Spioneren op werknemers – is het ethisch voor HR-afdelingen?

Is het ethisch om werknemers te bespioneren voor HR-afdelingen? HR-afdelingen in moderne organisaties zijn permanent toegewezen aan de organisatiestructuur. Human resources – HR-management heeft als doel de juiste balans te ontwikkelen tussen de verwachtingen van het management en de werknemers. Het werk van de HR-afdeling is voornamelijk gebaseerd op de vorming van passende human resources-beleid op het gebied van werving, motivatie en professionele ontwikkeling.

Even belangrijk is de controle over werknemersgerelateerde zaken en interpersoonlijke contacten. Enerzijds moet de HR-specialist het personeel goed aanmoedigen om effectiever te werken en zich te ontwikkelen, en anderzijds de doelen van de werkgever behalen. Het behouden van de juiste balans is een moeilijke uitdaging, daarom wenden HR-afdelingen zich steeds vaker tot nogal controversiële controlemiddelen, zoals het volgen van computers via spyware of het installeren van camera’s.

Bespioneren van werknemers – inhoudsopgave:

1. Ethiek in HR
2. Bespioneren van werknemers, is het legaal?
3. Methoden voor het volgen van werknemers
4. Bespioneren van werknemers – samenvatting

Ethiek in HR

We horen vaak over bedrijfsethiek. Maar zijn HR-ethiek hetzelfde? Waarschijnlijk niet, bedrijfsethiek is een veel breder concept en omvat technische, milieugerelateerde en pro-sociale aspecten. HR-ethiek daarentegen richt zich alleen op interpersoonlijke relaties binnen de organisatie en draait om een ethische gedragscode. De belangrijkste aanbevelingen voor ethiek in HR-management hebben betrekking op hoe kandidaten en werknemers op de juiste manier te benaderen en te interviewen, hoe alle werknemers gelijk te behandelen, hoe vertrouwelijke informatie (vaak persoonlijke zaken van werknemers) te bewaren, en hoe het systeem voor werknemersbeoordeling en incentive-instrumenten eerlijk en transparant te laten functioneren.

HR-ethiek is meer dan een set normen en regels. Het is een verantwoordelijkheid voor goede interpersoonlijke relaties en communicatie binnen de organisatie. De HR-afdeling moet ethiek handhaven, en in geval van onregelmatigheden op dit gebied onmiddellijk passende corrigerende en herstelmaatregelen nemen. Is pro-ethische propaganda voordelig voor de organisatie, en is het de uitdaging waard? Een ethische werkomgeving verhoogt de waarde van het bedrijf op de lange termijn en verhoogt het concurrentievermogen op de markt, vermindert kosten en maximaliseert de winst. Het heeft een positieve invloed op het imago van het bedrijf en versterkt de loyaliteit van werknemers, waardoor het personeelsverloop wordt verminderd.

Bespioneren van werknemers, is het legaal?

Elke organisatie heeft controlesystemen om het werk van haar werknemers te monitoren. Hoe het controleactiviteiten implementeert, hangt voornamelijk af van de organisatiecultuur en het personeelsbeleidmodel. De ontwikkeling van moderne technologie en elektronische communicatiemiddelen is een grote stimulans voor werkgevers om het werk van hun personeel nauwlettend te volgen.

Spyware-programma’s die op bedrijfscomputers zijn geïnstalleerd, maken het mogelijk om te zien welke sites een werknemer heeft bezocht en hoeveel tijd hij daarmee heeft doorgebracht, welke sociale berichtenservices hij heeft gebruikt, en waar en welke berichten hij heeft verzonden. Deze programma’s maken het ook mogelijk om postvakken te bekijken en de correspondentie daarin te lezen. Camera’s worden ook geïnstalleerd voor monitoring en surveillance, die het werk op de betreffende werkplekken registreren. En in het geval van bedrijfsauto’s worden GPS-modules geïnstalleerd, die de route en de tijd van de beweging van de voertuigen aangeven.

De vraag rijst, is deze vorm van surveillance in de werkomgeving legaal? Natuurlijk, de legaliteit van deze kwestie verschilt van land tot land. In het VK bijvoorbeeld, mogen werkgevers technologieën gebruiken die het werk van personeel registreren. Voorwaarde is dat werknemers over deze activiteiten worden gewaarschuwd en dat er een scheiding is tussen werktijd en vrije tijd. De werkgever mag de privacy van werknemers niet schenden.

In sommige Oost-Europese landen is de grens tussen toegestane en onwettige monitoring van werknemers niet direct wettelijk geregeld. Een werkgever die stappen wil ondernemen om werknemers en hun activiteiten te registreren, moet toestemming van hen verkrijgen om dergelijke controlemaatregelen te gebruiken en bovendien het doel van dergelijke acties aangeven. De situatie is vergelijkbaar in Duitsland, met uitzondering van het feit dat de installatie van camera’s op een meer restrictieve manier gebeurt, ondersteund door onbetwistbare argumenten. Bovendien is audio-opname verboden. Schending van de vertrouwelijkheid van gesprekken kan leiden tot een gevangenisstraf van maximaal drie jaar.

Methoden voor het volgen van werknemers

HR-afdelingen gebruiken vaak technische apparaten als onderdeel van werkcontrole, om de efficiëntie van uitgevoerde taken, kwaliteit en resultaten te controleren. Controleactiviteiten kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd met behulp van verschillende hulpmiddelen, zoals:

• Camera’s installeren op de werkplek. Om het beeld in realtime af te spelen of op te nemen en op te slaan.
• Gesprekken opnemen en telefoonregistraties analyseren. De werkgever is eigenaar van de telefoon, die alleen voor zakelijke doeleinden mag worden gebruikt. Daarom kan hij het gebruik ervan monitoren via factuuranalyse.
• E-mailmonitoring, controle van internetactiviteit. In dit geval is de situatie analoog. De werkgever, als eigenaar van de computer, kan spyware installeren om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie met onbevoegden wordt gedeeld.
• GPS-apparaten installeren in bedrijfsauto’s, om de route en reistijd te controleren. Dit betreft meestal vertegenwoordigers en professionele chauffeurs.
• Vingerafdruk- of irisscanning. Dit zijn biometrische gegevens die als gevoelig worden geclassificeerd. Het gebruik van dit soort gegevens door de werkgever voor monitoring moet bijzonder gerechtvaardigd zijn.

Monitoringactiviteiten kunnen continu (preventief) of interventie en ad hoc zijn. HR-managers moeten zich echter realiseren dat het overschrijden van hun bevoegdheden op dit gebied civiele aansprakelijkheid met zich meebrengt. Om deze gevolgen te vermijden, moeten de soorten monitoring die worden gebruikt, de regels voor uitvoering en de verantwoordelijke personen voor deze activiteiten in detail worden gespecificeerd in het interne reglement.

Bespioneren van werknemers – samenvatting

De juridische context van het bespioneren van werknemers is al gepresenteerd. Maar zijn dergelijke acties in overeenstemming met de ethiek van de werkomgeving? Het antwoord op deze vraag spreekt voor zich. Als de redenen voor het monitoren van werk transparant en gerechtvaardigd worden gepresenteerd, de werknemers ermee vertrouwd worden gemaakt en de intenties van een dergelijke controle worden uitgelegd, dan zijn dergelijke acties in overeenstemming met de professionele ethiek in het algemeen. Aan de andere kant, als het bedrijf op een verborgen manier monitort, zonder de werknemers te informeren, dan is dergelijk gedrag niet alleen in strijd met de ethiek, maar ook en vooral illegaal.

Lees ook: 7 voordelen van een persoonlijke audit en hoe deze uit te voeren

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.