Wat is de rol van informatiesystemen in het beheer van human resources?

Human resource-informatiesystemen zijn een effectief hulpmiddel dat door de overgrote meerderheid van moderne organisaties wordt gebruikt. In het tijdperk van moderne technologie is het moeilijk voor te stellen dat HR-management zonder IT-ondersteuning kan plaatsvinden. De mate waarin deze systemen zijn aangepast aan een organisatie hangt af van de grootte, de complexiteit van de processen, de benadering van het gebruik van moderne tools en de middelen en het kapitaal. De implementatie van IT-systemen of de modernisering van bestaande systemen vereist niet alleen financiële uitgaven, maar ook organisatorische, personele en mentale veranderingen, evenals kennis van het programma. Daarom is het belangrijk om, voordat je besluit om dergelijke software te implementeren, de nodige veranderingen te analyseren en voor te bereiden.

Informatiesystemen in human resource management – inhoudsopgave:

1. Elementen van informatiesystemen
2. Gebruiksvriendelijkheid van informatiesystemen in HRM
3. Voordelen van het gebruik van informatiesystemen
4. Samenvatting

Elementen van informatiesystemen

Een informatiesysteem is een onderdeel van informatietechnologie (IT) dat computertools gebruikt. Voor een systeem om als IT te worden aangeduid, moet het bestaan uit computerhardware, software, telecommunicatie en medewerkers.

Hardware is een set technische apparatuur die de transmissie, ontvangst en verwerking van informatie mogelijk maakt. Hardware bestaat uit apparatuur zoals invoerapparaten (toetsenbord, lezers, muis), uitvoerapparaten (monitoren, printers, scanners), processors en geheugen. Vanwege de snelle ontwikkeling van moderne IT-oplossingen verandert hardware voortdurend en veroudert het zeer snel. De meest handige en populaire hardware die wordt gebruikt in personeelsbeheer is een persoonlijke computer (laptop) en een smartphone.

Software is een verzameling programma’s, instructies, geïmplementeerde interfaces en geïntegreerde gegevens die de verwerking van gegevens mogelijk maakt voor het doel dat door de gebruiker is opgegeven. Met behulp van de software worden basisinstrumenten zoals verschillende databases opgebouwd, die functioneren als verzamelingen van onderling verbonden gegevens. De medewerkersdatabase bevat alle informatie over medewerkers, de modeldatabase maakt simulatie van de gevolgen van beslissingen en evaluatie van medewerkers mogelijk. De kennisdatabase daarentegen maakt kennismanagement, het bestuderen van het gedrag van medewerkers en de implementatie van trainingsprogramma’s mogelijk.

Telecommunicatie houdt in dat de werkzaamheden van verschillende computers en terminals met elkaar worden verbonden. Computers kunnen op regionaal, nationaal of globaal niveau met elkaar worden verbonden. Een dergelijke oplossing maakt het mogelijk om virtuele organisaties te creëren en de implementatie van telewerken. Telecommunicatie werkt op basis van telefoon-, glasvezel-, maar ook draadloze en zelfs satellietnetwerken.

Medewerkers zijn het belangrijkste en waardevolste element van het informatiesysteem. Het personeel dat het systeem bedient, bestaat uit programmeurs, architecten, managers en gebruikers. Voor het systeem om effectief te functioneren, is het noodzakelijk om medewerkers op te leiden en hen in te voeren in nieuwe taken. Kleine bedrijven maken meestal gebruik van externe technische ondersteuning. De grotere bedrijven stellen IT-specialisten aan om toezicht te houden op de werking en voortdurende modernisering van het systeem.

Gebruiksvriendelijkheid van informatiesystemen in HRM

Voordat je besluit om een informatiesysteem te gebruiken, voer je een analyse van de organisatie uit en, in het bijzonder, de behoeften van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het HRM-beleid. Beantwoord de vraag of en in welke mate het systeem hun werk zal vergemakkelijken en of de geïmplementeerde activiteiten effectiever zullen zijn. Het kan ook nuttig zijn om een economische berekening voor een specifieke situatie uit te voeren. Het is belangrijk om te onthouden dat de bruikbaarheid van informatiesystemen afhangt van de rol en plaats van de afdeling human resources management in de structuur van de onderneming.

Voordelen van het gebruik van informatiesystemen

Human resource-informatiesystemen die op de markt beschikbaar zijn, verschillen als het gaat om functionaliteit. Het zijn echter hun unieke kenmerken die invloed hebben op hun implementatie en gebruik. Een goede implementatie van HRIS heeft verschillende meetbare voordelen, zoals

• Besparingen. De return on investment is op lange termijn, maar na enige tijd zijn de financiële resultaten van de systeemimplementatie zichtbaar. Het gecentraliseerde systeem maakt het mogelijk om kleinere processen in één te integreren, wat leidt tot een aanzienlijke toename van de arbeidsefficiëntie. De module voor professionele ontwikkeling vermindert de logistieke kosten die gepaard gaan met de organisatie van trainingen.
• Verbeterde communicatie. De gecentraliseerde database vermindert de zogenaamde “communicatieruis” door één onveranderlijke set informatie voor alle medewerkers in de organisatie te bieden. Het verminderen van fouten die worden veroorzaakt door het werken met onjuiste gegevens verlaagt ook de kosten en elimineert verkeerde beslissingen.
• Analyseren en rapporteren. De functies voor samenstelling, sorteren en interpreteren maken het mogelijk om gegevens eenvoudig en snel te analyseren, en de verkregen informatie is niet onderhevig aan fouten. Snelle toegang tot rapporten stelt managers in staat om nauwkeurigere personeelsbeslissingen te nemen.
• Verhoogde productiviteit. De functies van het systeem stroomlijnen het werk dat verband houdt met bijvoorbeeld het bijhouden van tijdkaarten of het analyseren van het behoud en verloop van medewerkers. Geavanceerde informatiesystemen automatiseren de meest vervelende taken.

Informatiesystemen – samenvatting

Informatie voor human resource management, die in het informatiesysteem wordt verwerkt, is bijzonder belangrijk. Dankzij deze specifieke kennisbasis is het mogelijk om personeel effectief te beheren door middel van adequate planning, organisatie, leidinggeven en controle.

Informatie over de organisatie en haar omgeving bepaalt het nemen van de juiste personeelsbeslissingen. Het toenemende aantal problemen op het gebied van human resource management in de afgelopen tijd maakt de implementatie van een IT-beheersysteem een van de belangrijkste voorwaarden voor succes op dit gebied. Correct gebruik van het systeem kan een van de belangrijkste factoren zijn die leiden tot een concurrentievoordeel voor een bedrijf.

Lees ook: Soorten HRIS-software.

Als je onze inhoud leuk vindt, sluit je dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.