Waarom is het creëren van workflows belangrijk?

Elke organisatie – of het nu een klein bedrijf, een middelgroot bedrijf of een multinationale onderneming is – streeft voortdurend naar de grootst mogelijke efficiëntie. Dit wordt vooral belangrijk in het huidige digitale tijdperk, waarin de concurrentie hevig is. Om deze reden zijn ondernemers op zoek naar manieren om de dagelijkse operaties van het bedrijf te stroomlijnen – een daarvan is het creëren van workflows. Waarom is het zo belangrijk voor organisaties om de manier waarop werk van de ene persoon naar de andere beweegt, grondig te ontwerpen?

Workflow – inhoudsopgave:

1. Wat is een workflow?
2. Waarom is het de moeite waard om workflows in te voeren?
3. Hoe implementeer je een workflow?
4. Samenvatting

Wat is een workflow?

In de afgelopen jaren is een workflow een soort modewoord geworden in de zakenwereld, waar je vaak over hoort (bijvoorbeeld tijdens sollicitatiegesprekken), maar dat je niet noodzakelijkerwijs in de praktijk ziet worden geïmplementeerd. Bedrijfsworkflows zijn repetitieve procedures die bestaan uit een reeks taken die routinematig in een specifieke en consistente volgorde moeten worden uitgevoerd. Ze kunnen worden ontworpen om te werken voor zowel een individuele persoon als een groep van afhankelijke individuen.

Goed ontworpen, stellen ze in staat om cyclische en repetitieve taken uit te voeren. Zo’n procedure vertaalt zich in een efficiënter werk van het hele team, en bijgevolg, betere productiviteit en efficiëntie van het hele bedrijf, evenals een lager risico op fouten. Workflows ondersteunen ook de samenwerking tussen afdelingen, waardoor het proces van het voltooien van individuele activiteiten wordt versneld. Wat belangrijk is, is dat het gebruik van geautomatiseerde oplossingen meer controle biedt over de huidige status van taken.

Waarom is het de moeite waard om workflows in te voeren?

Goed gestructureerde workflows zorgen ervoor dat belangrijke processen elke keer op de juiste manier worden uitgevoerd. Ze stellen je in staat om een aantal voordelen te behalen die belangrijk zijn vanuit zakelijk perspectief, zoals:

• versnelling van de uitvoering van taken dankzij het vaststellen van normen waaraan moet worden voldaan tijdens het werk,
• efficiënter behalen van gestelde doelen dankzij de implementatie van de management-by-objectives benadering en effectievere uitvoering van taken,
• betere communicatie in het team door het toewijzen van een specifieke rol aan elke persoon (betere begrip van de rol in het team),
• constante uitwisseling van kennis en informatie tussen individuele werknemers
• grotere betrokkenheid bij het werk door verhoogde verantwoordelijkheid,
• betere taakuitvoering door de beste mensen voor specifieke activiteiten te selecteren, wat op zijn beurt zorgt voor grotere tevredenheid van de eindklant,
• minder risico op fouten door het gebruik van taakautomatisering,
• stroomlijning van lopende processen en focus op belangrijke activiteiten door het detecteren en elimineren van redundantie (onnodige activiteiten),
• continue inspanning om het product te verbeteren door ervoor te zorgen dat elke volgende workflow beter wordt uitgevoerd.

Bovendien biedt het implementeren van een workflow werknemers meer inzicht in individuele bedrijfsprocessen, waardoor ze het volledige plaatje kunnen zien en ervoor kunnen zorgen dat de uitgevoerde taken hen helpen de verwachte doelen te bereiken. Het elimineert ook het probleem van transparantie als het gaat om activiteiten die door individuele afdelingen worden uitgevoerd. Nauwkeurig documenteren en delen van alle noodzakelijke informatie op een gemeenschappelijk platform is de gemakkelijkste manier om het werk efficiënter te maken en het risico op fouten te minimaliseren.

Hoe implementeer je een workflow?

Om een workflow in je organisatie te implementeren, kun je oplossingen zoals Firmbee gebruiken om je projecten beter te beheren.

Een goed geplande workflow kan de vorm aannemen van een kanban met zorgvuldig geselecteerde projectsecties, taken en taakstatussen.

Bron: kanban-bord van een gratis projectmanagementtool: www.firmbee.com

Zorg er echter voor dat de optie die je kiest is afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf en jouw werknemers. Het kiezen van de juiste workflow-automatiseringstool kan in het begin een uitdaging zijn, maar een goede keuze maken zal je op de lange termijn een aantal voordelen opleveren.

Samenvatting

Het automatiseren van het proces van het uitvoeren van bepaalde taken zal je aanzienlijke veranderingen in het werk van werknemers en hele afdelingen laten zien. Op de lange termijn zal dit zich vertalen in het behalen van hogere efficiëntie, wat op zijn beurt zal leiden tot meer mogelijkheden voor het bedrijf om te groeien, nieuwe oplossingen te implementeren en zijn innovatie op te bouwen. Dus als je aanzienlijke veranderingen wilt zien in de belangrijkste bedrijfsprocessen in jouw bedrijf, overweeg dan om workflows voor jouw werknemers te creëren.

Lees ook: Wat is asynchrone communicatie?

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.