Hoe te voldoen aan de GDPR in uw online wervingsproces?

Net als bij traditionele werving, omvat remote werving de verwerking van persoonlijke gegevens van sollicitanten. De bescherming van persoonlijke gegevens in de Europese Unie en in de meeste landen ter wereld is wettelijk geregeld. Onjuiste verzameling, verwerking en opslag van persoonlijke gegevens heeft juridische gevolgen. Hoe te voldoen aan de AVG in uw online wervingsproces?

Hoe te voldoen aan de AVG? – inhoudsopgave:

1. Wervingsdoelen en -doelstellingen
2. Online werving
3. AVG-regels
4. Hoe te voldoen aan de AVG?
5. Samenvatting

Wervingsdoelen en -doelstellingen

Remote werving wordt steeds populairder omdat het zorgt voor efficiënte communicatie tussen de organisatie en sollicitanten. Het is ook een kosteneffectieve en tijdbesparende oplossing. Online vacatureadvertenties kunnen vaak worden bijgewerkt, en de pool van kandidaten is enorm.

Werving is een onderdeel van Human Resources Management. De term zelf kan zowel in enge als in brede zin worden begrepen. Enerzijds kan werving worden gezien als het hele proces van het zoeken, informeren en aantrekken van sollicitanten. Anderzijds wordt het vaak aangeduid als de methode om hen te identificeren voor de toekomstige selectie.

Het belangrijkste doel van het wervingsproces is het kiezen van kandidaten die voldoen aan de eisen van het bedrijf, wat gelijkstaat aan het voorzien van de organisatie van een adequaat aantal gekwalificeerde medewerkers. Om specifieker te zijn, is het doel om mensen te motiveren om te solliciteren naar beschikbare posities in de organisatie, en vervolgens een lijst van kandidaten op te stellen, onderhevig aan selectie.

Online werving

Gelet op de wereldwijde digitalisering en de COVID-19-pandemie, is remote werving nog gebruikelijker geworden. Daarom komt u vaak vacatures tegen op populaire vacaturewebsites die zijn geplaatst met de clausule “remote werving”. Behalve het online indienen van uw sollicitatie, wordt de rest van het proces afgehandeld met behulp van remote tools en een telefoon.

Als een bepaalde sollicitatie de aandacht van de recruiter trekt, belt deze de kandidaat en plant een sollicitatiegesprek via de telefoon of computer. In het geval van een video-interview ontvangt een kandidaat een uitnodigingsmail met een link naar de instant messenger die door de recruiter wordt gebruikt. Alles wat ze hoeven te doen is de link te activeren en deel te nemen aan de vergadering op de aangegeven datum en tijd. Enkele van de meest populaire instant messaging-apps zijn: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams en Signal.

Fasen van online werving

Het wervingsproces bestaat uit verschillende fasen, zoals:

Fase 1 – Plaatsen van een vacature, verzamelen van e-sollicitaties en een voorselectie. Na het kiezen van sollicitaties voor verdere procedures, bellen recruiters sollicitanten en plannen ze sollicitatiegesprekken. Tijdens de eerste ontmoeting verifiëren ze enkele basisinformatie, bijvoorbeeld de beheersing van een vreemde taal door de kandidaat. De uiteindelijke afspraak wordt per e-mail bevestigd.

Fase 2 – Online sollicitatiegesprek. Op dit punt controleren recruiters de vaardigheden en betrokkenheid van de kandidaat, en beslissen ze of ze deze kwalificeren voor verdere fasen van het wervingsproces.

Fase 3 – Verdere verificatie. Kandidaten maken tests en opdrachten. Recruiters nemen op hun beurt hun definitieve beslissing in deze fase.

Fase 4 – Online onboarding. Na het beslissen over een succesvolle kandidaat en het aanbieden van een baan, kunnen recruiters de kandidaat aannemen en het onboardingproces voltooien.

AVG-regels

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 rechtstreeks van toepassing is, en vervangt de Richtlijn Gegevensbescherming van 1995. Persoonlijke gegevens is een vrij brede term die verband houdt met de identificatie van een bepaalde persoon. De gegevensbescherming dekt voornamelijk:

• naam en achternaam
• nationale identificatienummer
• woonadres
• e-mail
• banknaam en rekeningnummer
• foto’s van mensen
• informatie met betrekking tot de fysieke of mentale gezondheid
• computer IP-adres
• religie
• ras
• etnische afkomst
• seksuele geaardheid

Een hedendaags probleem van wereldwijde reikwijdte zijn kwesties met betrekking tot het verzamelen van gegevens, verlies van privacy en een bedreiging voor de persoonlijke veiligheid. In dit opzicht is de AVG de strengste regelgeving die de pijler is van de EU-jurisdictie. Soortgelijke richtlijnen zijn van kracht in andere landen, zoals Brazilië, Australië, Japan, Thailand en enkele staten in de VS.

Hoe te voldoen aan de AVG in online werving?

Wanneer het wervingsproces begint, wordt de werkgever de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonlijke gegevens, en kan hij dergelijke gegevens verkrijgen als:

• naam en achternaam
• geboortedatum
• opleiding
• kwalificaties
• werkervaring
• contactgegevens.

Organisaties moeten voldoen aan de gegevensbeschermingswetten van een bepaald land bij het verzamelen en verwerken van de bovengenoemde informatie. Een kandidaat die solliciteert naar een baan is verplicht om een toestemming bij te voegen voor de verwerking van zijn persoonlijke gegevens voor wervingsdoeleinden. De plicht van de werkgever is om de persoonlijk identificeerbare informatie van een kandidaat te verwijderen na afloop van het wervingsproces.

Het moet worden opgemerkt dat vacaturewebsites geen administratieve rol spelen en geen persoonlijke gegevens verwerken. Hun functie is beperkt tot het presenteren van de aanbiedingen van de opdrachtgever en het bieden van tools voor het verzamelen van sollicitaties.

Belangrijke informatie over AVG-naleving

• Een set informatie die de werkgever tijdens het wervingsproces kan verkrijgen is gesloten en omvat gegevens die hierboven al zijn genoemd. De werkgever heeft niet het recht om informatie te eisen die verband houdt met bijvoorbeeld burgerlijke staat, etnische afkomst of seksuele geaardheid.
• Gegeven het doel van het wervingsproces, dat is het verwerven van medewerkers, moeten de verzamelde gegevens alleen voor dit doel dienen. De gegevens mogen in geen andere situatie worden gebruikt. Het is onaanvaardbaar om gegevens vrijelijk te exploiteren en beschikbaar te stellen aan andere entiteiten.
• De verwerking van gegevens van kandidaten moet gebaseerd zijn op hun schriftelijke toestemming.
• Tijdens het wervingsproces moet de werkgever zijn kandidaten informeren over de naam en het hoofdkantoor van het bedrijf, het doel van de gegevensverzameling, en het recht op toegang tot informatie.
• In elke fase van het wervingsproces hebben sollicitanten het recht om te controleren hoe hun gegevens worden verwerkt.
• Na afloop van het wervingsproces is de werkgever verplicht om alle verzamelde gegevens te verwijderen, en de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking moet deze op een passende manier beveiligen.

Hoe te voldoen aan de AVG – samenvatting

Hoe te voldoen aan de AVG in uw online wervingsproces? Allereerst, maak uzelf vertrouwd met de wetten inzake gegevensbescherming voor een bepaald land. In de meeste daarvan zijn de persoonlijk identificeerbare gegevens van kandidaten speciaal beschermd. Daarom is het een belangrijk punt om deze alleen voor wervingsdoeleinden te verzamelen en te verwerken. Ook mogen recruiters geen informatie verkrijgen die verband houdt met het ras, de afkomst en de burgerlijke staat van een kandidaat.

Bovendien is het een controversieel onderwerp om gegevens over bepaalde kandidaten op sociale media te verifiëren en hun werkgeschiedenis te screenen als onderdeel van de achtergrondcontrole. Volgens de AVG zijn dergelijke praktijken onaanvaardbaar. Echter, gezien het feit dat dergelijke informatie beschikbaar is voor het grote publiek, is het moeilijk om ze als onethisch te beschouwen.

Samenvattend, de vraag van AVG-naleving in het wervingsproces is een breed onderwerp. Een goede voorbereiding en kennis van de wettelijke voorschriften zullen het proces van het verwerven van nieuwe medewerkers aanzienlijk vergemakkelijken.

U weet al hoe te voldoen aan de AVG in uw remote wervingsproces. Lees onze andere bronnen: 5 tips over hoe u zich kunt voorbereiden op een online sollicitatiegesprek.

Als u onze inhoud leuk vindt, sluit u dan aan bij onze drukke bijengemeenschap op Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.