Bronnen en gebieden van verandering in het project | #47 Aan de slag met projectmanagement

De index van termen aan het einde van het PMBOK-boek bevat maar liefst 22 vermeldingen voor projectverandering. Deze variëren van de kosten en cultuur van verandering in organisaties tot wijzigingsverzoeken. Wat maakt verandering dan zo essentieel in projecten en hoe ga je ermee om? Wat is verandermanagement?

Verandermanagement – inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Wat zijn verandering en verandermanagement?
3. Verandergebieden in het project
4. Veranderingen tijdens projectplanning
5. Veranderingen tijdens projectuitvoering
6. Oorzaken van veranderingen in het project
7. Extern
8. Intern
9. Samenvatting

Inleiding

Verandering tijdens een project is bijna onvermijdelijk, toch lijken veel organisaties deze vanzelfsprekendheid nog steeds te negeren. Ondanks de levensduur, of het nu drie maanden, een jaar of drie jaar is, bevat elk project risicofactoren die kunnen leiden tot heronderhandelingen van de uitvoering met belanghebbenden door de projectmanager. Als het projectteam daarentegen voortdurend lessen leert van de taken die voorhanden zijn, kunnen verbeteringen en veranderingen in de organisatie van het werk als gevolg van een beter begrip van de vereisten van belanghebbenden ook optreden.

Wat zijn verandering en verandermanagement?

PMBOK definieert verandering als:

“Een wijziging van een formeel gecontroleerd opleverbaar product, component van het projectmanagementplan, projectdocument.”

Dit kan wijzigingen omvatten met betrekking tot:

• projectdoel,
• prioriteiten,
• schema,
• projectmijlpalen, of
• taakverdeling in het projectteam.

Verandermanagement daarentegen wordt gedefinieerd als:

“Een uitgebreide, cyclische en gestructureerde benadering voor het overbrengen van individuen, groepen en organisaties van een huidige staat naar een toekomstige staat met beoogde zakelijke voordelen.”

Maar op welke gebieden van het project moet een projectmanager het meest letten om zich voor te bereiden op verandermanagement?

Verandergebieden in het project

Veranderingen in een project kunnen zich op elke fase van de levenscyclus voordoen, maar je moet de meeste aandacht besteden aan die welke zich voordoen tijdens de planningsfase en de projectuitvoering.

Veranderingen tijdens projectplanning

Volgens de PMBOK moet het projectteam samen met de projectmanager in de planningsfase een schets voorbereiden van het proces voor het aanpassen van huidige activiteiten aan opkomende verschuivingen en ontwikkelingen. Met andere woorden, ze moeten bedenken hoe ze dit kunnen implementeren. Dit kan onder andere omvatten:

• wijzigingen in de workflow,
• herprioritering van taken in de backlog, en zelfs een projectie voor zulke radicale oplossingen als
• het herstructureren van het belangrijkste projectdoel

Veranderingen tijdens projectuitvoering

Veranderingen die zich tijdens de projectuitvoeringsfase voordoen, moeten de aangenomen methodologie volgen, respectievelijk:

• Waterval – aanpassingen vereisen een formeel goedkeuringsproces en wijzigingen in de projectdocumentatie,
• Agile – ze zijn een natuurlijk onderdeel van het proces en worden voortdurend geïntroduceerd door de backlog bij te werken en de activiteiten van het team aan te passen,
• Scrum – als een van de Agile-methodologieën gaat Scrum er ook van uit dat transformaties onvermijdelijk zijn. Maar voordat er maatregelen worden genomen, moet het team de doelen van de Sprint die het is begonnen, behalen,
• Prince2 – hier moet het projectplan zorgvuldig aan het begin worden gedefinieerd en moeten veranderingen bij ontwerp worden geminimaliseerd. Als je echter overgangen moet maken, zorg er dan voor dat je dit goed documenteert en belanghebbenden raadpleegt.

De projectmanager moet erkennen dat alle aanpassingen andere elementen van het project zullen beïnvloeden, soms op onvoorspelbare wijze. Bijvoorbeeld, de introductie van een technische oplossing die één taak vergemakkelijkt, kan de uitvoering van een andere aanzienlijk compliceren, waardoor de kosten toenemen, de scope van het werk verandert en uiteindelijk de kwaliteit van de uitvoering wordt beïnvloed.

Oorzaken van veranderingen in het project

Wanneer de dynamiek van de zakelijke omgeving en de innovativiteit van de geprojecteerde stijgen, kunnen wijzigingen bijna elke sfeer van taakuitvoering veranderen. Hun bronnen vallen in twee hoofdcategorieën:

• Extern – afkomstig van buiten het projectteam, en
• Intern – voortkomend uit processen die plaatsvinden tijdens de uitvoering van specifieke taken.

Extern

De meest voorkomende externe bronnen van ontwerpwijzigingen zijn:

1. Wijzigingen in klantvereisten. Klantvereisten zijn een sleutelcomponent van elk project. Ze kunnen verschuiven door ontwikkelingen in de zakelijke omgeving, de opkomst van nieuwe behoeften of concurrentie. Wanneer klantvereisten veranderen, moet de projectmanager zorgvuldig analyseren hoe dit het project kan beïnvloeden en of het mogelijk is om aanpassingen te maken zonder in te boeten op kwaliteit, tijd of kosten. Bijvoorbeeld, als de klant besluit om de vereisten voor de gebruikersinterface te herzien, kan dit de code-structuur herstructureren, wat op zijn beurt het schema kan reorganiseren en de kosten kan verhogen.
2. Budgetbeperkingen. Budgetverlagingen kunnen voortkomen uit de moeilijke financiële situatie van de organisatie, een verschuiving in prioriteiten of de opkomst van nieuwe projecten. In het geval van budgetbeperkingen moet de projectmanager proberen de doelen met lagere kosten te bereiken. Dit kan betekenen:

• vermindering van de scope van het werk,
• verkorting van het schema,
• afslanking,
• gebruik van outsourcing, of
• andere toepassingen van de bestaande middelen van de organisatie.

Wijzigingen in de zakelijke omgeving. Wijzigingen die in de wetgeving worden geïntroduceerd, de opkomst van nieuwe trends of de conversie van concurrenten kunnen allemaal invloed hebben op het projectdoel of de klantvereisten. In het geval van dergelijke moeilijk te voorspellen veranderingen, moet de projectmanager tegenmaatregelen vaststellen om de impact van de verandering op het project te minimaliseren en het behalen van de doelstellingen te bevorderen.

Intern

Interne veranderingen zijn te wijten aan taakgerelateerde factoren. De meest significante zijn:

1. Leren van teamleden. Interne veranderingen in een project kunnen voortkomen uit het proces waarbij teamleden nieuwe kennis verwerven. Hoe ervaren het team ook is, hoe waarschijnlijker het is dat ze vaardigheden ontwikkelen die hen in staat stellen beter te presteren.

Een voorbeeld is wanneer een programmeur opmerkt dat zijn code niet erg leesbaar is en besluit om te verkennen hoe hij een schone code kan schrijven. Uiteindelijk kan hij wijzigingen voorstellen die de kwaliteit van het project positief beïnvloeden.

2. Een beter begrip van klantvereisten en productspecificaties. Tijdens het project kan het begrip van de verwachtingen van de gebruiker door het team uitbreiden. Dit kan resulteren in de wens om de scope van het werk te wijzigen of de technologie aan te passen om te voldoen aan de geïdentificeerde behoeften van de klant. Bijvoorbeeld, na het uitvoeren van gebruikersonderzoeken kan het projectteam besluiten om nieuwe functionaliteiten in te voeren die door de ondervraagden zijn gevraagd.
3. Verandering van de organisatie van het werk na het leren van de huidige workflow. Als gevolg van het verwerven van nieuwe kennis kunnen ideeën ontstaan voor het verbeteren van processen, het introduceren van innovatieve oplossingen of het wijzigen van het schema. Door de huidige workflow te analyseren, kan het projectteam fouten en mogelijke verbeteringen identificeren en vervolgens wijzigingen aanbrengen om het werk te versnellen. Bijvoorbeeld, ze kunnen een ander projectmanagementtool vinden dat geschikter is voor het stroomlijnen van processen en het verhogen van de productiviteit.

Samenvatting

Verandermanagement is cruciaal voor het succes van een project. Projectwijzigingen zijn onvermijdelijk en ze komen voort uit zowel externe als interne bronnen. Afhankelijk van de fase van de levenscyclus van het project, moet je een passend plan opstellen om huidige activiteiten aan te passen aan opkomende veranderingen. Verandermanagement vereist een effectief proces van communicatie en coördinatie binnen het projectteam en met belanghebbenden. Daarom heeft de projectmanager een moeilijke opgave: flexibel en open blijven voor verandering, maar tegelijkertijd de controle behouden om negatieve effecten op het project te voorkomen.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.