrijdt, kunnen ze extra kosten in rekening brengen. Als je niet te veel documenten uitgeeft, kan het gebruik van boekhouddiensten een aanzienlijke kostenpost zijn die verband houdt met het runnen van een bedrijf. Je kunt echter een applicatie gebruiken die je in staat stelt om zelf facturen uit te geven en te boeken. Dit wordt vergemakkelijkt door vooraf gedefinieerde sjablonen en keuzelijsten met gegevens. Dankzij deze oplossing kun je de kosten van het runnen van je eigen bedrijf efficiënt optimaliseren.

Is een factuur nodig om gebruik te maken van een garantie?

Je hebt geen factuur nodig om gebruik te maken van de garantie. Voor dit doel is elke aankoopbevestiging voldoende. Dit kan een bon, een rekeningafschrift of een bevestiging van een creditcardbetaling zijn. Het is belangrijk om een document te hebben dat de transactie bevestigt. Echter, een groot aantal mensen, vooral bij de aankoop van goederen van grotere waarde, kiest voor een factuur. Waarom?

Het is heel gemakkelijk om bonnen te verliezen. Bovendien, als ze slecht worden bewaard, vervagen ze snel en worden ze onleesbaar. Dit probleem doet zich niet voor bij facturen. Ze hebben vaak een groter formaat en het is meestal een A4-pagina. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk worden opgeslagen in standaard mappen. Facturen in elektronische vorm zijn een ideale oplossing. De toegang tot dergelijke documenten is veel gemakkelijker en in het geval dat je gebruik moet maken van de garantie, kun je snel de benodigde factuur vinden.

Hoe kun je eenvoudig een factuur uitgeven?

Je kunt veel oplossingen vinden die het uitgeven van facturen ondersteunen, variërend van boekhoud- en financiële systemen, via CRM’s (Customer Relationship Management System) of meer gecompliceerde ERP (Enterprise Resource Planning) systemen, tot speciale applicaties, zoals Firmbee, dat een gratis facturatie-app is. Dankzij dergelijke tools kun je eenvoudig facturen maken en zelfs bepaalde processen automatiseren, zoals het verzenden van herinneringen voor terugkerende betalingen.

Dit hoeft niet altijd aanzienlijke kosten met zich mee te brengen voor de aanschaf van dergelijke software. Het is de moeite waard om bewezen oplossingen te gebruiken die volledige functionaliteit bieden bij het uitgeven van facturen, en tegelijkertijd gratis zijn. Hiervoor kun je de Free Invoicing App gebruiken, die het veel gemakkelijker maakt om facturen uit te geven, zelfs voor degenen die tot nu toe niet met boekhouding te maken hebben gehad.

Lees ons recente artikel: Storyboard – wat het is en hoe het te gebruiken voor videoproductie?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook en Twitter.